Radu Crahmaliuc este fondatorul Cloud☁mania, una dintre cele mai populare platforme independente de cunoștințe și servicii din Europa de Est Centrală care s-a dezvoltat pe următorul principiu: "cele mai bune practici se bazează pe diversitatea serviciilor profesionale, abilitatea de personalizare, expertiza internațională și oferta flexibilă centrată pe client.". În prezent este Analist GDPR și Consilier în afaceri la  GDPR Ready! și a acceptat provocarea dpo-NET a de răsăunde al cele mai arzătoare întrebări despre GDPR ale momentului. 

Scopul GDPR-ului nu este de a da amenzi ci de a proteja persoanele. Cu toate acestea, după 3 ani de la intrarea în vigoare a Regulamentului doar 67% dintre Europeni au auzit de GDPR, în timp ce doar 36% au declarat că știu ce este acest regulament (date prezentate de Comisia Europeana în sondajul Eurobarometru) Credeți ca aceste cifre sunt rezultatul dezinteresului persoanelor în ceea ce privește protejarea datelor lor?

RC: Fără să luăm aceste cifre la modul absolut, ca cetățeni europeni se poate spune că principalul motiv este lipsa de informare legată de drepturile noastre fundamentale la viață privată și la protecția datelor cu caracter personal, garantate de art. 7 și art. 8 din Carta Drepturilor Fundamentale a Uniunii Europene și de art. 16 din Tratatul privind Funcționarea Uniunii Europene. De unde această lipsă de informare? Ori nu le pasă ce se întâmplă cu datele lor personale, considerându-se în afara oricărui risc cu implicații majore, ori, pur și simplu nu știu... Deși din 2016 se tot vorbește despre asta, sunt foarte mulți cei care nu știu pentru că nu a stat nimeni să le explice. Și acesta este rezultatul direct al lipsei de eficiență al programelor de comunicare din partea autorităților naționale de supraveghere.

Care credeți ca vor fi consecințele acestei lipse de conștientizări a importantei datelor în rândul persoanelor, pe termen lung?

RC: Pe termen lung trebuie să privim figura de ansamblu asociată eforturilor UE de construire a pieței unice digitale. O Europă digitală nu poate fi construită fără cetățeni digitali. Așa că, să fim optimiști, și să sperăm că pe termen lung oamenii vor deveni tot mai conștienți de drepturile lor, și de importanța respectării drepturilor celorlalți prin prelucrarea adecvată a datelor personale în procesele de business în care sunt antrenați.  

Un studiu ASCPD atragea atentia la inceputul acestui an asupra acestor statistici din unitatile medicale Romanesti: 37,44% din instituţiile sanitare cuprinse în analiză s-au confruntat cu incidente de securitate şi cu toate acestea 73,85% din total nu au implementat un plan de reacţie la incidentele de securitate. De asemenea, sondajul a scos în evidenţă că 70,26% încă folosesc adrese de email @yahoo.com şi @gmail.com în interes profesional în interiorul reţelei, expunând astfel organizaţia unor riscuri care pot fi evitate. Din sondaj a mai reieşit că 11,28% nu au implementat sisteme tehnice de protecţie antivirus, cel mai des invocând lipsa fondurilor. Cum comentati aceste rezultate?

RC: Ținând cont de caracterul special al datelor prelucrate în unitățile medicale acest lucru mi se pare revoltător. Nu au nicio scuză pentru asta. Spitalele de stat din România nu sunt pregătite să ne proceseze datele așa cum cere legea, deși în ultima perioadă sunt tot mai multe cazuri de atacuri informatice. Și nu faptul că au adrese pe Yahoo e cel mai grav, ci că nu au un DPO. Din analiza GDPR Ready efectuată pe un eșantion de peste 450 de site-uri, a reieșit că 9 din 10 spitale publice nu au o Politică de Securitate pe site.

Având în vedere atacurile cibernetice asupra sistemului sanitar românesc din ultimele saptămâni, ce măsuri considerați că trebuie luate imediat ?

RC: Pe linia celor spuse anterior, răul trebuie tratat de la rădăcină. Ar trebui formată o echipă operațională din membrii Min. Sănătății, Min. Com.&TI, CERT.RO și alte organisme, care împreună cu Autoritatea de Supraveghere să pună la punct un set de Norme sau un Cod de Conduită menit să reglementeze politica GDPR în domeniul sănătății publice. Spitalelor care nu au capacitatea să adere la acest Cod de Conduită ar trebui să li se aplice niște penalități administrative. In paralel trebuie făcute eforturi pentru sensibilizarea conducerilor acestor spitale, care trebuie să înțeleagă faptul că pe lângă responsabilitatea actului medical o au și pe aceea de adopție de măsuri tehnice și operaționale adecvate.

Este esențial ca persoanele să identifice prelucrările ilegale de date pentru a-și putea exercita drepturile. Cât este de important sa-ți cunoști drepturile atâta timp cât nu poți identifica o prelucrare ilegală? Pe ce ar trebui să se axeze campaniile de informare a persoanelor?

RC: Nu este necesar ca persoanele vizate să identifice prelucrările ilegale. Aceasta este obligația operatorilor și procesatorilor de date. Desigur, noi putem observa în destule cazuri că ceva este în neregulă cu datele noastre, dar e mult mai important ca noi să ne cunoaștem în primul rând drepturile și să știm să acționăm în consecință.

Care credeți că ar fi cea mai scurta cale spre creșterea gradului de conștientizare și complianta GDPR: educarea persoanelor sau educarea operatorilor?

