Radu Crahmaliuc este fondatorul Cloud☁mania, una dintre cele mai populare platforme independente de cunoștințe și servicii din Europa de Est Centrală care s-a dezvoltat pe următorul principiu: "cele mai bune practici se bazează pe diversitatea serviciilor profesionale, abilitatea de personalizare, expertiza internațională și oferta flexibilă centrată pe client.". În prezent este Analist GDPR și Consilier în afaceri la  GDPR Ready! și a acceptat provocarea dpo-NET a de răsăunde al cele mai arzătoare întrebări despre GDPR ale momentului. 

Scopul GDPR-ului nu este de a da amenzi ci de a proteja persoanele. Cu toate acestea, după 3 ani de la intrarea în vigoare a Regulamentului doar 67% dintre Europeni au auzit de GDPR, în timp ce doar 36% au declarat că știu ce este acest regulament (date prezentate de Comisia Europeana în sondajul Eurobarometru) Credeți ca aceste cifre sunt rezultatul dezinteresului persoanelor în ceea ce privește protejarea datelor lor?

RC: Fără să luăm aceste cifre la modul absolut, ca cetățeni europeni se poate spune că principalul motiv este lipsa de informare legată de drepturile noastre fundamentale la viață privată și la protecția datelor cu caracter personal, garantate de art. 7 și art. 8 din Carta Drepturilor Fundamentale a Uniunii Europene și de art. 16 din Tratatul privind Funcționarea Uniunii Europene. De unde această lipsă de informare? Ori nu le pasă ce se întâmplă cu datele lor personale, considerându-se în afara oricărui risc cu implicații majore, ori, pur și simplu nu știu... Deși din 2016 se tot vorbește despre asta, sunt foarte mulți cei care nu știu pentru că nu a stat nimeni să le explice. Și acesta este rezultatul direct al lipsei de eficiență al programelor de comunicare din partea autorităților naționale de supraveghere.

Care credeți ca vor fi consecințele acestei lipse de conștientizări a importantei datelor în rândul persoanelor, pe termen lung?

RC: Pe termen lung trebuie să privim figura de ansamblu asociată eforturilor UE de construire a pieței unice digitale. O Europă digitală nu poate fi construită fără cetățeni digitali. Așa că, să fim optimiști, și să sperăm că pe termen lung oamenii vor deveni tot mai conștienți de drepturile lor, și de importanța respectării drepturilor celorlalți prin prelucrarea adecvată a datelor personale în procesele de business în care sunt antrenați.  

Un studiu ASCPD atragea atentia la inceputul acestui an asupra acestor statistici din unitatile medicale Romanesti: 37,44% din instituţiile sanitare cuprinse în analiză s-au confruntat cu incidente de securitate şi cu toate acestea 73,85% din total nu au implementat un plan de reacţie la incidentele de securitate. De asemenea, sondajul a scos în evidenţă că 70,26% încă folosesc adrese de email @yahoo.com şi @gmail.com în interes profesional în interiorul reţelei, expunând astfel organizaţia unor riscuri care pot fi evitate. Din sondaj a mai reieşit că 11,28% nu au implementat sisteme tehnice de protecţie antivirus, cel mai des invocând lipsa fondurilor. Cum comentati aceste rezultate?

RC: Ținând cont de caracterul special al datelor prelucrate în unitățile medicale acest lucru mi se pare revoltător. Nu au nicio scuză pentru asta. Spitalele de stat din România nu sunt pregătite să ne proceseze datele așa cum cere legea, deși în ultima perioadă sunt tot mai multe cazuri de atacuri informatice. Și nu faptul că au adrese pe Yahoo e cel mai grav, ci că nu au un DPO. Din analiza GDPR Ready efectuată pe un eșantion de peste 450 de site-uri, a reieșit că 9 din 10 spitale publice nu au o Politică de Securitate pe site.

Având în vedere atacurile cibernetice asupra sistemului sanitar românesc din ultimele saptămâni, ce măsuri considerați că trebuie luate imediat ?

RC: Pe linia celor spuse anterior, răul trebuie tratat de la rădăcină. Ar trebui formată o echipă operațională din membrii Min. Sănătății, Min. Com.&TI, CERT.RO și alte organisme, care împreună cu Autoritatea de Supraveghere să pună la punct un set de Norme sau un Cod de Conduită menit să reglementeze politica GDPR în domeniul sănătății publice. Spitalelor care nu au capacitatea să adere la acest Cod de Conduită ar trebui să li se aplice niște penalități administrative. In paralel trebuie făcute eforturi pentru sensibilizarea conducerilor acestor spitale, care trebuie să înțeleagă faptul că pe lângă responsabilitatea actului medical o au și pe aceea de adopție de măsuri tehnice și operaționale adecvate.

Este esențial ca persoanele să identifice prelucrările ilegale de date pentru a-și putea exercita drepturile. Cât este de important sa-ți cunoști drepturile atâta timp cât nu poți identifica o prelucrare ilegală? Pe ce ar trebui să se axeze campaniile de informare a persoanelor?

RC: Nu este necesar ca persoanele vizate să identifice prelucrările ilegale. Aceasta este obligația operatorilor și procesatorilor de date. Desigur, noi putem observa în destule cazuri că ceva este în neregulă cu datele noastre, dar e mult mai important ca noi să ne cunoaștem în primul rând drepturile și să știm să acționăm în consecință.

Care credeți că ar fi cea mai scurta cale spre creșterea gradului de conștientizare și complianta GDPR: educarea persoanelor sau educarea operatorilor?

