Introdusă prin Ordonanța de Guvern 16/2022 din 15 iulie 2022 pentru modificarea şi completarea Legii nr. 227/2015 privind Codul fiscal, abrogarea unor acte normative şi alte măsuri financiar-fiscale, Declarația pe proprie răspundere pentru deducerea personală  suplimentară a fost pusă în practică într-un mod eronat.

Baza legală - Codul fiscal, Art. 77 Deducere personală

(12) În cazul în care copilul este întreţinut de ambii părinţi,  deducerea personală suplimentară prevăzută la alin. (10) lit. b) se acordă unuia dintre părinţi prin prezentarea documentului care atestă înscrierea copilului într-o unitate de învăţământ şi a unei declaraţii pe propria răspundere din partea părintelui beneficiar. [1]

Pe site-uri cu multe vizualizări și grupuri de Facebook cu profil contabil a fost publicat un model de declarație pe propria răspundere care s-a propagat rapid în rândul angajatorilor, aceștia utilizând modelul de declarație publicat în relația cu angajații.

Arătăm mai jos doar două astfel de exemple de site-uri pe care s-a publicat modelul de declarație menționat.

[2]

Modelul de declarație conține, pe lângă declarația propriu-zisă, o referire la “datele cu caracter personal și operații cu acestea”, respectiv, “Subsemnatul sunt de acord cu culegerea de date personale subsecvente prezentei declarații, cu introducerea, stocarea, prelucrarea, editarea și transmiterea datelor mele personale pe hârtie și în sisteme electronice și de teleprelucrare a datelor și renunț la dreptul meu de a face opoziție în orice mod, fiind conștient/conștientă că exercitarea acestui drept în acest caz contravine scopului prezentei declarații.”

Vom analiza, pe rând, cele două teze ale frazei de mai sus.

1. “Subsemnatul sunt de acord cu culegerea de date...”

Persoanele vizate în contextul obținerii acestei declarații sunt, desigur, angajații (și membrii familiilor acestora). Observăm, așadar, o primă eroare și anume, solicitarea consimțământului angajaților ca temei al prelucrării datelor personale ale acestora.

Atragem atenția asupra calității de persoane vulnerabile (așa cum sunt încadrați angajații și prin Decizia 174/2018 a Autorității Naționale de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal privind lista operaţiunilor pentru care este obligatorie realizarea evaluării impactului asupra protecţiei datelor cu caracter personal și chiar și prin art. 88 din Regulamentul UE nr. 679/2016) în relația cu angajatorii și motivăm alegerea defectuoasă a consimțământului ca temei al prelucrării în relația cu angajații, inclusiv printr-un extras din Avizul nr. 2/2017 al GL art. 29 privind prelucrarea datelor la locul de muncă:

„Angajații nu sunt aproape niciodată în măsură să își exprime, să refuze sau să își revoce în mod liber consimțământul, având în vedere dependența care rezultă din relația dintre angajator și angajat. Având în vedere dezechilibrul de puteri, angajații își pot da consimțământul liber numai în situații excepționale, atunci când nu există deloc consecințe legate de acceptarea sau respingerea unei oferte.”[3] precum și printr-un extras din Orientările 05/2020 privind consimțământul în temeiul Regulamentului 2016/679

“21. Un dezechilibru de putere apare, de asemenea, în contextul relațiilor de muncă. Având în vedere dependența care rezultă din relația dintre angajator și angajat, este puțin probabil ca persoana vizată să poată refuza să-și acorde consimțământul față de angajatorul său pentru prelucrarea datelor fără a se confrunta cu temerea sau cu riscul real de consecințe negative ca urmare a unui refuz. Este puțin probabil ca un angajat să poată răspunde în mod liber la o cerere de consimțământ din partea angajatorului său, de exemplu pentru a activa sisteme de monitorizare, cum ar fi camerele de supraveghere la locul de muncă, sau pentru a completa formulare de evaluare, fără a simți presiunea de a consimți. Prin urmare, CEPD consideră că este foarte dificil ca angajatorii să prelucreze datele personale ale angajaților actuali sau viitori pe baza consimțământului, întrucât este puțin probabil ca acesta să fie acordat în mod liber. Pentru cea mai mare parte a activității de prelucrare a unor astfel de date la locul de muncă, temeiul legal nu poate și nu ar trebui să fie consimțământul angajaților [articolul 6 alineatul (1) litera (a)], având în vedere natura relației dintre angajator și angajat.”[4]

Este evident că un astfel de consimțământ nu este liber exprimat și nici necondiționat iar refuzul de a consimți la prelucrarea datelor personale are, cu siguranță, consecințe pentru angajat. De asemenea, reamintim că acest consimțământ ar putea fi retras oricând lăsând angajatorul cu o mare problemă în privința prelucrării ulterioare a datelor angajatului.