RC: Acest proces de educare trebuie să acopere tot. Ca persoane vizate avem datoria să fim primii care să ne informăm și să ne protejăm datele, cunoscându-ne drepturile. Ca operatori sau procesatori, nu trebuie să uităm că și noi suntem în aceeași situație cu persoanele vizate ale căror date le prelucrăm și în consecință trebuie să ne înțelegem responsabilitatea pentru rolul pe care îl jucăm. În proiectele mele și la cursuri le explic întotdeauna clienților că respectarea unor norme elementare de securitate, din care majoritatea nici nu țin de GDPR, trebuie să devină o normalitate, precum spălatul pe dinți sau verificarea apei, gazului și a electricității atunci când plecăm de acasă. O politică de securitate IT și un plan de breșe sunt la fel de obligatorii și de utile ca măsurile de protecție în caz de incendiu sau instrucțiunile de evacuare a unei clădiri.

În România, până în acest moment, s-au acordat trei amenzi pentru nerespectarea GDPR și autoritatea condus aproape 1.000 de investigații, adoptând o atitudine orientată spre prevenție și dispunerea de măsuri corective. Considerați că Amenzile au un rol important în aplicarea GDPR-ului? Din experienta dvs practică, cei mai mult operatori se conformeze cu GDPR-ul din responsabilitate sau de frica amenzilor?

RC: A fost un moment de evoluție a cauzelor de responsabilizare: la început, imediat după anunțarea aprobării noului regulament în mai 2016, toată lumea s-a speriat de mărimea amenzilor și de celelalte modificări cu care venea GDPR în raport cu vechea legislație. Ulterior, pe măsură ce ne apropiam de momentul 25 mai 2018 și foarte puțin după aceea, nevoia de conformitate a venit ca un tăvălug, având ca mix de surse responsabilizarea, exemplul altora sau teama de necunoscut. Apoi s-a intrat în cunoscuta perioadă de acalmie în care nimeni nu a mai făcut nimic pentru că nici nu s-a întâmplat nimic. Eram împreună la un eveniment dedicat unui an de GDPR când mulți oameni din domeniu apreciau că e nevoie de amenzi ca să se întâmple ceva. Părerea mea este că trebuie insistat pe necesitatea transformării în business, că trebuie învinsă rezistența la schimbare și că trebuie arătate celor responsabili toate beneficiile induse de un proces de asigurare a conformității: adoptarea de norme și reguli ne face mai eficienți, reduce pericolele interne și ne asigură o etichetă de încredere față de ecosistemul de business în care evoluăm. Părerea mea este că cele 2 amenzi anunțate și probabil alte 5-6 care sunt pe rol nu au cum să determine brusc peste 50% dintre managerii din România că trebuie să facă ceva. Să nu uităm că sunt încă foarte mulți care nu știu despre ce este vorba și care sunt convinși că organizațiile lor nu au nimic de-a face cu datele personale... Trebuie continuat cu mare sârguință procesul de conștientizare și sensibilizare în masă. Legat de cele 2 cazuri apărute la noi, aș comenta numai atât. E foarte ciudat că s-a ajuns la asta, pentru că ambii operatori, prin natura activității,  ar fi trebuit să fie compatibili și pentru legea 677/ 2001. Puteau fi evitate aceste vulnerabilități? Cu siguranță, dacă cei 2 operatori s-ar fi gândit și la verificarea adecvării tehnice și operaționale. Nu știu cum s-au petrecut lucrurile intern, dar cineva a tratat totul cu superficialitate, limitându-se probabil la asigurarea necesarului de documente. Legat de al doilea caz, sunt mulți care consideră că documentele pe suport de hârtie nu intră sub incidența GDPR. S-a văzut cât de păgubitoare poate să fie o astfel de atitudine...

Credeți că instituțiile publice ar trebui sa fie un exemplu pentru restul operatorilor? Punem această întrebare pentru că în Romania avem un tratament preferențial pentru instituțiile publice, amenda maxima pentru nerespectarea GDPR-ului fiind de 200.000 lei (aproximativ 42.000 euro), cu mult inferior față de ceea ce risca operatorii privați.

RC: Legat de ce se întâmplă în instituțiile publice, prefer să nu comentez. Ne batem cu morile de vânt. Politizarea schimbă radical regulile jocului. Aștept cu nerăbdare, ca pe o curiozitate profesională, nu din dorințe revanșarde, primul anunț al Autorității care vizează o instituție publică...

Cu toate că România înregistrează cel mai scăzut nivel de utilizare a serviciilor de internet dintre statele membre ale UE, 86 % dintre utilizatorii români de internet au conturi pe rețelele sociale, ceea ce ne face campionii Europei la acest capitol. Având în vedere scandalurile imense în care au fost implicate rețelele de socializare, fie prin breșele de securitate, fie prin utilizarea ilicită a datelor, putem considera că suntem și cei mai vulnerabili. Cum considerați ca ar trebui să se comporte un utilizator de internet, dacă ar fi constient de riscurile pe care internetul le ascunde?

