Pe zi ce trece devine din ce în ce mai greu să ignori titlurile bombastice care fac referire la acest nou Regulament European (GDPR). Majoritatea titlurilor încearcă să sperie cititorii prin intermediul amenzilor mari și surprinzătoare. În realitate, după trei ani de la intrarea în vigoare, nu este nimic surprinzător. Ne așteptam cu toții să apară aceste amenzi, mai ales că o mare parte dintre operatori nu au facut încă mai nimic sau au încercat o conformare doar formală, prin tiparirea unor documente.

Zilele trecute citeam că o "decizie majoră a fost luată în prinvința GDPR, care vizează persoanele fizice" și apoi un alt titlu " raspuns oficial ANSPDCP - persoanele fizice nu pot fi amendate conform GDPR". Mi-a trezit imediat interesul, nu pentru că era o informație revoluționară, ci pentru că într-un fel contrazicea tot ce știam eu despre acest Regulament. Am căutat pe site-ul autorității  și nu am găsit o astfel de decizie oficială, și nici nu cred că ar putea să existe pentru că ar contrazice tocmai Recitalul 18, cât și art.2 alin c din Regulament:

(18) Prezentul regulament nu se aplică prelucrării datelor cu caracter personal de către o persoană fizică în cadrul unei activități exclusiv personale sau domestice și care, prin urmare, nu are legătură cu o activitate profesională sau comercială. Activitățile personale sau domestice ar putea include corespondența și repertoriul de adrese sau activitățile din cadrul rețelelor sociale și activitățile online desfășurate în contextul respectivelor activități. Cu toate acestea, prezentul regulament se aplică operatorilor sau persoanelor împuternicite de operatori care furnizează mijloacele de prelucrare a datelor cu caracter personal pentru astfel de activități personale sau domestice.

Haideți să vă explic și de ce!

De când a apărut acest nou Regulament (26 aprilie 2016) noi toți cei care avem cel puțin un angajat sau desfășurăm o activitate profesională care implică prelucrarea datelor cu caracter personal, ne numim OPERATORI. Pentru acest motiv s-a renuntat și la înscrierea în registrul național al procesatorilor de date, pentru că implicit toți cei care prelucrăm date trebuie să respectăm Regulamentul și devine inutilă o măsură de înregistrare. Definiția oficială din Regulament, este următoarea: un operator este o persoană fizică sau juridică, autoritate publică, agenție sau alt organism care, singur sau împreună cu altele, stabilește scopurile și mijloacele de prelucrare a datelor cu caracter personal. Drept urmare, dacă persoana fizică poate fi operator, atunci PERSOANA FIZICĂ POATE FI AMENDATĂ și de fapt s-a și întamplat deja. 

Nu calitatea de persoană fizică sau juridică dictează posibilitatea de a primi amenzi, ci scopul prelucrării acestor date (domestic vs. profesional), sau mai bine zis, modul în care respectăm principiile și obligațiile introduse de Regulamentul 679/2016.

Dacă încă vă întrebați ce înseamnă "prelucrare de date cu caracter personal", ei bine, ORICE OPERAȚIUNE, sau set de operațiuni, efectuate asupra datelor cu caracter personal sau asupra seturilor de date, cu sau fără utilizarea mijlocelor automatizate este o prelucrare de date. De remarcat că definiția începe cu "ORICE", astfel că nu există o listă limitativă de activități care se încadrează. Practic, dacă colectăm, înregistrăm, organizăm, structurăm, stocăm, adaptăm sau modificăm, extragem, consultăm, utilizăm, aliniem sau combinăm, divulgăm prin transmitere, diseminăm sau punem la dispoziție prin orice alt mod, restricționăm sau ștergem sau distrugem (și lista nu se oprește aici ...) înseamnă că prelucrăm date.

În cuprinsul Regulamentului sunt prevazute expres și limitativ cazurile în care nu se aplică prevederile Regulamentului și printre aceste excepții se află și activitățile de prelucrare realizate de către o persoană fizică în cadrul unei activitati exclusiv personale sau domestice. Spus altfel, dacă eu prelucrez acasă și nu obțin beneficii ( financiare, de imagine etc), înseamnă că mă încadrez în această situație. Dar trebuie să mă raportez la toată legislația existentă, nu doar la GDPR!