RC: Acest proces de educare trebuie să acopere tot. Ca persoane vizate avem datoria să fim primii care să ne informăm și să ne protejăm datele, cunoscându-ne drepturile. Ca operatori sau procesatori, nu trebuie să uităm că și noi suntem în aceeași situație cu persoanele vizate ale căror date le prelucrăm și în consecință trebuie să ne înțelegem responsabilitatea pentru rolul pe care îl jucăm. În proiectele mele și la cursuri le explic întotdeauna clienților că respectarea unor norme elementare de securitate, din care majoritatea nici nu țin de GDPR, trebuie să devină o normalitate, precum spălatul pe dinți sau verificarea apei, gazului și a electricității atunci când plecăm de acasă. O politică de securitate IT și un plan de breșe sunt la fel de obligatorii și de utile ca măsurile de protecție în caz de incendiu sau instrucțiunile de evacuare a unei clădiri.

În România, până în acest moment, s-au acordat trei amenzi pentru nerespectarea GDPR și autoritatea condus aproape 1.000 de investigații, adoptând o atitudine orientată spre prevenție și dispunerea de măsuri corective. Considerați că Amenzile au un rol important în aplicarea GDPR-ului? Din experienta dvs practică, cei mai mult operatori se conformeze cu GDPR-ul din responsabilitate sau de frica amenzilor?

RC: A fost un moment de evoluție a cauzelor de responsabilizare: la început, imediat după anunțarea aprobării noului regulament în mai 2016, toată lumea s-a speriat de mărimea amenzilor și de celelalte modificări cu care venea GDPR în raport cu vechea legislație. Ulterior, pe măsură ce ne apropiam de momentul 25 mai 2018 și foarte puțin după aceea, nevoia de conformitate a venit ca un tăvălug, având ca mix de surse responsabilizarea, exemplul altora sau teama de necunoscut. Apoi s-a intrat în cunoscuta perioadă de acalmie în care nimeni nu a mai făcut nimic pentru că nici nu s-a întâmplat nimic. Eram împreună la un eveniment dedicat unui an de GDPR când mulți oameni din domeniu apreciau că e nevoie de amenzi ca să se întâmple ceva. Părerea mea este că trebuie insistat pe necesitatea transformării în business, că trebuie învinsă rezistența la schimbare și că trebuie arătate celor responsabili toate beneficiile induse de un proces de asigurare a conformității: adoptarea de norme și reguli ne face mai eficienți, reduce pericolele interne și ne asigură o etichetă de încredere față de ecosistemul de business în care evoluăm. Părerea mea este că cele 2 amenzi anunțate și probabil alte 5-6 care sunt pe rol nu au cum să determine brusc peste 50% dintre managerii din România că trebuie să facă ceva. Să nu uităm că sunt încă foarte mulți care nu știu despre ce este vorba și care sunt convinși că organizațiile lor nu au nimic de-a face cu datele personale... Trebuie continuat cu mare sârguință procesul de conștientizare și sensibilizare în masă. Legat de cele 2 cazuri apărute la noi, aș comenta numai atât. E foarte ciudat că s-a ajuns la asta, pentru că ambii operatori, prin natura activității,  ar fi trebuit să fie compatibili și pentru legea 677/ 2001. Puteau fi evitate aceste vulnerabilități? Cu siguranță, dacă cei 2 operatori s-ar fi gândit și la verificarea adecvării tehnice și operaționale. Nu știu cum s-au petrecut lucrurile intern, dar cineva a tratat totul cu superficialitate, limitându-se probabil la asigurarea necesarului de documente. Legat de al doilea caz, sunt mulți care consideră că documentele pe suport de hârtie nu intră sub incidența GDPR. S-a văzut cât de păgubitoare poate să fie o astfel de atitudine...

Credeți că instituțiile publice ar trebui sa fie un exemplu pentru restul operatorilor? Punem această întrebare pentru că în Romania avem un tratament preferențial pentru instituțiile publice, amenda maxima pentru nerespectarea GDPR-ului fiind de 200.000 lei (aproximativ 42.000 euro), cu mult inferior față de ceea ce risca operatorii privați.

RC: Legat de ce se întâmplă în instituțiile publice, prefer să nu comentez. Ne batem cu morile de vânt. Politizarea schimbă radical regulile jocului. Aștept cu nerăbdare, ca pe o curiozitate profesională, nu din dorințe revanșarde, primul anunț al Autorității care vizează o instituție publică...

Cu toate că România înregistrează cel mai scăzut nivel de utilizare a serviciilor de internet dintre statele membre ale UE, 86 % dintre utilizatorii români de internet au conturi pe rețelele sociale, ceea ce ne face campionii Europei la acest capitol. Având în vedere scandalurile imense în care au fost implicate rețelele de socializare, fie prin breșele de securitate, fie prin utilizarea ilicită a datelor, putem considera că suntem și cei mai vulnerabili. Cum considerați ca ar trebui să se comporte un utilizator de internet, dacă ar fi constient de riscurile pe care internetul le ascunde?