RC: Depinde de modul în care rețelele sociale afectează integritatea datelor noastre personale prelucrate de operatori. Statisticile de utilizare a Internetului amintite se referă la activități de navigare și accesare individuale. Ca indivizi suntem expuși, iar faptul că 86% dintre utilizatorii români au cont de social media, prin extinderea analizei la volumul total al populației, cifrele devin nerelevante și nu cred că suntem cei mai vulnerabili din Europa din această perspectivă. Vulnerabilitatea noastră constă în analfabetismul digital, și în faptul că nu știm sau nu putem să folosim tehnologiile digitale așa cum trebuie. Studiile DESI ne-au situat an de an pe ultimele locuri din UE (ultimii sau penultimii într-o strânsă tovărășie cu Bulgaria). Digital Economy and Society Index (DESI) este un index compozit ce cumulează indicatorii specifici pentru 6 direcții de activitate ce implică pregătirea digitală: conectivitatea, abilitățile digitale ale capitalului uman, folosirea serviciilor Internet de către cetățeni, integrarea tehnologiilor digitale în business, folosire serviciilor publice digitale și nivelul de dezvoltare al cercetării IT&C.  Ce zice DESI 2019 despre starea digitală a României? https://ec.europa.eu/digital-single-market/en/desi

La Conectivitate suntem pe locul 27 (din 28), la abilitățile digitale tot pe 27, la folosirea Internetului pe 27, la integrarea tehnologiilor pe 27, la folosirea serviciilor publice pe digitale pe 27, iar la nivelul IT&C pe locul 6, ca procentaj al industriei din PIB. Ce e greșit aici?

Accesul copiilor la internet este deja o normalitate. Ar trebui acest lucru sa ne îngrijoreze? Considerați că o educație privind privind accesul la internet al copiilor ar trebui sa fie o sarcina a părinților sau sistemul de învățământ ar trebui să-și asume acest rol?

RC: Răspunderea pentru copii o poartă în primul rând părinții. Mulți dintre copiii care au posibilitatea intră pe Internet înainte de școală. Părinții au principalul rol în educația digitală a copiilor și asta se referă nu numai la crearea de conturi sau postarea pozelor pe Internet. În cazul GDPR pentru copii sub 16 există obligația obținerii acordului părintelui, dar să nu uităm că nu totdeauna decizia unui părinte privitoare la datele personale făcute publice presupune și acordul copiilor pentru acest lucru. Școala are rolul ei, prin integrarea elevilor în programe educaționale care să-i învețe ce și cum să folosească de pe Internet, dar educația digitală de bază se face în cei 6 ani de acasă...

Facebook a lansat Study, un program de cercetare de piață bazat pe recompense. Cum vi se pare un asemenea concept: să fim plătiți pentru datele pe care le facem publice? Este acesta direcție una corecta?

RC: Decizia aparține întotdeauna utilizatorului și întotdeauna există o miză, o momeală, prin care acesta e convins să facă ceva. Tot procesul acesta trebuie să fie transparent și dacă luăm o decizie, să cunoaștem toate implicațiile acesteia.

Conform unui raport DLA Piper (GDPR data breach survey: February 2019), de la data aplicării GDPR-ului și pana în februarie 2019, Autoritatea de supraveghere din Olanda înregistrase 15,400 de notificări de breșe, în timp ce România număra la acea vreme doar 270. Care credeți că este motivul acestei discrepanțe? Suntem noi romanii un popor norocos și breșele de securitate ne evită, ori nu recunoaștem o breșă de securitate nici dacă ne împiedicăm de ea?

RC: Cauzele sunt legate de alfabetizarea digitală. A se vedea comentariile de la întrebarea nr.9

Identificarea riscurilor este unul din cei mai importanți pași spre complianta GDPR. Dar dacă noi nu reușim sa identificam nici breșele, cum am putea identifica riscurile?

RC: Sunt două lucruri diferite. Riscurile sunt cauza, iar breșele sunt consecințele. Identificarea breșelor ține de latura tehnologică a sistemelor de protecție cybersecurity. Analiza de risc este un proces care se face în avans și care ține de componentele umane, operaționale și tehnice ale unei organizații.

A trecut un an de la intrarea în vigoare a GDPR-ului. Ce s-a schimbat în decursul acestui an?

RC: Am comentat destul de mult pe tema asta în articolele din GDPR Ready. Nu putem spune că nu s-a întâmplat chiar nimic. Cei mai mari operatori și-au făcut temele prin derularea de activități de conformitate. După depășirea momentului de panică din ziua de 25 mai 2018, când foarte multe companii și-au canibalizat bazele de date, s-a intrat într-o perioadă de aparent calm, în are mulți operatori au adoptat o atitudine sănătoasă de pregătire și asimilare, și-au instruit oamenii și aparent sunt la un nivel de conformitate care să le asigure un anumit grad de confort. Partea proastă este că acest grad de confort dispare imediat la cea mai mică tentativă de atac. Partea cea mai proastă este că fiecare și-a construit un castel din cărți de joc, dar puțini s-au preocupat de edificarea unei reale Culturi GDPR care să le asigure temeinicia construcției. Exemple clare sunt cele două cazuri devenite publice de la noi. Puteau fi evitate breșele de securitate? Cu siguranță, dacă cineva ar fi urmărit modul de punere în practică a livrabilelor și controalelor adoptate. Știu destul de puține cazuri în care operatorii au avut timpul și resursele să simuleze intern sau extern apariția unor breșe. Despre analizele DPIA ce să mai vorbim. Deși aici lucrurile sunt de clare, nivelul de confuzie e destul de mare cu toate ghidurile WP29 și aplicația software realizată de CNIL. O bună analiză de impact poate avea rolul implementării unui standard și reprezintă cel mai elocvent barometru pentru conformitatea acțiunilor întreprinse într-un proiect GDPR. Desigur. Specialiștii recomandă DPIA în cazul noilor procese de business, dar pentru sănătatea afacerii este bine să facem o astfel de analiză și în cazul proiectelor GDPR realizate până acum. Numai așa avem posibilitatea documentată de a vedea că ceva nu e în ordine, că ce apare în documente nu se pupă cu realitatea...     

Cum vedeți implementarea Directivei NIS în România? Care sunt cele mai mari provocări ? Ce măsuri au fost luate până în prezent ?