Soluția se impune de la sine și anume într-un astfel de caz este necesară informarea angajaților și utilizarea unui alt temei de prelucrare a datelor personale, respectiv prevederea legală din Codul fiscal, art. 77 (12). Veritabilul temei juridic este obligația legală – art. 6, alin. 1, lit. c) din Regulamentul UE nr. 679/2016, respectiv „c) prelucrarea este necesară în vederea îndeplinirii unei obligații legale care îi revine operatorului”.[5]

Referitor la cea de a doua teză, „renunț la dreptul meu de a face opoziție” arătăm că acest drept, conform art. 21 din Regulamentul UE nr. 679/2016 își produce efectele din motive legate de situația particulară în care se află persoana vizată, „în cazul prelucrării în temeiul articolului 6 alineatul (1) litera (e) sau (f) datelor cu caracter personal care o privesc, inclusiv creării de profiluri pe baza respectivelor dispoziții”[6].  Așadar, chiar dacă am accepta consimțământul ca temei legal al prelucrării datelor angajaților în această situație specifică, nu ar opera dreptul la opoziție ci mai degrabă dreptul de a-și retrage consimțământul și dreptul la ștergere. În mod evident, în cazul respectării obligațiilor legale, nu își poate produce efectul dreptul la opoziție.

Adaugăm la motivarea soluției noastre și prevederile Codului Muncii, Art. 6, pct. 2) “Tuturor salariaţilor care prestează o muncă le sunt recunoscute dreptul la negocieri colective, dreptul la protecţia datelor cu caracter personal, precum şi dreptul la protecţie împotriva concedierilor nelegale. „[7]  si Art. 38, „Salariaţii nu pot renunţa la drepturile ce le sunt recunoscute prin lege. Orice tranzacţie prin care se urmăreşte renunţarea la drepturile recunoscute de lege salariaţilor sau limitarea acestor drepturi este lovită de nulitate. “[8]

Concluzia care se impune este că orice declarație prin care angajatul renunță la drepturile sale legale este lovită de nulitate.

Ce ar trebui să facă angajatorii?

Angajatorii ar trebui să elimine consimțământul pentru prelucrarea datelor personale și renunțarea la drepturi din modelul de declarație pe proprie răspundere a angajaților în vederea obținerii deducerii personale suplimentare. Ar trebui, de asemenea, să facă informarea angajaților conform art. 13 din Regulamentul UE nr. 679/2016 și să consulte consultantul sau responsabilul cu protecția datelor ori de câte ori întâlnește clauze referitoare la protecția datelor în ori tip de formular (mai ales cele puse la dispoziție gratuit, pe internet).

Care sunt riscurile pentru angajatorii care au utilizat/utilizează acest tip de formular?

Pe lângă situația în care s-ar găsi în cazul în care un angajat și-ar retrage consimțâmântul pentru prelucrarea datelor sale personale dar ar solicita în continuare sa beneficieze de drepturile sale legale la deducere, menționăm faptul că Autoritatea de supraveghere din Grecia ( prin Decizia 26/2019[9]) a aplicat o amendă de 150.000 euro unui operator care a utilizat în mod eronat consimțământul ca temei al prelucrării datelor personale ale angajaților.

BIBLIOGRAFIE

[1] https://static.anaf.ro/static/10/Anaf/legislatie/Cod_fiscal_norme_2023.htm#A77

[2] https://www.edupedu.ro/model-de-declaratie-de-propria-raspundere-pentru-deducerea-personala-suplimentara-acordata-parintilor-angajati-in-2023-document/

https://www.antena3.ro/economic/model-declaratie-scutiri-impozit-parinti-copii-inscrisi-scoala-gradinita-cresa-662654.html

[3] https://ec.europa.eu/newsroom/article29/items/610169/en

[4] https://edpb.europa.eu/our-work-tools/our-documents/guidelines/guidelines-052020-consent-under-regulation-2016679_ro

[5] https://eur-lex.europa.eu/legal-content/RO/TXT/PDF/?uri=CELEX:32016R0679&from=EL

[6] Idem 5

[7] https://legislatie.just.ro/Public/DetaliiDocument/128647

[8] Idem 7

[9] https://www.dpa.gr/sites/default/files/2021-05/Summary%202019.pdf

Vă invităm marți, 12 Aprilie 2022, de la ora 17, să participați ONLINE la lansarea cărții "SECURITATEA REȚELELOR ȘI A SISTEMELOR INFORMATICE. IMPLEMENTAREA DIRECTIVEI NIS ÎN ROMÂNIA" a autorilor Marius Dumitrescu și Daniela Simionovici.

