Ovidiu Ionescu a absolvit Facultatea de Administrație Publică, din cadrul SNSPA, în anul 2013 și Facultatea de Drept, Universitatea Titu Maiorescu, în anul 2017. A urmat 7 ani de formare juridică  dobândită  în domeniul notarial. Începând cu 1 mai 2018 și-a început activitatea în domeniul protecției datelor cu caracter personal. Timp de șapte luni a oferit consultanță pentru companii private, iar din februarie 2019 şi-a început activitatea ca Responsabil pentru Protecția Datelor în cadrul KRUK Romania. În vara anului 2019 a obținut acreditarea ANC în cadrul Institutului Bancar Român, susținând lucrarea „Protecția datelor cu caracter personal în domeniul investigaților private”. Ovidiu îşi continuă pregătirea profesinală  și anul acesta prin parcurgerea cursului PECB inc., în vederea acreditării internaționale.

În rețeaua profesională, Ovidiu spune despre el că, în calitate de jurist, cultivă verticalitatea, iar în activitatea pe care o desfășoară asigură protecția dreptului persoanei la viață privată. Valori precum dreptatea, corectitudinea și respectul față de om sunt esențiale și le va cultiva întotdeauna.

Ovidiu Ionescu e unul din lectorii Workshop-ulului dpo.Tools organizat de Portalul dpo-NET.ro - Data Protection Officers Network, în data de 12 Mai 2020 (10:00 - 12:00), în parteneriat cu SYPHER, Wolters Kluwer România, NeoPrivacy România, Kruk Romania si NetSpace - GDPR Division, abordand o tema de mare interes, "Provocarile procesului de CARTOGRAFIERE". Evenimentul isi propune sa analizeze, intr-un mod pragmatic, etapele procesului de cartografiere, dificultatile intalnite precum si solutiile care pot ajuta DPO-ul sa indeplineasca si sa gestioneze cu succes aceasta sarcina.

PARTICIPAREA ESTE GRATUITA. Webinarul are loc in limba romana pe Microsoft Teams si se va adresa comunitatii specialistilor in confidentialitate si securitatea datelor din Romania, fiind un eveniment cu acces GRATUIT. Locurile sunt limitate, numarul maxim fiind de 250 de persoane. Evenimentul va fi inregistrat si ulterior postat in spatiul public pentru a asigura accesul la informatii cator mai multe persoane si dupa acest eveniment. Inscrierile se pot face prin intermediul acestei pagini dedicate evenimentului. 

Ovidiu Ionescu a acceptat să ofere un interviu în exclusivitate pentru cititorii dpo-NET.ro, reușind să ne trezească interesul tuturor pentru un subiect atât de important pentru orice companie care își propune să adopte și să implementeze principiile GDPR: "Cartografierea in contextul GDPR. Indicator al responsabilității prelucrării."

Cât de importantă este cartografierea datelor pentru un DPO? Dar pentru operator?

Cartografierea datelor este „actul”, tabel și diagramă sau sistem informatic, care oferă, atât DPO-ului, cât și operatorului, o imagine de ansamblu asupra activităților de prelucrare a datelor. Aceasta oferă trasabilitate în cadrul procesului de prelucrare a datelor, însă chiar și trasabilitatea, specifică unei hărți, este doar o parte din beneficiile aduse de procesul de cartografiere a datelor.

Cartografierea datelor îți oferă, într-un cadru centralizat, informații despre tipurile de date prelucrate, motivele prelucrării, sursa acestora, temeiurile juridice, perioadele specifice de stocare, locurile în care acestea sunt stocate și măsurile tehnice și organizatorice aplicate fiecărei activităţi de prelucrare în parte. Mai mult decât atât, în privința fluxului de date, cartografierea include destinatarii datelor, calitatea părților (ex. persoană împuternicită de operator, operator asociat, separat, instituție publică.) și măsurile care sunt luate în cazul transferurilor de date către acești destinatari.

Pentru DPO, cartografierea datelor reprezintă imaginea de ansamblu relevantă a activităților de prelucrare din cadrul unei companii. Este mijlocul prin care acesta își poate îndeplini sarcinile atribuite, cum ar fi monitorizarea respectării regulamentului, oferirea unei consilieri concludente operatorului și angajaților acestuia sau soluționarea cererilor de acces venite din partea persoanelor vizate.