RC: Legea nr. 362 din 2018 privind asigurarea unui nivel comun ridicat de securitate a rețelelor și sistemelor informatice a intrat în vigoare de la 12 ianuarie 2019, ca transpunere a Directivei UE 2016/1148 și are ca scop creșterea nivelului de pregătire a statelor UE pentru a face față la incidentele de securitate informatică. Spre deosebire de GDPR, companiile din cele 7 segmente industriale ce intră sub incidența NIS erau destul de bine pregătite theoretic pentru noile prevederi. Faptul că CERT.RO a fost stabilit ca organism de reglementare, supraveghere și control și care va îndeplini și cu funcție de Punct Unic de Contact la nivel national și de echipă CSIRT națională este un lucru foarte bun. Provocările, ca și la GDPR sunt legate de punerea efectivă în aplicare și care intră clar în atribuțiile CIO din fiecare organizație.

Cine credeți ca ar trebui să se implice mai mult în diseminarea importantei datelor personale? Instituțiile publice, Autoritățile naționale de supraveghere sau ONG-urile din domeniul protecției datelor?

RC: Este un efort care ne privește pe toți. De obicei evit să comentez activitatea celor îndreptățiți să coordoneze această diseminare. Este treaba lor și pentru toată lumea e clar că s-a făcut prea puțin pentru asta. Acesta este motivul pentru care a apărut inițiativa GDPR Ready, din dorința de a suplini lipsa de informație și de a oferi operatorilor și procesatorilor de date personale informații concrete despre ce au de făcut. După o serie de 15 articole de fundamentare GDPR au urmat publicarea celor 3 Cataloage GDPR Ready, o premieră absolută nu numai pentru piața din România, evenimente și paneluri dedicate, un site special, un newsletter, un grup dedicat de discuții pe LinkedIn și, cel mai recent, studii și analize de piață privitoare la stadiul asimilării. Astea toate s-au făcut Pro Bono și în completarea activităților curente de consultanță, formare, business development și auditare internă. Mai sunt multe de făcut, nu ducem lipsă de proiecte, dar toate la vremea lor...

Astăzi, 25 mai 2020, se împlinesc doi ani de la aplicarea Regulamentului general privind protecția datelor personale (GDPR), moment prielnic pentru noi toți de a realiza o scurtă retrospectivă și de a trage câteva concluzii esențiale. Au fost multe provocări, atât pentru DPO cât și pentru operatorii de date care și-au propus să obțină și să mențină conformitatea GDPR. Cel mai important  lucru este să folosim pe viitor lecțiile deja învățate și tocmai despre aceste lecții vorbește Marius Dumitrescu, specialist în domeniul protecției datelor, în următorul interviu. 

Cum ai caracteriza, pe scurt, cei doi ani care au trecut de la implementarea GDPR în Uniunea Europeana?

"GDPR-ul nu este o revoluție, este o evoluție!", așa îmi încep majoritatea cursurilor încercând să explic că acest pachet de reglementări legislative există încă din 1995 și a evoluat într-un regulament european unic, influențat mai ales de dezvoltarea tehnologică fără precedent. Mai mult, putem spune că și în acest moment legislația aleargă după tehnologie, dacă ne gândim doar la inteligența artificială și la tehnologia 5G.

Regulamentul UE 679/2016 cunoscut drept GDPR a intrat în vigoare în 2016, acum patru ani de zile, dar se aplică doar din 25 mai 2018, după o perioadă de grație de doi ani, pe care majoritatea statelor europene, inclusiv România, nu au folosit-o pentru a lansa campanii de educare a persoanelor vizate și a operatorilor. Astfel, startul a fost dat în luna mai 2018, la momentul respectiv existând o estimare că doar 20% dintre operatorii europeni au început demersurile pentru a obține conformitatea. Aceste procent a crescut semnificativ valoric, fiind estimat astăzi ca fiind peste 60%, dar am rețineri privind calitatea conformităților obținute la nivel european. Conform studiilor, în 2019 s-a ajuns deja la crearea primelor 500.000 de roluri de DPO, fără a modifica fundamental organigramele și fără a asigura toate resursele necesare pentru a îndeplini cu succes acest rol. Operatorii de date trebuie să renunțe la a mai căuta soluții formale și să înțeleagă faptul că această mult dorită complianță GDPR nu se obține apăsând butonul "Print" și că orice operator care alege această cale rămâne la fel de expus riscurilor.

În România, GDPR-ul a intrat brusc în viețile noastre, acum doi ani de zile, printr-un bombardament al consimțămintelor, lansat de operatori din dorința de a intra rapid în legalitate. Din păcate și astăzi mai există operatori care folosesc consimțământul ca temei legal pentru prelucrarea datelor privind sănătatea persoanelor vizate și deduc, astfel, că DPO-ul nu și-a câștigat încă locul pe care îl merită în organizație și recomandările lui încă nu sunt ascultate.

În ultimii doi ani, strategia de vânzări a multor firme de consultanță s-a bazat pe “crearea panicii”, folosind marketingul înșelător care accentua, în primul rând, dimensiunea astronomică a amenzilor în loc să promoveze nevoia de instruire a personalului. Plătim și astăzi campaniile de marketing de acum doi ani care vindeau complianță formală fără a include serviciile de specialitate ale unui DPO.