Să vă dau și un exemplu: Angajatul X pleacă de la firmă prin încetarea contractului de muncă și ia cu el (intenționat sau nu) o bază de date cu clienții. Dacă stochează și păstrează acestă listă pentru el (făcând abstracție că a comis o ilegalitate și a încălcat regulamentul intern de funcționare și procedurile de securitate), din punct de vedere GDPR se îndrează în categoria exceptată și nu a încălcat nici o prevedere GDPR. Dar, dacă vinde această bază de date sau o trasferă către o altă persoană, în schimbul unor beneficii, chiar și de imagine, s-a transformat automat în OPERATOR, deoarece tocmai "a stabilit scopurile și mijloacele de prelucrare a datelor cu caracter personal".

Un al doilea exemplu: eu ca persoană fizică îmi fac un grup pe Facebook destinat pasionaților de călătorii și reușesc să strâng câteva sute de persoane. Sunt operator de date sau nu ? Conform Curții de Jusție a Uniunii Europene, prin Hotărârea în cauza C-210/16 Unabhängiges Landeszentrum für Datenschutz Schleswig-Holstein/ Wirtschaftsakademie Schleswig-Holstein GmbH, s-a constatat că un administrator de grup trebuie considerat ca fiind operator, în cadrul Uniunii, împreună cu Facebook Ireland, în ceea ce privește prelucrarea datelor membrilor acelui grup. "Un administrator de grup participă, prin acţiunea sa de stabilire a unor parametri (în funcţie, printre altele, de audienţa sa ţintă, precum şi de obiective de gestionare sau de promovare a propriilor activităţi), la stabilirea scopurilor şi a mijloacelor de prelucrare a datelor personale ale vizitatorilor paginii sale pentru fani. În special, Curtea arată în această privință că administratorul paginii pentru fani poate solicita obţinerea (sub formă anonimizată) – și deci prelucrarea – de date demografice privind audienţa sa ţintă (în special tendinţe în materie de vârstă, de sex, de situaţia amoroasă și de profesie), de informaţii privind stilul de viaţă şi centrele de interes ale audienţei sale ţintă (inclusiv informaţii privind cumpărăturile şi comportamentul de cumpărare online ale vizitatorilor paginii sale precum și privind categoriile de produse sau de servicii care îi interesează cel mai mult) și de date geografice care permit administratorului paginii pentru fani să ştie unde să efectueze promoţii speciale sau să organizeze evenimente şi, în manieră mai generală, să îşi direcţioneze mai bine oferta de informaţii."

Potrivit Curții Europene de Justitie, faptul că un administrator al unei pagini pentru fani utilizează platforma instituită de Facebook, pentru a beneficia de serviciile aferente acesteia, nu îl poate exonera de respectarea obligațiilor sale în materie de protecție a datelor cu caracter personal. Curtea subliniază că recunoaşterea unei răspunderi solidare a operatorului reţelei sociale şi a administratorului unei pagini pentru fani găzduite pe această reţea în raport cu prelucrarea datelor personale ale vizitatorilor acestei pagini pentru fani contribuie la asigurarea unei protecţii mai complete a drepturilor de care dispun persoanele care vizitează o pagină pentru fani.

Un ultim exemplu: a fost amplasată în România o cameră de luat vederi într-un bloc, de către o persoană fizică care nu este nici administrator al clădirii, nici reprezentant al asociației de proprietari. Această persoană nu deține acordul celorlalți proprietari și nici temei legal pentru procesarea și stocarea acestor date. Imaginile de pe camere video surprind atât locatarii blocului, cât și persoane străine ce intra sau ies din clădire pe durata unei zile, inclusiv reprezentanți și angajați ai unor firme cu sediu în bloc. O persoana filmată ilegal în mod repetat, reprezentant al unei societăți comerciale, a sesizat ANSPDCP, și se pare că a primit următorul răspuns: „Potrivit art. 2 alin. (2) lit. c) din RGPD, acest act normativ nu se aplică prelucrărilor de date cu caracter personal efectuate de către o persoană fizică în cadrul unei activități exclusiv personale sau domestice”.