De asemenea, supervizarea unui proces de cartografiere a datelor de către DPO este cel mai bun mijloc prin care acesta poate să cunoască efectiv activitățile de prelucrare din cadrul companiei. Din punctul meu de vedere, acest proces stă la baza oricărui plan de implementare a Regulamentului General privind Protecția Datelor și este esențial să fie elaborat în prima fază a implementării.

Pentru operator, cartografierea datelor ajută în contextul aplicării principiului responsabilității prevăzut de articolul 5, alineatul 2 din Regulament, căci, astfel, operatorul poate dovedi fără echivoc întocmirea evidenței activităților de prelucrare. Dar aceasta este doar un beneficiu al cartografierii. Pot fi operatori care nu au  obligația întocmirii unei evidențe a activităților de prelucrare, iar aceste categorii de operatorii ar putea fi tentați cu ușurință, să nu vadă acest beneficiu.

Cu toate acestea, cartografierea datelor ajută, pe de o parte, la stabilirea bazei legale pentru fiecare activitate de prelucrare în parte, iar, pe de altă parte, la elaborarea unor note de informare corespunzătoare, precum și a unor politici și registre specifice, cum ar fi managementul accesului utilizatorilor, registrul operatorilor, registrul persoanelor împuternicite, politici de reținere a datelor, politici privind documentele fizice, norme pentru utilizarea echipamentelor digitale, contribuind chiar și la elaborarea politici de securitate a informației. Cu alte cuvinte, trecând prin procesul de cartografiere a datelor, operatorul poate lua măsuri care să asigure principiul legalității, transparenței și echității, poate minimiza datele, acolo unde identifică că sunt excesive, poate limita scopul, acolo unde este irelevant sau ilegal, poate stabili termenele de reținere specifice și, mai ales, poate stabili măsurile tehnice și organizatorice corespunzătoare, asigurând integritatea și confidențialitatea.

Altfel spus, având în vederea că dovedirea aplicării și respectării regulamentului este principiul de bază, cartografierea completă este o probă care stă la baza construiri altor probe concludente ori în limbaj juridic a „unui început de probă”.

Evaluarea Impactului asupra Protecției Datelor este un alt proces care poate fi ușurat cu ajutorul unei cartografieri corespunzătoare a datelor, întrucât poate contribui foarte bine la descrierea fluxului datelor, a nivelului de confidențialitate al acestora și a riscurilor asociate prelucrării.

Care sunt principalele provocări în cadrul procesului de cartografiere?

Personal, cred că cea mai mare provocare a acestui proces este identificarea datelor. În mod simetric, beneficiul ideal rezultat din cartografierea datelor și din toate acțiunile ulterioare, este curățenia și ordinea în activitățile de prelucrare și efectiv în cadrul întregii activități a companiei. Responsabilitatea față de prelucrare este o cultură, din punctul meu de vedere, și o carte de vizită foarte prețioasă în relațiile de afaceri, atât cu partenerii cât și cu clienții.

Revenind la provocări și la identificarea datelor, într-adevăr, identificarea se poate arăta dificilă uneori, întrucât, în lipsa unui cadru normativ general, imperativ și coercitiv, până în anul 2018 nu toți operatorii au cultivat protecția datelor la un standard ridicat. Astfel, în lipsa unor reguli interne de gestionare și păstrare a datelor cu caracter personal, datele nu au fost întotdeauna prelucrate și stocate în mod controlat.

Din punctul meu de vedere, având în vedere cultura pe care Regulamentul o propune și esența acestuia, precum și principii de bază, cum ar fi respectul față de celălalt, consider demn de apreciat orice operator care este pregătit să o ia de la zero, elaborând o cartografiere completă a datelor, culegând și păstrând doar acele date care sunt absolut esențiale afacerii și curățând întreaga infrastructură fizică și digitală. În felul acesta, se pot evita riscurile generate de activitățile din trecut și se poate porni  cu pași siguri către o construcție sănătoasă în materie de protecție a datelor cu caracter personal. Desigur, pe cât de necesar este, pe atât de ideal poate părea. Complexitatea, amploarea și vechimea unor afaceri, pot să facă dificil de aplicat, dintr-o dată, un astfel de proiect de „punct zero”. În cazul acestor afaceri, curățenia, cartografierea și construirea noilor mecanisme se face treptat, concomitent.