Astazi, mai mult ca oricând, trebuie să ne reamintim că în tot acest GDPR este vorba despre oameni, sau mai bine spus despre NOI! Nu este vorba despre creșterea birocrației și despre proceduri sufocante. Este vorba despre respectul pe care trebuie să îl acordăm și să îl obținem unii de la ceilalți, respect de care am uitat datorită banilor obținuți prin tranzacționarea datelor personale și a informațiilor confidențiale, ca efect direct al evoluției exponențiale a tehnologiei. Să nu uităm că toți suntem persoane vizate. Dacă la birou nu simt acest lucru pentru că sunt patron și influențez și decid direct în ce direcție îmi conduc firma, atunci când navighez pe internet sau pur și simplu merg pe stradă, intru într-un supermarket sau într-un hotel, sunt doar o persoană fizică și mă aștept să pot să decid cine, de ce și ce date personale prelucrează despre mine. Cu toții trebuie să punem umărul și să vorbim cu prietenii, rudele, vecinii despre erorile pe care le facem atunci când vânăm gratuități pe internet. Trebuie să încetăm să mai credem că ceva este gratuit și să înțelegem că, de fapt, plătim scump cu datele noastre personale care au devenit o valoroasă monedă de schimb.

Și mai trebuie să învățăm o lecție : „Când ești cunoscut, oamenilor le place să vorbească despre tine. Totuși, nu tot ce se vorbește, este și adevărat!”. Încă trebuie să învățăm ce înseamnă Fakenews, să recunoaștem acest fenomen, să ne protejăm, să nu mai alimentăm cererea și să sancționăm atunci când această practică ne influențează deciziile.

Care consideri că a fost cea mai mare provocare pentru specialiștii în protecția datelor personale?

Persoana fizică în sine a rămas cea mai mare provocare pentru întreg domeniul protecției datelor din România, deoarece, prin lipsa de cultură, întreg corpul profesional se confruntă cu solicitări nejustificate și insuficient documentate privind ștergeri selective sau rectificări neîntemeiate a informațiilor înregistrate în documente. Cu siguranță aceste solicitări nu vor fi soluționate în favoarea persoanei vizate, existând mai multe reglementări specifice în ceea ce privește termenul de retenție și posibilitățile de acces restricționat și condiționat. Gardianul modului în care se respectă confidențialitatea și mecanismele de protecție a datelor cu caracter personal rămâne în continuare Responsabilul cu protecția datelor cu caracter personal (DPO), această meserie nou apărută, care se confruntă probabil cu cele mai mari provocări profesionale datorită caracterului general al Regulamentului (UE) 2016/679 și lipsei unor repere unitare privind interpretarea și implementarea lui.

Poate și denumirea postului, care induce ideea responsabilității concentrate pe umerii unei singure persoane, a îngreunat ascensiunea și recunoașterea profesională, mulți DPO făcând educație managementului în momentul semnării contractelor de consultanță.

Care a fost cea mai mare provocare a companiilor în procesul de obținere și menținere a conformității GDPR?

Angajații reprezintă unul dintre cele mai mari riscuri în ceea ce privește securitatea unei organizații. Și nu spun eu asta, mergând pe principiul 80/20 al lui Pareto, transpus în business (80% din probleme sunt cauzate de 20% dintre angajați), ci studiul State of Cybersecurity 2019 realizat de ISACA.

Din punctul meu de vedere, cea mai mare provocare a companiilor în procesul de obținere și menținere a conformității GDPR este carența unei culturi a responsabilității, în rândul angajaților, privind protecția datelor personale. Acesta carență poate fi diminuată substanțial în urma instituirii unor programe de instruire cu privire la importanța protecției datelor în concordanță cu practicile generale și politicile specifice activității companiei. Responsabilizarea angajaților din perspectiva protecției datelor personale va aduce un plus de valoare companiei. Un angajat conștient și informat este un angajat vigilent și care acționează cu responsabilitate, riscurile unei erori umane scăzând, în același timp în care randamentul muncii crește. Mai mult, identificarea rapidă a eventualelor breșe de securitate și respectarea protocolului de răspuns la incidente va minimiza pierderile companiei.

Rămân un visător și sper ca în următoarea perioadă să vedem campanii de educare a persoanelor vizate din România, și de ce nu, campanii de educație în scoli.

Care a fost cea mai importantă lecție pe care companiile, dar și specialiștii în protecția datelor personale au învățat-o în această perioadă?

Constat că în ultimele două luni, de când a fost recunoscută oficial pandemia Covid -19, s-a vorbit despre GDPR mai mult decât în toată perioada de când a intrat în vigoare Regulamentul UE 679/2016 și este trist că a fost nevoie de acest coronavirus ca să-i acordăm atenția pe care o merită.

Societatea în care trăim s-a schimbat, fiind supusă la unul din cele mai dificile teste de stres. Frica este cea care a obligat societatea noastră să se adapteze și să se maturizeze forțat, făcând, în primul rând, un salt mare către digitalizare. Vorbim astăzi mai mult ca niciodată despre tele-muncă, tele-medicină, tele-educație și mai ales despre știrile false.

Fiind un act de responsabilitate să stăm acasă în aceste condiții, utilizăm din ce în ce mai mult tehnologia, din dorința de a comunica cu cei dragi și cu colegii de serviciu. Am auzit că s-au organizat zile de naștere online, că oamenii au continuat să se întâlnească și să bea o cafea cu prietenii, printr-o conexiune video și că se pot vizita muzee sau chiar să participi la concerte din confortul fotoliului de acasă. Citim cărți pentru care până acum nu găseam timpul necesar. Pentru o parte din oameni, autoizolarea este un test greu de trecut și de suportat și nimeni nu conștientizează, încă, faptul că procesul de autoizolare socială este un fenomen apărut o dată cu rețele de socializare. Se vorbește de ani de zile de această tendință de a petrece mai mult timp în casă, conectat cu mii de prieteni online, cu care poate nu te-ai întâlnit niciodată față în față. Astăzi, mai mult ca niciodată, prețuim interacțiunea fizică și testăm efectul nociv și pervers al dezinformărilor care abundă pe rețelele de socializare. Este o lecție pe care am învățat-o în timpul acestei pandemii și cred că societatea noastră nu va mai fi niciodată la fel ca înainte.