Acest proiect editorial apărut în colecția Științe Juridice la Editura Universitară, unic pe piața din România, se adresează operatorilor de servicii esenţiale, furnizorilor de servicii digitale şi responsabililor cu implementarea NIS la nivelul entităţilor vizate de prevederile Directivei NIS (energie, transport, sectorul bancar, domeniul medical, infrastructuri ale pieței financiare, infrastructură digitală, furnizarea și distribuirea de apă potabilă, piețe online, motoare de căutare online și servicii de cloud computing).

Scopul acestei cărți este de a-i ajuta pe cei vizaţi nu doar să implementeze prevederile Directivei, ci să înţeleagă importanţa acesteia şi, mai ales, faptul că serviciile esenţiale pe care le furnizează au nevoie de o protecţie deosebită nu pentru faptul că nerespectarea Directivei ar atrage după sine amenzi, ci pentru faptul că orice perturbare în furnizarea serviciilor esenţiale se poate traduce în disfuncţionalităţi grave la nivel comunitar şi chiar societal.

Participanții la evenimentul de lansare vor primi un discount de 10% pentru achiziția cărții. Preț întreg: 150lei / Preț special de lansare: 135lei  Transportul prin curier se calculează suplimentar.

Puteți plasa chiar acum o precomandă și veți primi cartea imediat după lansare. 

RĂSFOIEȘTE CUPRINSUL CĂRȚII | DESPRE AUTORI | CUVÂNT ÎNAINTE | INTRODUCERE

Titlu: Securitatea reţelelor şi a sistemelor informatice. Implementarea directivei NIS în România

• ISBN: 978-606-28-1430-4
• Format: Tipărit  
• Pagini: 452
• Autori: Marius DUMITRESCU, Daniela SIMIONOVICI
• Publicat de: Editura Universitară, Colecţia Ştiinte juridice
• Data aparitiei: 2022

TRANSMISIUNE LIVE - LANSARE

Lansarea acestui proiect editorial se va face online, marți 12 aprilie 2022 începând cu ora 17:00, printr-o transmisiune LIVE pe Facebook, Linkedin, Youtube, Conferinte.ro si dpo-net.ro  la care vor lua parte mai mulți invitați speciali.

DESPRE ACEST PROIECT EDITORIAL

Ne îndreptăm spre a treia aniversare a datei de 25 mai, ca punct de plecare în aplicarea prevederilor Regulamentului European 679/2016, normă legislativă europeană care s-a impus în memoria colectivă ca fiind cea care prevede aplicarea unor amenzi neegalate de nicio altă lege, la nivel mondial, în special din cauza faptului că unul dintre reperele în stabilirea cuantumului acestora este reprezentat de un procent din cifra de afaceri la nivel mondial a operatorului sancționat.

Regulamentul UE 679/2016, cunoscut de noi toți sub numele de GDPR, a intrat în vigoare în 2016, în urmă cu cinci ani, dar se aplică doar din 25 mai 2018, după o perioadă de grație de doi ani, pe care majoritatea țărilor europene, inclusiv România, nu au folosit-o pentru a lansa campanii de educație pentru persoanele vizate și operatorii.

În România, GDPR a intrat brusc în viața noastră printr-un bombardament al consimțămintelor, lansat de operatori și împuterniciții acestora din dorința de a obține rapid conformitatea cu aceste noi reglementări legislative. Din păcate, chiar și astăzi există operatori români care folosesc, de exemplu, consimțământul ca bază legală pentru prelucrarea datelor de sănătate ale persoanelor internate într-un spital, de unde deduc faptul că Responsabilul cu protecția datelor nu și-a câștigat încă locul pe care îl merită în organizație și recomandările sale încă nu sunt luate în considerare, deoarece prelucrarea datelor în sistemul sanitar este reglementată specific și NU este necesară obținerea unui alt consimțământ pentru prelucrarea datelor personale.

În luna mai 2018 se estima că 20% dintre operatorii europeni începuseră un program pentru obținerea conformității GDPR. Acest procent a crescut valoric în mod semnificativ în ultimii trei ani, fiind estimat astăzi la peste 60%, dar, în același timp, îngrijorează, din ce în ce mai mult, calitatea conformității obținute la nivel european. Conform studiilor făcute de specialiști, în 2019 au fost deja create primele 500.000 de roluri de DPO, fără a fi modificate organigramele și fără a fi asigurate și garantate resursele necesare pentru ca un DPO să își poată îndeplini cu succes acest rol. Consider că operatorii de date cu caracter personal trebuie să nu mai caute soluții de formă, de fațadă și să înțeleagă că această mult dorită conformitate GDPR nu se realizează prin apăsarea butonului „Print” și că oricine alege această cale rămâne la fel de expus riscurilor, ca oricare alt operator care decide să ignore GDPR.