RC: Depinde de modul în care rețelele sociale afectează integritatea datelor noastre personale prelucrate de operatori. Statisticile de utilizare a Internetului amintite se referă la activități de navigare și accesare individuale. Ca indivizi suntem expuși, iar faptul că 86% dintre utilizatorii români au cont de social media, prin extinderea analizei la volumul total al populației, cifrele devin nerelevante și nu cred că suntem cei mai vulnerabili din Europa din această perspectivă. Vulnerabilitatea noastră constă în analfabetismul digital, și în faptul că nu știm sau nu putem să folosim tehnologiile digitale așa cum trebuie. Studiile DESI ne-au situat an de an pe ultimele locuri din UE (ultimii sau penultimii într-o strânsă tovărășie cu Bulgaria). Digital Economy and Society Index (DESI) este un index compozit ce cumulează indicatorii specifici pentru 6 direcții de activitate ce implică pregătirea digitală: conectivitatea, abilitățile digitale ale capitalului uman, folosirea serviciilor Internet de către cetățeni, integrarea tehnologiilor digitale în business, folosire serviciilor publice digitale și nivelul de dezvoltare al cercetării IT&C.  Ce zice DESI 2019 despre starea digitală a României? https://ec.europa.eu/digital-single-market/en/desi

La Conectivitate suntem pe locul 27 (din 28), la abilitățile digitale tot pe 27, la folosirea Internetului pe 27, la integrarea tehnologiilor pe 27, la folosirea serviciilor publice pe digitale pe 27, iar la nivelul IT&C pe locul 6, ca procentaj al industriei din PIB. Ce e greșit aici?

Accesul copiilor la internet este deja o normalitate. Ar trebui acest lucru sa ne îngrijoreze? Considerați că o educație privind privind accesul la internet al copiilor ar trebui sa fie o sarcina a părinților sau sistemul de învățământ ar trebui să-și asume acest rol?

RC: Răspunderea pentru copii o poartă în primul rând părinții. Mulți dintre copiii care au posibilitatea intră pe Internet înainte de școală. Părinții au principalul rol în educația digitală a copiilor și asta se referă nu numai la crearea de conturi sau postarea pozelor pe Internet. În cazul GDPR pentru copii sub 16 există obligația obținerii acordului părintelui, dar să nu uităm că nu totdeauna decizia unui părinte privitoare la datele personale făcute publice presupune și acordul copiilor pentru acest lucru. Școala are rolul ei, prin integrarea elevilor în programe educaționale care să-i învețe ce și cum să folosească de pe Internet, dar educația digitală de bază se face în cei 6 ani de acasă...

Facebook a lansat Study, un program de cercetare de piață bazat pe recompense. Cum vi se pare un asemenea concept: să fim plătiți pentru datele pe care le facem publice? Este acesta direcție una corecta?

RC: Decizia aparține întotdeauna utilizatorului și întotdeauna există o miză, o momeală, prin care acesta e convins să facă ceva. Tot procesul acesta trebuie să fie transparent și dacă luăm o decizie, să cunoaștem toate implicațiile acesteia.

Conform unui raport DLA Piper (GDPR data breach survey: February 2019), de la data aplicării GDPR-ului și pana în februarie 2019, Autoritatea de supraveghere din Olanda înregistrase 15,400 de notificări de breșe, în timp ce România număra la acea vreme doar 270. Care credeți că este motivul acestei discrepanțe? Suntem noi romanii un popor norocos și breșele de securitate ne evită, ori nu recunoaștem o breșă de securitate nici dacă ne împiedicăm de ea?

RC: Cauzele sunt legate de alfabetizarea digitală. A se vedea comentariile de la întrebarea nr.9

Identificarea riscurilor este unul din cei mai importanți pași spre complianta GDPR. Dar dacă noi nu reușim sa identificam nici breșele, cum am putea identifica riscurile?

RC: Sunt două lucruri diferite. Riscurile sunt cauza, iar breșele sunt consecințele. Identificarea breșelor ține de latura tehnologică a sistemelor de protecție cybersecurity. Analiza de risc este un proces care se face în avans și care ține de componentele umane, operaționale și tehnice ale unei organizații.

A trecut un an de la intrarea în vigoare a GDPR-ului. Ce s-a schimbat în decursul acestui an?

RC: Am comentat destul de mult pe tema asta în articolele din GDPR Ready. Nu putem spune că nu s-a întâmplat chiar nimic. Cei mai mari operatori și-au făcut temele prin derularea de activități de conformitate. După depășirea momentului de panică din ziua de 25 mai 2018, când foarte multe companii și-au canibalizat bazele de date, s-a intrat într-o perioadă de aparent calm, în are mulți operatori au adoptat o atitudine sănătoasă de pregătire și asimilare, și-au instruit oamenii și aparent sunt la un nivel de conformitate care să le asigure un anumit grad de confort. Partea proastă este că acest grad de confort dispare imediat la cea mai mică tentativă de atac. Partea cea mai proastă este că fiecare și-a construit un castel din cărți de joc, dar puțini s-au preocupat de edificarea unei reale Culturi GDPR care să le asigure temeinicia construcției. Exemple clare sunt cele două cazuri devenite publice de la noi. Puteau fi evitate breșele de securitate? Cu siguranță, dacă cineva ar fi urmărit modul de punere în practică a livrabilelor și controalelor adoptate. Știu destul de puține cazuri în care operatorii au avut timpul și resursele să simuleze intern sau extern apariția unor breșe. Despre analizele DPIA ce să mai vorbim. Deși aici lucrurile sunt de clare, nivelul de confuzie e destul de mare cu toate ghidurile WP29 și aplicația software realizată de CNIL. O bună analiză de impact poate avea rolul implementării unui standard și reprezintă cel mai elocvent barometru pentru conformitatea acțiunilor întreprinse într-un proiect GDPR. Desigur. Specialiștii recomandă DPIA în cazul noilor procese de business, dar pentru sănătatea afacerii este bine să facem o astfel de analiză și în cazul proiectelor GDPR realizate până acum. Numai așa avem posibilitatea documentată de a vedea că ceva nu e în ordine, că ce apare în documente nu se pupă cu realitatea...     

Cum vedeți implementarea Directivei NIS în România? Care sunt cele mai mari provocări ? Ce măsuri au fost luate până în prezent ?