Trebuie să realizăm și că toată această digitalizare, pe repede înainte, vine la pachet cu asumarea unor riscuri de care mi-aș dori să fim conștienți încă de la început.

Nu cred că suntem pregătiți încă să îmbrățișăm digitalizarea și să ne folosim la maxim de beneficiile acesteia. În urma recomandărilor autorităților din România, mai multe companii au decis să accepte, de pe o zi pe alta, ca angajații să lucreze de acasă. Din punct de vedere legal eram pregătiți, legislația română avea prevederi clare privind tele-munca și cele mai multe firme au semnat acum cu fiecare angajat doar un act adițional la contractul de muncă, pentru a îndeplini această formalitate birocratică. Foarte puține firme au investit în securizarea echipamentelor și a căilor de comunicare, alegând deseori soluțiile cele mai rapide și ieftine, utilizând de cele mai multe ori echipamentele proprii ale angajaților.

În ultimele zile chiar am urmărit cum a crescut numărul incidentelor de securitate, prin campanii de phishing, infectând mii de computere, bazându-se pe naivitatea utilizatorilor care acum citesc orice email legat de acest Coronavirus. Din păcate, foarte multe afaceri au de suferit și, mai mult decât efectele acestei pandemii, mă sperie valul de recesiune care ne va lovi peste câteva luni.

Mi-aș fi dorit să vorbim de digitalizarea mediului de business românesc, precum și a administrației publice, în alte condiții decât cele de astăzi.

Revenind la domeniul protecției datelor, chiar dacă DPO-ul este captiv între obligațiile legale impuse de legile organice, care pot limita drepturile persoanelor, și principiile și obligațiile GDPR, există, în opinia mea, o rețetă pentru a asigura un echilibru între toate aceste reglementări:

1. Implicarea DPO-ului. El este specialistul care astăzi poate să consilieze și să ghideze organizația în respectarea GDPR și păstrarea acestui echilibru cu obligațiile legale și interesele comerciale.
2. Respectarea celor șapte principii fundamentale ale GDPR. Aceste principii trebuie să devină o realitate, trebuie să fie implementate în orice fel de procedură, ca niște filtre care trebuie aplicate înainte de a lansa orice tip de document, orice fel de procedură.
3. Informarea persoanelor vizate. Este foarte ușor să investim în această informare prealabilă și să obținem, practic, o implicare și motivarea acestor persoane, pentru că, în fond, toate aceste proceduri restrictive sunt în interesul lor, al protecției datelor lor cu caracter personal.
4. Instruirea persoanelor și obținerea de garanții adecvate. Trebuie să fim foarte atenți atunci când datele angajaților noștri, sau datele clienților noștri, datele vizitatorilor noștri sunt prelucrate de către împuterniciții noștri ca operatori și să ne asigurăm că sunt implementate măsuri tehnice și organizatorice de protecție și securitate a acestor date personale pe tot procesul de prelucrare.
5. Evaluarea nivelului de prelucrare a datelor (de exemplu, dacă este excesiv) și identificarea unor metode mai puțin intruzive de prelucrare a datelor personale, fără a creste birocrația. Să nu uităm că DPO-ul este cel care poate evalua dacă discutăm de un nivel excesiv de prelucrare a datelor, trebuie să încercăm să limităm înscrisurile, astfel încât să nu creștem birocrația doar de dragul de a ne acoperi cu documente justificative privind respectarea acestei legi. Respectarea tuturor celorlalte principii GDPR s-ar face mult mai ușor dacă principiul minimizării ar fi respectat întocmai și pun accent mai ales pe acest lucru, deoarece noi, românii, companiile românești, instituțiile statului am ridicat birocrația aproape la nivel de tradiție. Nu tot ce e mult e și bun, un singur document bine întocmit și cu responsabilitate mă protejează la fel de bine ca zece documente pline de date personale nefolositoare, dar colectate pe sistemul „să fie”.

Concluzionez că această rețeta nu se aplică exclusiv în această perioadă de pandemie, cele cinci recomandări fiind aplicabile oricărei organizații care își propune în următorul an să își adapteze cultura organizațională și să îmbrățișeze principiile GDPR.

Ovidiu Ionescu a absolvit Facultatea de Administrație Publică, din cadrul SNSPA, în anul 2013 și Facultatea de Drept, Universitatea Titu Maiorescu, în anul 2017. A urmat 7 ani de formare juridică  dobândită  în domeniul notarial. Începând cu 1 mai 2018 și-a început activitatea în domeniul protecției datelor cu caracter personal. Timp de șapte luni a oferit consultanță pentru companii private, iar din februarie 2019 şi-a început activitatea ca Responsabil pentru Protecția Datelor în cadrul KRUK Romania. În vara anului 2019 a obținut acreditarea ANC în cadrul Institutului Bancar Român, susținând lucrarea „Protecția datelor cu caracter personal în domeniul investigaților private”. Ovidiu îşi continuă pregătirea profesinală  și anul acesta prin parcurgerea cursului PECB inc., în vederea acreditării internaționale.

În rețeaua profesională, Ovidiu spune despre el că, în calitate de jurist, cultivă verticalitatea, iar în activitatea pe care o desfășoară asigură protecția dreptului persoanei la viață privată. Valori precum dreptatea, corectitudinea și respectul față de om sunt esențiale și le va cultiva întotdeauna.