Opinia ANSPDCP, raportată la prevederile Regulamentului UE 679/2016, consider că este corectă, dar cazul de față trebuie analizat și din prisma legislației amintite și a jurisprudenței europene. Voi solicita ANSPDCP un punct de vedere față de modul în care declarația oficială a fost publicată într-un mod cred tendențios și decontextualizat afirmându-se că "printr-o hotărâre recentă, ANSDCP arată că GDPR nu se aplică persoanelor fizice care procesează date în scop personal sau domestic, chiar dacă prelucrarea în sine are loc fără acordul persoanei vizate și fără temei legal. "

Revenind la analiza acestui caz, persoana fizică desfașoară o activitate domestică și se încadrează în excepția de aplicabilitate conform art. 2 alin. c . Totuși, acest exemplu dat cu filmarea privată trebuie analizat nu doar din prisma GDPR (activitatea domestică fiind exceptată), ci mai degrabă raportandu-ne la Legea privind asocițiile de locatari și Legea privind paza obiectivelor, bunurilor, valorilor și protecția persoanelor pentru a analiza ce înseamna filmarea în spațiul public de către o persoană fizică fără aprobare și fără o notificare prealabilă.

Dacă persoana fizica poate dovedi că prelucrarea de date este necesară, scopul fiind securitatea bunurilor și protecția persoanelor, ne putem gândi că legalitatea prelucrării este dovedită de acest interes legitim, cu condiția bineînțeles să fie respectate principiile transparenței și a stocării limitate. Recomandarea generală în astfel de situații este ca să fie obținut acordul asociației de proprietari și condiționată de afișarea unui anunț că zona este monitorizată video, cu menționarea scopului, și că imaginile nu sunt păstrate mai mult de 30 de zile.

Jurisprudența europeană în domeniul protecției datelor vine și susține afirmația inițială că persoanele fizice pot fi amendate, dovadă fiind cele doua amenzi acordate deja de Autoritățile de Supraveghere din Belgia și din Austria:

• Am scris într-un articol anterior despre un primar al unui oraș belgian a trimis un e-mail conținând propagandă electorală către 2 (doi) locuitori ai orașului său. Cei doi reclamanți au intrat în contact cu primarul municipalității, comunicând prin e-mail, în vederea derulării unui proiect urban. Cu o zi înainte de alegerile locale din 14 octombrie 2018, primarul a folosit apoi funcția "reply" a e-mail-ului pentru a trimite un mesaj electoral reclamanților. În urma audierii părților, Camera de litigii a autorității belgiene a constatat utilizarea abuzivă a datelor cu caracter personal în scop electoral, impunând o sancțiune financiara de 2000 de euro și o mustrare primarului. (Data: 28.05.2019
  Baza legala:Art. 5 (1) b) GDPR, art. 6 GDPR)
• În Austria a fost aplicată amenda de 2200 euro împotriva unei persoane private care a folosit într-un mod ilegal supravegherea video a parcărilor, trotuarelor, grădini și zonei de acces la complexul rezidențial în care locuia și în plus, supravegherea video acoperea și zonele de grădină ale unei proprietăți adiacente. În acest caz, supravegherea video nu a fost proporțională cu scopul și nu s-a limitat la ceea ce este strict necesar și nu a fost isemnalizată corespunzător. (Data: 20.12.2018, Baza legala: Art. 5 (1) a) și c GDPR, art. 6 (1) GDPR, art. 13 GDPR)

În concluzie, persoanele fizice pot fi operatori de date cu caracter personal și drept urmare pot fi amendate.Contează în primul rând dacă acestea desfășoară activități domestice sau activități profesionale sau comerciale.

Iar legat de titlurile bombastice, recomandarea mea este să treceți prin filtrul rațiunii și să vă informați din mai multe surse credibile. Nu tot ce se publică este adevărat, nu tot ce zboară se mănâncă! 

Specialistii in protectia datelor au fost cei care au lucrat alaturi de organizatii in procesul de obtinere si mentinere a conformitatii GDPR. Am vrut sa stim care a fost, in opinia lor, cea mai mare provocare cu care s-au confruntat companiile in acesti doi ani.