RC: Legea nr. 362 din 2018 privind asigurarea unui nivel comun ridicat de securitate a rețelelor și sistemelor informatice a intrat în vigoare de la 12 ianuarie 2019, ca transpunere a Directivei UE 2016/1148 și are ca scop creșterea nivelului de pregătire a statelor UE pentru a face față la incidentele de securitate informatică. Spre deosebire de GDPR, companiile din cele 7 segmente industriale ce intră sub incidența NIS erau destul de bine pregătite theoretic pentru noile prevederi. Faptul că CERT.RO a fost stabilit ca organism de reglementare, supraveghere și control și care va îndeplini și cu funcție de Punct Unic de Contact la nivel national și de echipă CSIRT națională este un lucru foarte bun. Provocările, ca și la GDPR sunt legate de punerea efectivă în aplicare și care intră clar în atribuțiile CIO din fiecare organizație.

Cine credeți ca ar trebui să se implice mai mult în diseminarea importantei datelor personale? Instituțiile publice, Autoritățile naționale de supraveghere sau ONG-urile din domeniul protecției datelor?

RC: Este un efort care ne privește pe toți. De obicei evit să comentez activitatea celor îndreptățiți să coordoneze această diseminare. Este treaba lor și pentru toată lumea e clar că s-a făcut prea puțin pentru asta. Acesta este motivul pentru care a apărut inițiativa GDPR Ready, din dorința de a suplini lipsa de informație și de a oferi operatorilor și procesatorilor de date personale informații concrete despre ce au de făcut. După o serie de 15 articole de fundamentare GDPR au urmat publicarea celor 3 Cataloage GDPR Ready, o premieră absolută nu numai pentru piața din România, evenimente și paneluri dedicate, un site special, un newsletter, un grup dedicat de discuții pe LinkedIn și, cel mai recent, studii și analize de piață privitoare la stadiul asimilării. Astea toate s-au făcut Pro Bono și în completarea activităților curente de consultanță, formare, business development și auditare internă. Mai sunt multe de făcut, nu ducem lipsă de proiecte, dar toate la vremea lor...

Daniela Simionovici a absolvit cursurile Universității Ștefan cel Mare din Suceava, specializarea Asistență socială și un master în consiliere și administrare resurse umane la aceeași universitate. A absolvit cursul postuniversitar de “Protecția datelor cu caracter personal” organizat de Facultatea de Drept și Științe Administrative ale aceleiași universități sucevene. Este membru ASCPD și a obținut titlul de „Cel mai bun DPO din România” împreună cu Echipa Nord Est DPO România la Târgu Mureș în iunie 2019. În calitate de Senior Partner la NeoPrivacy România, oferă consultanță în domeniul implementării Regulamentului general privind protecția datelor (GDPR) și oferă și servicii de Responsabil cu protecția datelor personale în regim externalizat (DPO). Participă constant la seminare, dezbateri și conferințe dedicate protecției datelor personale și împărtășește din experiența sa scriind articole și cărți dedicate domeniului protecției datelor din perspectiva practicianului. La sfârșitul lunii Septembrie 2020 a moderat Webinarul LIVE dpo.TALKS unde alături de Mihai Ghiță, Cofondator Sypher Solutions, a analizat provocările profesionale ale DPO-ului în contextul actual.  

Daniela a acceptat să ofere un interviu în exclusivitate pentru cititorii dpo-NET.ro, reușind să ne trezească interesul tuturor pentru un subiect atât de important pentru orice companie care își propune să adopte și să implementeze principiile GDPR: “Amenzile GDPR”. 

Dacă ar fi să facem o radiografie succintă a amenzilor GDPR la nivel european, cum ar arăta?

D.S.: Respectarea dreptului persoanelor vizate la protecția datelor este un drept fundamental, chiar dacă nu este absolut, iar acest lucru presupune că operatorii de date personale trebuie să-și îndeplinească obligațiile care le revin conform prevederilor GDPR.

Indiferent de domeniul specific de activitate al operatorilor sau al PI, indiferent dacă sunt sau nu obligați să numească un DPO sau să întocmească evidențele prevăzute de art. 30, toți operatorii de date personale sunt obligați să respecte principiile GDPR și vom face trimitere explicită la respectarea principiului responsabilității, adică la faptul că toți operatorii și PI trebuie să facă dovada că respectă și implementează corect prevederile GDPR, lucru care, dacă se întâmplă, reduce semnificativ riscul amenzilor GDPR.

Motivele pentru care s-au aplicat cele mai multe amenzi GDPR în acest an au fost stabilirea incorectă sau insuficientă a temeiului legal de prelucrare a datelor și corelarea acestuia cu scopurile prelucrării și insuficiența măsurilor tehnice și organizatorice de securitate a datelor implementate de operatori se află în topul european, dar și în cel românesc în ce privește numărul și cuantumul amenzilor GDPR aplicate de autoritățile de supraveghere și nerespectarea principiilor GDPR de prelucrare a datelor. 

Care este mesajul, legat de aceste amenzi GDPR, pe care un operator de date ar trebui să îl rețină?

D.S.: Se vorbește foarte mult despre amenzile GDPR, despre cuantumul acestora, despre caracterul disuasiv, sau nu al acestora, dar se pierde din vedere faptul că măsurile corective sunt mult mai importante și cu consecințe mai grave decât amenda, per se, în sensul în care, spre exemplu, unui operator căruia i se stabilește măsura corectivă a suspendării chiar și temporare a prelucrării datelor personale, până la corectarea deficiențelor constatate de autoritatea de supraveghere, înseamnă că, nemaiputând să prelucreze date personale, operatorul își suspendă, de fapt, activitatea până când autoritatea ridică măsura suspendării prelucrării datelor.