Ovidiu Ionescu e unul din lectorii Workshop-ulului dpo.Tools organizat de Portalul dpo-NET.ro - Data Protection Officers Network, în data de 12 Mai 2020 (10:00 - 12:00), în parteneriat cu SYPHER, Wolters Kluwer România, NeoPrivacy România, Kruk Romania si NetSpace - GDPR Division, abordand o tema de mare interes, "Provocarile procesului de CARTOGRAFIERE". Evenimentul isi propune sa analizeze, intr-un mod pragmatic, etapele procesului de cartografiere, dificultatile intalnite precum si solutiile care pot ajuta DPO-ul sa indeplineasca si sa gestioneze cu succes aceasta sarcina.

PARTICIPAREA ESTE GRATUITA. Webinarul are loc in limba romana pe Microsoft Teams si se va adresa comunitatii specialistilor in confidentialitate si securitatea datelor din Romania, fiind un eveniment cu acces GRATUIT. Locurile sunt limitate, numarul maxim fiind de 250 de persoane. Evenimentul va fi inregistrat si ulterior postat in spatiul public pentru a asigura accesul la informatii cator mai multe persoane si dupa acest eveniment. Inscrierile se pot face prin intermediul acestei pagini dedicate evenimentului. 

Ovidiu Ionescu a acceptat să ofere un interviu în exclusivitate pentru cititorii dpo-NET.ro, reușind să ne trezească interesul tuturor pentru un subiect atât de important pentru orice companie care își propune să adopte și să implementeze principiile GDPR: "Cartografierea in contextul GDPR. Indicator al responsabilității prelucrării."

Cât de importantă este cartografierea datelor pentru un DPO? Dar pentru operator?

Cartografierea datelor este „actul”, tabel și diagramă sau sistem informatic, care oferă, atât DPO-ului, cât și operatorului, o imagine de ansamblu asupra activităților de prelucrare a datelor. Aceasta oferă trasabilitate în cadrul procesului de prelucrare a datelor, însă chiar și trasabilitatea, specifică unei hărți, este doar o parte din beneficiile aduse de procesul de cartografiere a datelor.

Cartografierea datelor îți oferă, într-un cadru centralizat, informații despre tipurile de date prelucrate, motivele prelucrării, sursa acestora, temeiurile juridice, perioadele specifice de stocare, locurile în care acestea sunt stocate și măsurile tehnice și organizatorice aplicate fiecărei activităţi de prelucrare în parte. Mai mult decât atât, în privința fluxului de date, cartografierea include destinatarii datelor, calitatea părților (ex. persoană împuternicită de operator, operator asociat, separat, instituție publică.) și măsurile care sunt luate în cazul transferurilor de date către acești destinatari.

Pentru DPO, cartografierea datelor reprezintă imaginea de ansamblu relevantă a activităților de prelucrare din cadrul unei companii. Este mijlocul prin care acesta își poate îndeplini sarcinile atribuite, cum ar fi monitorizarea respectării regulamentului, oferirea unei consilieri concludente operatorului și angajaților acestuia sau soluționarea cererilor de acces venite din partea persoanelor vizate.

De asemenea, supervizarea unui proces de cartografiere a datelor de către DPO este cel mai bun mijloc prin care acesta poate să cunoască efectiv activitățile de prelucrare din cadrul companiei. Din punctul meu de vedere, acest proces stă la baza oricărui plan de implementare a Regulamentului General privind Protecția Datelor și este esențial să fie elaborat în prima fază a implementării.

Pentru operator, cartografierea datelor ajută în contextul aplicării principiului responsabilității prevăzut de articolul 5, alineatul 2 din Regulament, căci, astfel, operatorul poate dovedi fără echivoc întocmirea evidenței activităților de prelucrare. Dar aceasta este doar un beneficiu al cartografierii. Pot fi operatori care nu au  obligația întocmirii unei evidențe a activităților de prelucrare, iar aceste categorii de operatorii ar putea fi tentați cu ușurință, să nu vadă acest beneficiu.

Cu toate acestea, cartografierea datelor ajută, pe de o parte, la stabilirea bazei legale pentru fiecare activitate de prelucrare în parte, iar, pe de altă parte, la elaborarea unor note de informare corespunzătoare, precum și a unor politici și registre specifice, cum ar fi managementul accesului utilizatorilor, registrul operatorilor, registrul persoanelor împuternicite, politici de reținere a datelor, politici privind documentele fizice, norme pentru utilizarea echipamentelor digitale, contribuind chiar și la elaborarea politici de securitate a informației. Cu alte cuvinte, trecând prin procesul de cartografiere a datelor, operatorul poate lua măsuri care să asigure principiul legalității, transparenței și echității, poate minimiza datele, acolo unde identifică că sunt excesive, poate limita scopul, acolo unde este irelevant sau ilegal, poate stabili termenele de reținere specifice și, mai ales, poate stabili măsurile tehnice și organizatorice corespunzătoare, asigurând integritatea și confidențialitatea.

Altfel spus, având în vederea că dovedirea aplicării și respectării regulamentului este principiul de bază, cartografierea completă este o probă care stă la baza construiri altor probe concludente ori în limbaj juridic a „unui început de probă”.

Evaluarea Impactului asupra Protecției Datelor este un alt proces care poate fi ușurat cu ajutorul unei cartografieri corespunzătoare a datelor, întrucât poate contribui foarte bine la descrierea fluxului datelor, a nivelului de confidențialitate al acestora și a riscurilor asociate prelucrării.