În ultimii trei ani, strategia de marketing și vânzări a multor companii de consultanță GDPR s-a bazat pe „crearea panicii”, folosind marketingul înșelător, care accentua, în primul rând, dimensiunea astronomică a amenzilor, în loc să promoveze nevoia de instruire a personalului. Plătim în continuare pentru campaniile de marketing din acești trei ani care au vândut conformitatea “de fațadă”, fără a include serviciile specializate ale unui responsabil cu protecția datelor.

Sper că într-un final vom înțelege că în tot acest GDPR este vorba despre oameni, sau mai bine spus despre NOI! Nu este vorba despre creşterea birocraţiei şi despre proceduri sufocante. Este vorba despre respectul pe care trebuie să îl acordăm şi să îl obţinem unii de la ceilalţi, respect de care am uitat datorită, în principal, avantajelor obținute prin utilizarea tehnologiilor bazate pe tranzacționarea datelor cu caracter personal și a informațiilor confidențiale.

În afacerea mea, ca angajator, influențez direct și decid modalitățile prin care sunt procesate datele cu caracter personal. Dar, ca persoană fizică, atunci când navighez pe internet, când merg pe stradă, la un supermarket sau mă cazez la un hotel am așteptarea naturală de a cunoaște cine, de ce și ce date personale sunt prelucrate în ceea ce mă privește. Chiar și după acești trei ani, acest lucru nu se întâmplă aproape niciodată și am încetat să mai cred că ceva poate fi gratuit, dându-mi seama că în aceste situații plătesc de fapt  cu datele mele personale, care au devenit o monedă de schimb foarte valoroasă.

Din punct de vedere personal, cea mai mare provocare pentru companii în procesul de obținere și menținere a conformității GDPR rămâne lipsa unei culturi generale a responsabilității în rândul angajaților asupra confidențialității datelor. Această deficiență poate fi substanțial corectată prin programe de instruire cu privire la importanța protecției datelor, în conformitate cu practicile generale și politicile specifice activității companiei. Responsabilizarea angajaților din perspectiva protecției datelor cu caracter personal va adăuga valoare companiei. Un angajat conștient și informat este un angajat vigilent care acționează responsabil, riscurile specifice erorii umane se diminuează semnificativ, în timp ce eficiența muncii crește. Mai mult, identificarea rapidă a posibilelor breșe de securitate și respectarea procedurilor de răspuns la incidente vor reduce la minimum pierderile reputaționale și financiare ale companiei.

Persoana vizată a rămas cea mai mare provocare pentru întreg domeniul protectiei datelor din România, deoarece, din cauza lipsei educației populației în acest domeniu al protecției datelor, Autoritatea de Supraveghere și întreg corpul profesional de specialiști se confruntă cu solicitări nejustificate și insuficient documentate privind stergeri selective sau rectificari neîntemeiate a datelor personale. Cu siguranță, aceste solicitări nu sunt soluționate întotdeauna în favoarea persoanei vizate, existând mai multe reglementări specifice în ceea ce privește termenul de retenție și posibilitățile de restricționare și condiționare a accesului la date.

Gardianul modului în care sunt respectate confidențialitatea și mecanismele de protecție a datelor cu caracter personal rămâne Responsabilul cu protecția datelor (DPO), această profesie „tânără”, care probabil se confruntă cu una dintre cele mai mari provocări profesionale, datorită caracterului general al Regulamentului (UE) 2016/679 și a lipsei unor repere unitare pentru interpretarea și punerea sa în aplicare.

Modul în care această nouă funcție de DPO a fost tradusă în limba română, înlocuind termenul de „ofițer” cu „responsabil” este o eroare cu efecte pe termen lung, deoarece induce greșit ideea că responsabilitatea stă pe umerii acestei persoane, făcând să fie și mai greu de conștientizat faptul că responsabilitatea conformității este în permanență a managementului operatorului și că rolul Responsabilului cu protecția datelor este de a susține și de a monitoriza acest proces și nu răspunde efectiv de implementare sau de consecințele neimplementării GDPR în entitate.