Am dori să atragem atenția asupra prevederilor art. 29, alin. (2) din Procedura ANSPDCP de efectuare a investigațiilor unde se precizează: „(2) Introducerea contestației [Împotriva procesului-verbal de constatare/sancționare și/sau a deciziei de aplicare a măsurilor corective – n.a.] suspendă NUMAI plata amenzii, până la pronunțarea unei hotărâri judecătorești definitive.”

Operatorii ar trebui să fie conștienți de faptul că, și dacă remediază imediat deficiențele constatate de autoritate și pentru care s-a aplicat măsura corectivă a suspendării prelucrării datelor personale, acest lucru nu înseamnă că autoritatea de supraveghere se mișcă la fel de repede. Prin urmare, riscă să se confrunte cu o perioadă destul de lungă în care nu își pot desfășura activitatea! Ca atare, o amendă, deși nu e de neglijat, mai ales dacă suma este foarte mare, nu înseamnă decât bani, totuși, pe când suspendarea activității pe perioade oricât de scurte ar putea însemna pierderi financiare mult mai mari.

Ați moderat Webinarul dpo.Talks de la sfarsitul lunii septembrie. Care este cea mai surprinzătoare concluzie la care ați ajuns? 

D.S.: Constat ca există o preocupare reală în rândul DPO din toate entitățile legate de numirea forțată a acestora pe postul de DPO, de multe ori în situații evidente de incompatibilitate. Numirea / desemnarea forțată și de formă, pe hârtie, a unui DPO este o realitate care poate avea și chiar are consecințe negative sub aspectul amenzilor GDPR. O soluție pentru evitarea amenzilor GDPR în acest caz, dar și pentru păstrarea unui mediu de lucru armonios într-o entitate ar fi ca operatorii să convingă și să motiveze, nu să oblige un angajat să devină DPO, să-i liniștească temerile și să-l facă să accepte cu ușurința aceste noi sarcini, mai ales dacă acest salariat vede că operatorul se implică, îi alocă resurse de toate tipurile, dacă operatorul conștientizează faptul că trebuie să cheltuie suplimentar pentru instruirea DPO-ului și pentru formarea continuă a acestuia etc. Relația între DPO și operator nu trebuie să se desfășoare de pe poziții de forță, ci pe un nivel de cooperare și colaborare responsabilă. Evitarea situațiilor de incompatibilitate se poate face aplicând un filtru relativ simplu: DPO-ul nu poate desfășura alte activități care l-ar pune în situația de a se audita/monitoriza singur, iar în Ghidul privind responsabilul pentru protecția datelor (DPO), raportat la art. 37-39 din RGDP se găsesc toate îndrumările de care un operator ar avea nevoie pentru a desemna un DPO în mod corect. Numirea unui DPO incompatibil este purtătoare de sancțiuni, iar soluția evitării amenzilor GDPR în acest caz este exact opusul acestei realități, adică numirea corectă a unui DPO evitându-se situațiile de conflict de interese și de incompatibilitate.

Are DPO-ul român resursele necesare pentru a-și desfășura activitatea ?

D.S.: Foarte mulți DPO sesizează și reclamă faptul că nu au resursele necesare pentru a-și desfășura activitatea. Asigurarea resurselor pentru această activitate este obligația operatorului, iar în Regulament sunt menționate explicit și resursele care trebuie alocate, inclusiv pentru instruirea DPO-ului, nu doar cele care vin imediat în mintea unui operator, cum ar fi birotică, papetărie și cam atât. În acest sens, art. 38, alin. 2 este cât se poate de explicit: “(2) Operatorul și persoana împuternicită de operator sprijină responsabilul cu protecția datelor în îndeplinirea sarcinilor menționate la articolul 39, asigurându-i resursele necesare pentru executarea acestor sarcini, precum și accesarea datelor cu caracter personal și a operațiunilor de prelucrare, și pentru menținerea cunoștințelor sale de specialitate.” DPO-ul, în funcție de mărimea organizației, ar putea avea nevoie și de o echipă pluridisciplinară, care să includă cel puțin un jurist și / sau un IT-ist, de un birou propriu, securizat corespunzător, de o colecție, dacă nu de o bibliotecă proprie de materiale bibliografice de specialitate etc. În cazul producerii unei breșe de securitate urmată de o amendă, argumente de tipul “Nu am știut!” sau “Nu avem fonduri suficiente să alocăm și pentru DPO pentru că suntem în criză economică!” sunt irelevante și, chiar dacă nu vor fi interpretate de autoritatea de supraveghere ca circumstanțe agravante, nici nu vor fi luate în considerare ca argumente pentru clemență dusă până la iertarea “păcătosului”. Dacă lipsa de resurse poate fi purtătoare de sancțiuni GDPR, soluția evitării acestora sau a reducerii riscului amenzilor GDPR este bugetarea corespunzătoare a activității DPO-ului. Operatorii ar trebui să includă în bugetul anual de cheltuieli și resursele necesare pentru implementarea GDPR, dar și pentru menținerea conformității, pentru că procesul de conformare GDPR a entității este continuu și este egal cu durata de viață a entității.

Este DPO-ul român investit cu autoritatea necesară pentru a-și putea desfășura activitatea în mod corespunzător ? 