Care sunt principalele provocări în cadrul procesului de cartografiere?

Personal, cred că cea mai mare provocare a acestui proces este identificarea datelor. În mod simetric, beneficiul ideal rezultat din cartografierea datelor și din toate acțiunile ulterioare, este curățenia și ordinea în activitățile de prelucrare și efectiv în cadrul întregii activități a companiei. Responsabilitatea față de prelucrare este o cultură, din punctul meu de vedere, și o carte de vizită foarte prețioasă în relațiile de afaceri, atât cu partenerii cât și cu clienții.

Revenind la provocări și la identificarea datelor, într-adevăr, identificarea se poate arăta dificilă uneori, întrucât, în lipsa unui cadru normativ general, imperativ și coercitiv, până în anul 2018 nu toți operatorii au cultivat protecția datelor la un standard ridicat. Astfel, în lipsa unor reguli interne de gestionare și păstrare a datelor cu caracter personal, datele nu au fost întotdeauna prelucrate și stocate în mod controlat.

Din punctul meu de vedere, având în vedere cultura pe care Regulamentul o propune și esența acestuia, precum și principii de bază, cum ar fi respectul față de celălalt, consider demn de apreciat orice operator care este pregătit să o ia de la zero, elaborând o cartografiere completă a datelor, culegând și păstrând doar acele date care sunt absolut esențiale afacerii și curățând întreaga infrastructură fizică și digitală. În felul acesta, se pot evita riscurile generate de activitățile din trecut și se poate porni  cu pași siguri către o construcție sănătoasă în materie de protecție a datelor cu caracter personal. Desigur, pe cât de necesar este, pe atât de ideal poate părea. Complexitatea, amploarea și vechimea unor afaceri, pot să facă dificil de aplicat, dintr-o dată, un astfel de proiect de „punct zero”. În cazul acestor afaceri, curățenia, cartografierea și construirea noilor mecanisme se face treptat, concomitent.

O altă provocare este identificarea măsurilor tehnice și organizatorice corespunzătoare pentru asigurarea protecției datelor și a controlului asupra acestora. Necesitatea acestor măsuri apare odată cu cartografierea datelor.

Regulamentul, atunci când se referă la securitatea prelucrării, face referire la nivelul actual al dezvoltării, termen care, fiind tradus din „state of the art” în limba engleză, se definește ca cel mai înalt nivel de dezvoltare generală privind un dispozitiv, o tehnică sau un domeniu științific, la un moment dat. Astfel, aplicarea măsurilor tehnice atât de importante pentru integritatea și confidențialitatea datelor, poate presupune un consum economic ridicat pentru anumiți operatori, având în vedere specificul activității fiecăruia. Astfel, pot exista companii mici, care, prin prisma activității pe care o desfășoară sunt nevoite să aplice un nivel de securitate ridicat și măsuri organizaționale complexe. Primul exemplu care îmi vine minte, este o firmă de recrutare, dar la fel de bine pot exista companii mici care desfășoară activități cu date sensibile, cum ar fi cele în domeniul medical.

Acești operatori optează deseori pentru resurse modeste de implementare a măsurilor tehnice și organizatorice de protecție a datelor și optează pentru o implementare progresivă a măsurilor. Din acest punct de vedere, identificarea măsurilor de bază pentru a asigura o protecție responsabilă în faza inițială de implementare poate deveni, uneori, o provocare.

Un aspect important care cred că trebuie cultivat este apetitul pentru schimbare. Așa cum nici cartografierea nu este o activitate statică, care se face odată și gata, nici implementarea nu este o activitatea dintr-o dată, ci o activitate continuă, care trebuie monitorizată și controlată constant și revizuită periodic. La fel, activitatea DPO-ului este o activitate în continuă desfășurare.

Ce sfaturi ai pentru cartografierea datelor?

Sfatul meu principal pentru operatori este de a efectua cartografierea datelor într-o manieră cât mai exactă și mai elaborată, astfel încât să asigure controlul asupra datelor. E un mijloc care, cum spuneam anterior, nu ușurează doar munca DPO-ului, ci ajută compania în ansamblul ei și care poate, astfel, reglementa, dezvolta și proba o practică coerentă în interiorul companiei, cu partenerii de afaceri, autoritățile sau clienții.

De asemenea, este foarte important să implice toate departamentele în acest proces și, înainte de asta, să arate importanța și beneficiile asigurării protecției datelor, astfel încât să se asigure că toți colegii din subordine tratează acest subiect în mod constructiv și cu deschidere. Este foarte importantă transparența, pentru a asigura ulterior transparență, astfel că aceasta trebuie să pornească de la conducere, să meargă către colegii din subordine, să revină înapoi la conducere, ca în final să ajungă la clienți, la toți angajații, la partenerii de afaceri și la alte persoane vizate cu care compania interacționează.

Un sfat personal într-un cadru ceva mai general, este să ia în considerare faptul că activitatea de conformare, deși nu este aducătoare de profit, este menită să scadă anumite riscuri, să formeze o cultură a responsabilității față de persoanele vizate și reprezintă, cum spuneam mai sus, o carte de vizită foarte prețioasă.

Nu există un singur mijloc de cartografiere a datelor, sunt varii opțiuni prin care acest proces poate fi îndeplinit, pornind de la documente, tabele sau hărți (ori toate la un loc), până la software-uri specifice, mai tehnice sau mai prietenoase cu utilizatorul, și chiar până la soluții CRM. Ce este relevant, este ca acest mijloc să arate în mod concludent întregul ansamblu al activităților de prelucrare a datelor și să fie documentat corespunzător.