In opinia lui Bogdan Manolea, legal expert, cea mai mare provocare a fost: “Sa inteleaga ceea ce trebuie sa faca. Efectiv, de maine. Companiile se asteapta sa primeasca un checklist clar si definitiv, impreuna cu un pret ferm, pe care sa-l plateasca o data si gata. Dar raspunsul depinde atat de mult de practicile efective de prelucrare a datelor, care sunt diferite de la companie la companie si de masurile de securitate corelative, incat eu gandesc ca ar fi neprofesional sa zici ca stii ce trebuie sa faca de la prima intalnire. Pentru ca, de fapt, nu stii si o sa-ti dai seama pe parcurs”.

La capitolul provocari, Serban Popa, consultant GDPR la Unity Solutions, mentioneaza: “Micsoarea importantei efortului de analiza si consultanta, a cartografierii proceselor interne cu toate elementele descriptive aferente.”

Raluca Puscas, avocat asociat la Filip & Company, afirma: “Intr-adevar, ne gandim in primul rand la obtinerea conformitatii cu cerintele GDPR, care presupune o serie intreaga de activitati, de la maparea datelor, analize de risc, evaluari ale impactului asupra protectiei datelor, implementarea de politici si documente, dar apoi si la mentinerea acesteia, care este un proces continuu. De multe ori, toate acestea presupun schimbarea modului de lucru in organizatie si definirea unor noi fluxuri de colaborare intre departamente, implicand si responsabilul pentru protectia datelor. Chiar si dupa ce toate politicile, procedurile si evaluarile vor fi facute si toate documentele vor fi in ordine, ramane provocarea de a incorpora cerintele de privacy in cultura organizatiei si anume, de a acorda atentie protectiei datelor clientilor, angajatilor si tuturor persoanelor ale caror date le prelucreaza.

Acest lucru presupune atat lucruri aparent simple, cum ar fi acela de a nu solicita semnarea unui consimtamant in cazul in care nu este de fapt necesar (in ideea ca poate e mai sigur asa), ori de a pastra diverse acte in baza de date (ca poate mai trebuie vreodata, desi perioada de stocare a expirat) si pana la lucrurile mai complexe care pot presupune investitii din partea companiei, cum ar fi stergerea datelor la momentele de expirare a perioadelor de detinere prevazute in registru”.

Pentru Stefan Iancu, consultant GDPR in cadrul companiei iPrivacy, “Sunt trei variabile care influenteaza major succesul programelor de conformare, si anume: desemnarea responsabilului cu protectia datelor cu respectarea cerintelor din Regulament (expertiza, independenta, evitarea conflictelor de interese, asigurarea implicarii DPO in timp util in toate aspectele privind protectia datelor, acces la cel mai inalt nivel, etc), evaluarea corecta a impactului si riscurilor asociate precum si alocarea corecta a resurselor necesare”.

Roxana Mitroi, avocat in cadrul bpv GRIGORESCU STEFANICA, semnaleaza ca: “Inclusiv angajatii companiilor ce au parcurs procesul conformitatii si implementarii prevederilor GDPR au fost nevoiti sa se puna la punct cu procedurile si legislatia in domeniu. In orice caz, fiecare organizatie este diferita si fiecare activitate a unei organizatii poate duce la prelucrarea unor tipuri diferite de date. In vederea aplicarii in mod corect a prevederilor GDPR, apreciem ca una din provocarile companiilor este monitorizarea continua si permanenta a conformitatii sale. Luand in considerare eforturile interne si externe depuse pentru a ajunge la un grad de conformare, necesitatea monitorizarii si actualizarii periodice a proceselor de prelucrare, a registrului de activitati de prelucrare, preintampinarea unor brese de securitate, dezvoltarea si utilizarea software-urilor de tipul inteligentelor artificiale, suntem de parere ca activitatea in domeniul privacy & data protection va continua atat la nivelul intern al companiilor, cat si la nivel extern, prin angajarea diferitelor tipuri de consultanti in domeniu”.

Roxana Mitroi mai adauga ca: „In acest sens, se remarca un interes accentuat al companiilor ce se manifesta sub forma implicarii mai multor categorii de actori in acest proiect de aliniere si compliance, iar acest lucru este sustinut inclusiv de practica multor organizatii de a desemna la nivel intern persoane specializate responsabile de aspecte de tin de protectia datelor, desemnate la nivelul intregului grup, persoane ce colaboreaza cu avocati sau consultanti externi in acest domeniu”.