D.S.: DPO-ul nu este învestit de operator cu autoritatea necesară pentru a-și putea desfășura activitatea în mod corespunzător și, mai rău, este chiar ignorat de conducere. Această autoritate absolut necesară DPO-ului nu înseamnă că acesta devine un fel de șef peste ceilalți colegi, pe care-i poate sancționa, ci că este ascultat atunci când trasează sarcini și responsabilități pe linie de GDPR și că beneficiază, pe de o parte, de sprijinul conducerii, pe de altă parte, obține cooperarea și colaborarea responsabilă și implicată a tuturor salariaților care prelucrează date personale. NU DPO-ul este cel care stabilește sancțiunile într-o entitate, ci conducerea acesteia, iar DPO-ul NU face parte din conducere! DPO-ul nu trebuie văzut ca un mic despot în entitate, ci ca pe un garant pentru persoanele vizate că prelucrarea datelor personale se face respectând principiile GDPR, iar operatorul trebuie să-l vadă ca pe o resursă reală pe care, dacă o folosește corespunzător, chiar îndepărtează de entitatea sa riscul contactului cu autoritatea de supraveghere și, implicit, reduce riscul amenzilor. Dacă autoritatea DPO-ului se limitează la transformarea acestuia într-un producător și arhivar de hârtii, de proceduri, politici și chestionare de audit, ușa spre amenzile GDPR este larg deschisă, iar operatorii n-ar trebui să fie nici surprinși, nici nemulțumiți că sunt sancționați. Prin urmare, soluția pentru reducerea riscului amenzilor GDPR în această situație presupune ca DPO-ul să primească autoritate din partea operatorului, iar acesta din urmă să se asigure că toți ceilalți salariați o respectă. Învestirea cu autoritate a DPO-ului nu se limitează la o simplă decizie internă și la semnarea unui proces verbal de luare la cunoștință din partea salariaților, ea trebuie să producă efecte reale.

În ce privește implicarea la timp a DPO-ului în activitățile de protecție a datelor personale vom atrage atenția operatorilor asupra faptului că lipsa încrederii în salariatul desemnat ca DPO nu este o justificare per se, ba, mai mult, în cazul producerii unei breșe de securitate poate fi un indicator clar al unor disfuncționalități grave și a unei stări de dezorganizare la nivelul entității și care nu pot fi estompate de existența unei documentații de conformitate GDPR, oricât de bine și de frumos ar fi întocmită. Cu alte cuvinte, operatorul nu are nicio scuză în fața autorității de supraveghere pentru că a numit un DPO în care nu are încredere și, pe aceasta bază, operatorul nu-și respectă obligația prevăzută de art. 38, alin. 1 din Regulament: “(1) Operatorul și persoana împuternicită de operator se asigură că responsabilul cu protecția datelor este implicat în mod corespunzător și în timp util în toate aspectele legate de protecția datelor cu caracter personal.”

Mai mult decât această implicare, operatorul trebuie să asigure independența DPO-ului, în sensul art. 38, alin. 3 din Regulament: “(3) Operatorul și persoana împuternicită de operator se asigură că responsabilul cu protecția datelor nu primește niciun fel de instrucțiuni în ceea ce privește îndeplinirea acestor sarcini. Acesta nu este demis sau sancționat de către operator sau de persoana împuternicită de operator pentru îndeplinirea sarcinilor sale. Responsabilul cu protecția datelor răspunde direct în fața celui mai înalt nivel al conducerii operatorului sau persoanei împuternicite de operator.” Independența DPO-ului este o altă piedică majoră în entitățile în care acesta este numit de formă și se poate trezi că fiecare șef ierarhic superior pe linia activităților de bază îi spune DPO-ului ce și cum să facă și pe linie de GDPR.

Toate aceste trei situații în care probabilitatea primirii unei amenzi este foarte mare, pot fi evitate, sau măcar redus riscul unei amenzi GDPR prin implicarea operatorului. De acesta depinde, aproape în exclusivitate, ca aceste sancțiuni să nu apară.

Există o preocupare reală legată de răspunderea DPO-ului? În ce măsură DPO-ul poate fi tras la răspundere și poate suporta consecințe negative în cazul implementării necorespunzătoare a GDPR-ului în entitate, mai ales în cazul amenzilor?

D.S.: Se cuvine să punctăm întâi faptul că această temere provine din traducerea nepotrivită a termenului DPO în limba română. În limba engleză, ca, de astfel și în celelalte limbi în care a fost tradus Regulamentul 679/2016, înseamnă Ofițer cu Protecția Datelor - Data Protection Officer și nu RESPONSABIL cu protecția datelor cu caracter personal, inducând, astfel, ideea că persoana care ocupă aceasta funcție este responsabilă de implementarea GDPR. Implementarea GDPR este obligația și implicit responsabilitatea operatorului (a angajatorului) și nu a salariatului numit pe postul de DPO.

În al doilea rând, DPO-ul răspunde legal dacă a produs prejudicii operatorului încălcând alte prevederi legale. Spre exemplu, DPO-ul nu poate fi concediat pentru îndeplinirea funcțiilor și sarcinilor sale specifice, adică nu poate fi concediat pentru că insistă pe lângă operator să-i asigure resurse, sau dă un aviz nefavorabil pentru o anumită activitate de prelucrare de date pe care o consideră riscantă dacă nu se iau măsuri de remediere a deficiențelor, dacă, însă, fură din bunurile angajatorului, provoacă distrugeri, îi perturbă activitatea, consuma alcool în timpul programului, se implică / se lasă implicat în altercații / agresiuni / violențe etc., este pasibil de sancțiuni disciplinare, administrative, penale etc.

Externalizarea serviciului de implementare GDPR este o soluție viabilă și care sunt limitele de responsabilitate ale prestatorilor de servicii în cazul amenzilor GDPR?