O altă provocare este identificarea măsurilor tehnice și organizatorice corespunzătoare pentru asigurarea protecției datelor și a controlului asupra acestora. Necesitatea acestor măsuri apare odată cu cartografierea datelor.

Regulamentul, atunci când se referă la securitatea prelucrării, face referire la nivelul actual al dezvoltării, termen care, fiind tradus din „state of the art” în limba engleză, se definește ca cel mai înalt nivel de dezvoltare generală privind un dispozitiv, o tehnică sau un domeniu științific, la un moment dat. Astfel, aplicarea măsurilor tehnice atât de importante pentru integritatea și confidențialitatea datelor, poate presupune un consum economic ridicat pentru anumiți operatori, având în vedere specificul activității fiecăruia. Astfel, pot exista companii mici, care, prin prisma activității pe care o desfășoară sunt nevoite să aplice un nivel de securitate ridicat și măsuri organizaționale complexe. Primul exemplu care îmi vine minte, este o firmă de recrutare, dar la fel de bine pot exista companii mici care desfășoară activități cu date sensibile, cum ar fi cele în domeniul medical.

Acești operatori optează deseori pentru resurse modeste de implementare a măsurilor tehnice și organizatorice de protecție a datelor și optează pentru o implementare progresivă a măsurilor. Din acest punct de vedere, identificarea măsurilor de bază pentru a asigura o protecție responsabilă în faza inițială de implementare poate deveni, uneori, o provocare.

Un aspect important care cred că trebuie cultivat este apetitul pentru schimbare. Așa cum nici cartografierea nu este o activitate statică, care se face odată și gata, nici implementarea nu este o activitatea dintr-o dată, ci o activitate continuă, care trebuie monitorizată și controlată constant și revizuită periodic. La fel, activitatea DPO-ului este o activitate în continuă desfășurare.

Ce sfaturi ai pentru cartografierea datelor?

Sfatul meu principal pentru operatori este de a efectua cartografierea datelor într-o manieră cât mai exactă și mai elaborată, astfel încât să asigure controlul asupra datelor. E un mijloc care, cum spuneam anterior, nu ușurează doar munca DPO-ului, ci ajută compania în ansamblul ei și care poate, astfel, reglementa, dezvolta și proba o practică coerentă în interiorul companiei, cu partenerii de afaceri, autoritățile sau clienții.

De asemenea, este foarte important să implice toate departamentele în acest proces și, înainte de asta, să arate importanța și beneficiile asigurării protecției datelor, astfel încât să se asigure că toți colegii din subordine tratează acest subiect în mod constructiv și cu deschidere. Este foarte importantă transparența, pentru a asigura ulterior transparență, astfel că aceasta trebuie să pornească de la conducere, să meargă către colegii din subordine, să revină înapoi la conducere, ca în final să ajungă la clienți, la toți angajații, la partenerii de afaceri și la alte persoane vizate cu care compania interacționează.

Un sfat personal într-un cadru ceva mai general, este să ia în considerare faptul că activitatea de conformare, deși nu este aducătoare de profit, este menită să scadă anumite riscuri, să formeze o cultură a responsabilității față de persoanele vizate și reprezintă, cum spuneam mai sus, o carte de vizită foarte prețioasă.

Nu există un singur mijloc de cartografiere a datelor, sunt varii opțiuni prin care acest proces poate fi îndeplinit, pornind de la documente, tabele sau hărți (ori toate la un loc), până la software-uri specifice, mai tehnice sau mai prietenoase cu utilizatorul, și chiar până la soluții CRM. Ce este relevant, este ca acest mijloc să arate în mod concludent întregul ansamblu al activităților de prelucrare a datelor și să fie documentat corespunzător.