Marius Dumitrescu, specialist GDPR, afirma ca: „Angajatii reprezinta unul dintre cele mai mari riscuri in ceea ce priveste securitatea unei organizatii, conform studiului State of Cybersecurity 2019 realizat de ISACA. Din punctul meu de vedere, cea mai mare provocare a companiilor in procesul de obtinere si mentinere a conformitatii GDPR este carenta unei culturi a responsabilitatii, in randul angajatilor, privind protectia datelor personale. Acesta carenta poate fi diminuata substantial in urma instituirii unor programe de instruire cu privire la importanta protectiei datelor in concordanta cu practicile generale si politicile specifice activitatii companiei. Responsabilizarea angajatilor din perspectiva protectiei datelor personale va aduce un plus de valoare companiei. Un angajat constient si informat este un angajat vigilent si care actioneaza cu responsabilitate, riscurile unei erori umane scazand, in acelasi timp in care randamentul muncii creste. Mai mult, identificarea rapida a eventualelor brese de securitate si respectarea protocolului de raspuns la incidente va minimiza pierderile companiei”.

Specialistul concluzioneaza: “Raman un visator si sper ca in urmatoarea perioada sa vedem campanii de educare a persoanelor vizate din Romania, si de ce nu, campanii de educatie in scoli”.

Data de 25 mai 2020 a marcat 2 ani de la implementarea regulamentului GDPR in Uniunea Europeana. Au fost doi ani plini de schimbari, atat pentru utilizatori, cat si pentru companii, dar, mai ales, pentru specialistii in protectia datelor. Cu această ocazie, colegii noștri de la SYPHER au realizat acest articol colaj in patru parti, care prezinta 2 ani de GDPR din perspectiva mai multor profesionisti in domeniul protectiei datelor.

Cei doi ani de la implementarea GDPR au fost o perioada cu numeroase provocari, atat pentru companii, dar si pentru specialisti, in procesul de obtinere si mentinere a conformitatii GDPR. Am intrebat sase specialisti care a fost cea mai mare provocare cu care s-au confruntat profesionistii care activeaza in domeniul protectiei datelor.

Bogdan Manolea, legal expert, puncteaza trei provocari majore; pe scurt: “Sa existe. Sa invete. Sa aplice.”

Specialistul detaliaza apoi: “Cea mai mare provocare pentru societate a fost sa existe, pentru ca, inainte de 2018 erau destul de putini specialisti care sa poate sa se laude ca lucreaza efectiv pe domeniul protectiei datelor. A doua mare provocare a specialistilor a fost, pe de o parte sa primeasca o instruire adecvata, in conditiile primului punct, dar si sa gaseasca materiale educative sau de informare dincolo de cursul initial. Iar a treia a fost sa vada cum pot sa aplice ceea ce stiu in zona in care lucreaza. Si sa convinga managementul ca este nevoie de unele schimbari.”

Pentru Serban Popa, consultant GDPR la Unity Solutions, cea mai mare provocare a constituit-o “Constientizarea necesitatii adaptarii si conformarii proceselor si activitatiilor la noile cerinte, alaturi de faptul ca efortul se va regasi in increderea crescuta a clientilor si a partenerilor de afaceri.”

La capitolul provocari, Raluca Puscas, avocat asociat la Filip & Company, mentioneaza ca: “Integrarea cerintelor legate de protectia datelor in activitatea zilnica a companiilor a fost si ramane o provocare in sine, in sensul de constientizare in cadrul organizatiei si in privinta crearii unei <<obisnuinte”>> de a integra regulile GDPR in toate liniile de activitate si noile produse dezvoltate de operatorul economic”.