D.S.: La această întrebare răspunsul este categoric DA, externalizarea serviciului de protecție a datelor este o soluție foarte bună în multe contexte, dar, operatorii trebuie să ia în calcul câteva aspecte foarte importante:

Operatorii răspund oricum și sunt pasibili de amendă dacă externalizează serviciul către prestatorul nepotrivit, care nu demonstrează că are competențe și experiență adecvată în domeniu și care nu demonstrează că poate securiza datele personale încredințate spre prelucrare în mod corespunzător. Dacă operatorul externalizează serviciul de implementare GDPR către o firmă specializată în vânzarea de legume, dar care pretinde că are codul CAEN potrivit pentru a putea oferi și consultanță GDPR, amenda este ca și scrisă pentru operator. Verificarea sistemului de expertiză și de reputație al prestatorului este obligația operatorului. 

Operatorii răspund oricum și sunt pasibili de amendă dacă nu-și exercită la timp și corect instrumentul controlului asupra prestatorului pentru a se asigura, continuu, că acesta respectă condițiile contractuale în ce privește confidențialitatea și securitatea datelor personale încredințate spre prelucrare. Prestatorul de servicii externalizate ar putea fi sancționat doar dacă operatorul ar putea demonstra fără urmă de dubiu că vina este exclusiv a prestatorului. În teorie, operatorul și prestatorul ar putea răspunde solidar în fața autorității de supraveghere, în practică, însă, se va considera că partea cea mai mare de vină o deține operatorul, deoarece nu și-a exercitat în mod corespunzător instrumentul controlului pe care doar el îl deține. Poate, nu întâmplător, în limba engleză operatorul este numit controller. Ne putem afla, iarăși, în fața unei traduceri neinspirate în limba română a acestui termen, deoarece creează confuzii și poate induce ideea că operatorul prelucrează personal date cu caracter personal, deși este posibil ca cel mai înalt nivel al conducerii să nu se afle în această situație. Cel mai înalt nivel al conducerii entității, însă, are obligația de a folosi acest instrument al controlului pe care doar el îl deține, și asupra angajaților, și asupra împuterniciților săi.

În ce privește externalizarea serviciului de DPO, deși tentant și foarte comod pentru operator, în aparență, în realitate poate avea efecte pervese. Un DPO conectat la entitate va ști mereu, cu o precizie foarte mare, ce se întâmplă în organizație, unde se află documentele, în grija cui se află și cum le securizează, va putea monitoriza în timp real respectarea măsurilor de securitate implementate de entitate etc. și, cel mai important aspect, în cazul investigațiilor efectuate de autoritatea de supraveghere la sediul operatorului, va fi mult mai expeditiv, mai sigur pe sine și mai organizat în îndeplinirea solicitărilor echipei de investigații decât un DPO extern. Modul în care se poate organiza un DPO intern față de un DPO extern poate face diferența între o amendă și un avertisment însoțite, sau nu, de măsuri corective, sau s-ar putea traduce cel puțin în reducerea valorii amenzii. Această diferență nu este dată de incompetența unui DPO extern, ci de organizarea operatorului. Un DPO extern are cu atât mai mult nevoie de cooperarea operatorului, cu cât nu poate fi prezent în entitate așa cum este un DPO intern. Ori, dacă operatorul este dispus să ofere acest sprijin, cea mai bună combinație în opinia noastră și care ar reduce considerabil riscul amenzilor GDPR ar fi DPO intern și consultant extern pentru audituri, monitorizare, DPO coaching și / sau instruire salariați.

Dacă ar fi să sintetizăm într-o singură frază răspunsul la întrebarea “Cum reducem riscul amenzilor GDPR?” care ar fi acesta?

D.S.: “Riscul amenzilor GDPR scade foarte mult prin responsabilizare, cooperare și implicare, adică, în primul rând prin elemente ce țin de natura umană și abia apoi de partea tehnică, adică de instrumente de lucru, aplicații, programe etc.”

Portalul dpo-NET.ro - Data Protection Officers Network reia organizarea evenimentelor dpo.TALKS și organizează împreună cu Sypher Solutions și NeoPrivacy România, în data de 30 Septembrie 2020, în intervalul orar 10.00-11.30, o dezbatere online pe tema "Cum reducem riscul amenzilor GDPR ?", aducând în prim plan problema respectării  principiilor și prevederilor Regulamentului UE 679/2016. 

Vom analiza împreună cu Mihai Ghita, Cofondator Sypher Solutions și Daniela Simionovici, Senior Partner NeoPrivacy Romania, măsurile luate de autorități europene de protecția datelor cu caracter personal  în aceasta perioada. Vom pune accent pe provocarile profesionale cu care se confruntă DPO-ul  în aceasta perioada, si pe importanta implementării unor soluții pentru reducerea riscurilor amenzilor GDPR. 

Mihai Ghita are peste 20 de ani de experiență în industria de asigurări și în dezvoltarea de software de vânzări online pentru brokeri și companii de asigurări și este specializat în optimizarea experienței utilizatorilor de aplicații web, managementul și arhitectura produselor software și lucrează în permanență pentru a îmbunătăți funcționalitatea și platformei Sypher Solutions. Mihai a acceptat să ofere acest interviu în exclusivitate pentru Portalul dpo-NET.ro - Data Protection Officers Network.

Pandemia COVID-19 a schimbat semnificativ activitatea tuturor profesionistilor si acum s-au remarcat cei care s-au putut adapta mai usor. Cum a fost afectat, in opinia dumneavoastra, domeniul protectiei datelor cu caracter personal?

MG: Pandemia din acest an a actionat ca un accelerator pentru deciziile de adoptare de noi tehnologii pentru ca, in doar cateva luni, a devenit clar ca digitalizarea nu mai este optionala, ci absolut necesara pentru supravietuirea companiilor.