Dacă ne oprim asupra obligațiilor operatorilor publici din România de a desemna un responsabil cu protecția datelor, conform datelor furnizate de Autoritatea de Supraveghere, constatăm că doar o parte din aceste instituții publice și-au notificat decizia de numire a unui DPO, aproximativ 2000 de notificări fiind înregistrare din partea acestora, restul aparținând operatorilor din domeniul privat. Dacă luăm în considerare că în România avem aproximativ 20,000 de instituții publice, reiese un grad de conformare de doar 10% în privința respectării obligațiilor conform articolului 37 din Regulament, restul de 90% alegând asumat să nu ducă la îndeplinire această obligație legală.

În ultimul an, societatea în care trăim s-a schimbat, fiind supusă unuia dintre cele mai dificile teste de stres. Frica este cea care a forțat societatea noastră să se adapteze și să se maturizeze forțat, făcând, în primul rând, un mare salt spre digitalizare. Astăzi vorbim mai mult ca oricând despre telemuncă, telemedicină, tele-educație și, mai ales, despre știri false. Mediul de afaceri românesc a resimțit pe deplin efectele acestei pandemii. Unele companii și-au suspendat în totalitate activitățile, în timp ce altele au implementat noi procese de lucru la distanță pentru angajați, ținând cont de regulile de izolare. Prioritatea a fost restabilirea cât mai rapidă a activității companiilor și instituțiilor publice și, în acest context, au existat compromisuri privind protecția datelor, compromisuri care vor trebui rezolvate pe măsură ce situația se îndreaptă spre o nouă normalitate.

Putem spune că pandemia a acționat ca un accelerator pentru deciziile de adoptare și utilizare a noilor tehnologii, deoarece, în doar câteva luni, a devenit clar că digitalizarea nu mai este opțională, ci este absolut necesară pentru supraviețuirea companiilor și pentru continuitatea serviciile publice furnizate de autorități. Această situație a făcut ca multe proiecte să fie lansate în regim de urgență, deși, în mod normal, ar necesita ani de analiză și planificare și a fost practic imposibil să se ia în considerare toate efectele „secundare”.

În urma recomandărilor autorităților române, mai multe companii au decis să accepte, de la o zi la alta, ca angajații să lucreze de acasă. Din punct de vedere legal, am fost pregătiți, legislația română are prevederi clare în ceea ce privește telemunca / munca la domiciliu și majoritatea companiilor au semnat acum cu fiecare angajat doar o anexă la contractul de muncă, pentru a îndeplini această formalitate birocratică. Foarte puține companii au investit în securitatea echipamentelor și canalelor de comunicații, alegând adesea soluțiile cele mai rapide și mai ieftine, folosind adesea echipamentele de calcul și de comunicare personale ale angajaților.

Trebuie să ne dăm seama că toată această digitalizare în regim de urgență vine la pachet cu asumarea riscurilor de către operatori. Cu toate acestea, urgența nu înseamnă renunțarea la precauții și analize prealabile. Chiar și cu timp și resurse limitate, se pot lua măsuri pentru a reduce riscul prin identificarea proceselor a căror digitalizare are impact maxim asupra funcționării companiei și alocarea cu prioritate a resurselor de analiză și control al riscurilor.

Derapajele operatorilor de la respectarea principiilor GDPR au devenit o normalitate pe care persoanele vizate le acceptă și le trec cu vederea în speranța că nu se vor repeta. Cu toate acestea, valorile amenzilor aplicate de Autoritățile de Supraveghere europene sunt în creștere, ajungând să depășească 170 milioane de euro în 2020, dublu atât ca număr de amenzi, cât și valoric, față de anul anterior.

În ultimul an, de când a fost recunoscută oficial pandemia Covid-19, s-a vorbit mai mult despre GDPR decât în întreaga perioadă de la intrarea în vigoare a Regulamentului UE 679/2016 și este trist că a fost necesar acest virus pentru a oferi domeniului protecției datelor cu caracter personal atenția pe care o merită cu adevărat. Numărul crescut de incidente de securitate, de multe ori prin campanii de phishing, infectând mii de computere, se datorează naivității utilizatorilor care citesc acum orice e-mail legat de acest Coronavirus. Din păcate, multe afaceri au suferit și, mai mult decât efectele crizei sanitare ale acestei pandemii, sunt îngrijorat de valul de recesiune economică pe care estimez că o vom parcurge în următoarele luni și care va pune, din păcate, protecția datelor cu caracter personal într-un con de umbră.

Marius Dumitrescu, președinte al Asociației Române a Specialiștilor în Confidențialitate și Protecția Datelor (ASCPD), DPO certificat PECB și Trainer, Managing Partner NeoPrivacy România