Raluca Puscas remarca faptul ca: “Dincolo de actiunile de implementare specifice, de multe ori specialistii in protectia datelor s-au confruntat cu provocarea de a-si defini rolul in cadrul organizatiei si de a convinge ca regulile stabilite de GDPR nu reprezinta o piedica in dezvoltarea afacerii, in implementarea de noi tehnologii sau lansarea de noi produse, ci pot fi identificate solutii adecvate, in conditiile unei prelucrari responsabile a datelor. Nu mai putin, adaptarea la mediul de afaceri in continua schimbare si raspunsul rapid in situatii de criza (cum este actuala situatie generata de COVID-19 sau, mai general, situatiile cand companiile se confrunta cu o incalcare a securitatii datelor) necesita reactii si raspunsuri prompte, inclusiv in zona de protectie a datelor, iar acest lucru necesita de asemenea o atentie continua si o buna pregatire de specialitate”, a mai adaugat specialistul.

Pentru Stefan Iancu, consultant GDPR in cadrul companiei iPrivacy, cele mai mari provocari au fost reprezentate de: “Comunicarea clara si asigurarea acceptarii de catre senior management a obiectivelor de conformare la Regulament, asigurarea alocarii resurselor necesare si a comunicarii in organizatie, la toate nivelele, pe de o parte si extinderea expertizei proprii, in aria de IT, Legal, Management al riscului, Audit, Training, pe de alta parte”.

In opinia Roxanei Mitroi, avocat in cadrul bpv GRIGORESCU STEFANICA, “Una dintre provocarile cu care cu siguranta multi specialisti ai domeniului s-au intalnit este legata de cartografierea in mod complet a datelor personale prelucrate, precum si a activitatilor de prelucrare, avand in vedere faptul ca fiecare activitate de prelucrare trebuie identificata, stabilindu-se atat elementele de legitimitate ale acesteia, cat si identificarea scopurilor prelucrarii, a temeiurilor juridice, perioadelor de retentie adecvate, a tuturor entitatilor implicate in proces”.

Roxana Mitroi mentioneaza ca „Alte provocari in domeniu au fost date chiar de aspectele sensibile pentru care au fost solicitate opiniile juristilor. Astfel, anumite zone precum marketingul, profilarea, monitorizarea comportamentului prin noile tehnologii sunt unele dintre putine cazuri cand spiritul de inovatie, dar si pragmatismul juridic au iesit la iveala. In acest context, un aspect important este identificarea echilibrului intre nevoile business-ului de a-si continua activitatea si gradul de conformare cu prevederile GDPR. Mai mult, o alta provocare aparuta in decursul acestor ani a plecat de la lipsa unor proceduri minime de protectie a datelor si de asigurare a securitatii acestora, precum si de la lipsa de pregatire a personalului intern al organizatiilor privind modul in care datele personale sunt prelucrate.  In acest sens, avocatii firmei noastre au inceput proiectele de conformitate cu prevederile GDPR prin niste sesiuni de training organizate la nivelul organizatiilor pe care le asistam, pentru ca angajatii acestora sa cunoasca prevederile si procedurile ce vor dicta modul in care trebuie sa actioneze in legatura cu activitatile de prelucrare a datelor pe care le desfasoara”.

Pentru Marius Dumitrescu, specialist GDPR, „Persoana fizica in sine a ramas cea mai mare provocare pentru intreg domeniul protectiei datelor din Romania, deoarece, prin lipsa de cultura, intreg corpul profesional se confrunta cu solicitari nejustificate si insuficient documentate privind stergeri selective sau rectificari neintemeiate a informatiilor inregistrate in documente. Cu siguranta, aceste solicitari nu vor fi solutionate in favoarea persoanei vizate, existand mai multe reglementari specifice in ceea ce priveste termenul de retentie si posibilitatile de acces restrictionat si conditionat”.

Totodata, in opinia specialistului, “Gardianul modului in care se respecta confidentialitatea si mecanismele de protectie a datelor cu caracter personal ramane in continuare Responsabilul cu protectia datelor cu caracter personal (DPO), aceasta meserie nou aparuta, care se confrunta probabil cu cele mai mari provocari profesionale datorita caracterului general al Regulamentului (UE) 2016/679 si lipsei unor repere unitare privind interpretarea si implementarea lui. Poate si denumirea postului, care induce ideea responsabilitatii concentrate pe umerii unei singure persoane, a ingreunat ascensiunea si recunoasterea profesionala, multi DPO facand educatie managementului in momentul semnarii contractelor de consultanta”.