Asta a facut ca proiecte care, in mod uzual ar fi luat chiar si ani de zile pentru analiza si planificare, sa se lanseze in regim de urgenta, fiind practic imposibil sa se ia in considerare toate efectele “secundare”.

Prioritatea a fost, cum este si normal, restabilirea rapida a functionarii companiei, iar in acest context cu siguranta s-au facut compromisuri privind protectia datelor. Compromisuri ce vor trebui insa rezolvate pe masura ce situatia se indreapta treptat spre normalitate.

Digitalizarea "pe repede-inainte" a fost de multe ori solutia pentru continuarea activitatii si astfel astazi vorbim mai mult decat oricand de telemunca sau teleeducatie. Cum se poate desfasura activitatea unui DPO in conditii de telemunca?

MG: Principalele provocari ale unui DPO sunt sa monitorizeze gradul de conformare a companiei cu cerintele GDPR si sa se asigure ca fiecare angajat isi cunoaste si isi indeplineste responsabilitatile privind protectia datelor si comunica cu echipa de conformitate atunci cand este nevoie.

“Telemunca” se impaca bine cu digitalizarea si nu ar trebui sa aiba un impact major pentru DPO daca exista deja o platforma software pentru controlul si supravegherea conformitatii, care poate fi folosita de toti angajatii cu responsabilitati in domeniu.

MG: La polul opus este situatia in care procesul de asigurare a conformitatii este preponderent manual sau alocat disproportionat de mult in sarcina echipei de conformitate.

Nici in acest caz problema principala nu este insa telemunca, ci mai degraba ineficienta implicita a abordarii.

Care sunt riscurile digitalizarii de pe o zi pe alta? Cum credeti ca ar fi trebuit sa fie adoptata aceasta tehnica pentru a asigura continuitatea afacerilor?

MG: Acum un an digitalizarea era o modalitate de a optimiza costurile si procesele. Astazi insa, pentru multe companii, digitalizarea este cea care asigura continuitatea afacerii.

Digitalizarea presupune gasirea de furnizori si solutii tehnice, dezvoltari, implementari, conectari, modificari de procese si proceduri.

Fiecare dintre acestea introduce riscuri noi, care trebuie identificate, evaluate si adresate, iar urgentarea procesului face posibila aparitia de brese procedurale si de securitate.

Urgenta nu inseamna insa renuntarea la precautii si analiza. Chiar si cu timp si resurse limitate se poate actiona asupra reducerii riscului prin identificarea proceselor a caror digitalizare are impact maxim pentru functionarea companiei si alocarea cu prioritate a resurselor de analiza si control al riscului catre acestea.

Capacitatea de a inova va schimba, cu siguranta, topurile economice internationale. Cum a inovat compania Sypher pentru a se adapta "noului model de bussines”?

MG: Sypher a aparut pentru ca digitalizarea procesului de gestionare a conformitatii este singura modalitate realista prin care companiile pot sa respecte cerintele GDPR.

Am pornit insa din primul moment de la principiul ca platforma Sypher trebuie sa fie nu doar un instrument de raportare si control pentru management, ci si sa usureze munca tuturor celor care au responsabilitati legate de GDPR.

Acest principiu ne-a ajutat sa ramanem mereu centrati pe identificarea si rezolvarea problemelor practice ale echipelor de conformitate si sa dezvoltam facilitati care nu se regasesc in alte platforme: harta vizuala dinamica a activitatilor, instrumentele de validare a registrului si a proiectului si, nu in ultimul rand, Asistentul virtual GDPR pentru echipele de conformitate.

Participati in data de 30 Septembrie 2020 ca si key-speaker in cadrului webinarului dpo.TALKS avand ca tema "Cum sa reducem riscul amenzilor GDPR?". Exista o reteta pe care urmeaza sa o prezentati?

MG: Oamenii sunt diferiti. De aceea nu exista o reteta universala de slabit sau pentru o viata sanatoasa. Exista insa principii care te pot ajuta sa ajungi la greutatea dorita sau sa iti mentii sanatatea.

Companiile sunt si ele diferite si cu cerinte diferite cand vine vorba de conformitate.

De aceea nu voi prezenta retete, ci voi discuta despre modul practic in care principiile GDPR te pot ajuta sa documentezi si sa demonstrezi conformitatea cu cerintele privind protectia datelor.

WEBINARUL ESTE TRANSMIS LIVE PE PLATFORMA https://conferinte-live.ro/ si pe pagina de Facebook Dpo-NET.ro - Data Protection Officers Network - https://www.facebook.com/dponet.ro

Evenimentul este inregistrat si este disponibil in spatiul public pentru a asigura accesul la informatii cator mai multe persoane si dupa acest eveniment.

AGENDA - dpo.TALKS - “Cum reducem riscul amenzilor GDPR ?” - 30.09.2020 - 10.00-11.30

• Invitat: Mihai Ghita, Cofondator Sypher Solutions
• Moderator: Daniela Simionovici, Senior Partner NeoPrivacy Romania

09.45 - 10.00 - Inregistrarea participantilor in platforma online

10.00 - 10.30 - Provocarile profesionale ale DPO-ului in contextul actual / Sinteza amenzilor GDPR aplicate la nivel european in 2020

10.30 - 11.00 - Studiu de caz: Asistentul Virtual GDPR Sypher ca solutie pentru reducerea riscurilor amenzilor GDPR si digitalizarea activitatii DPO-ului

11.00 - 11.30 - Sesiune de intrebari si raspunsuri

Inscrierea se face exclusiv prin completarea urmatorului formular.