Daniela Simionovici a absolvit cursurile Universității Ștefan cel Mare din Suceava, specializarea Asistență socială și un master în consiliere și administrare resurse umane la aceeași universitate. A absolvit cursul postuniversitar de “Protecția datelor cu caracter personal” organizat de Facultatea de Drept și Științe Administrative ale aceleiași universități sucevene. Este membru ASCPD și a obținut titlul de „Cel mai bun DPO din România” împreună cu Echipa Nord Est DPO România la Târgu Mureș în iunie 2019. În calitate de Senior Partner la NeoPrivacy România, oferă consultanță în domeniul implementării Regulamentului general privind protecția datelor (GDPR) și oferă și servicii de Responsabil cu protecția datelor personale în regim externalizat (DPO). Participă constant la seminare, dezbateri și conferințe dedicate protecției datelor personale și împărtășește din experiența sa scriind articole și cărți dedicate domeniului protecției datelor din perspectiva practicianului. La sfârșitul lunii Septembrie 2020 a moderat Webinarul LIVE dpo.TALKS unde alături de Mihai Ghiță, Cofondator Sypher Solutions, a analizat provocările profesionale ale DPO-ului în contextul actual.  

Daniela a acceptat să ofere un interviu în exclusivitate pentru cititorii dpo-NET.ro, reușind să ne trezească interesul tuturor pentru un subiect atât de important pentru orice companie care își propune să adopte și să implementeze principiile GDPR: “Amenzile GDPR”. 

Dacă ar fi să facem o radiografie succintă a amenzilor GDPR la nivel european, cum ar arăta?

D.S.: Respectarea dreptului persoanelor vizate la protecția datelor este un drept fundamental, chiar dacă nu este absolut, iar acest lucru presupune că operatorii de date personale trebuie să-și îndeplinească obligațiile care le revin conform prevederilor GDPR.

Indiferent de domeniul specific de activitate al operatorilor sau al PI, indiferent dacă sunt sau nu obligați să numească un DPO sau să întocmească evidențele prevăzute de art. 30, toți operatorii de date personale sunt obligați să respecte principiile GDPR și vom face trimitere explicită la respectarea principiului responsabilității, adică la faptul că toți operatorii și PI trebuie să facă dovada că respectă și implementează corect prevederile GDPR, lucru care, dacă se întâmplă, reduce semnificativ riscul amenzilor GDPR.

Motivele pentru care s-au aplicat cele mai multe amenzi GDPR în acest an au fost stabilirea incorectă sau insuficientă a temeiului legal de prelucrare a datelor și corelarea acestuia cu scopurile prelucrării și insuficiența măsurilor tehnice și organizatorice de securitate a datelor implementate de operatori se află în topul european, dar și în cel românesc în ce privește numărul și cuantumul amenzilor GDPR aplicate de autoritățile de supraveghere și nerespectarea principiilor GDPR de prelucrare a datelor. 

Care este mesajul, legat de aceste amenzi GDPR, pe care un operator de date ar trebui să îl rețină?

D.S.: Se vorbește foarte mult despre amenzile GDPR, despre cuantumul acestora, despre caracterul disuasiv, sau nu al acestora, dar se pierde din vedere faptul că măsurile corective sunt mult mai importante și cu consecințe mai grave decât amenda, per se, în sensul în care, spre exemplu, unui operator căruia i se stabilește măsura corectivă a suspendării chiar și temporare a prelucrării datelor personale, până la corectarea deficiențelor constatate de autoritatea de supraveghere, înseamnă că, nemaiputând să prelucreze date personale, operatorul își suspendă, de fapt, activitatea până când autoritatea ridică măsura suspendării prelucrării datelor.

Am dori să atragem atenția asupra prevederilor art. 29, alin. (2) din Procedura ANSPDCP de efectuare a investigațiilor unde se precizează: „(2) Introducerea contestației [Împotriva procesului-verbal de constatare/sancționare și/sau a deciziei de aplicare a măsurilor corective – n.a.] suspendă NUMAI plata amenzii, până la pronunțarea unei hotărâri judecătorești definitive.”

Operatorii ar trebui să fie conștienți de faptul că, și dacă remediază imediat deficiențele constatate de autoritate și pentru care s-a aplicat măsura corectivă a suspendării prelucrării datelor personale, acest lucru nu înseamnă că autoritatea de supraveghere se mișcă la fel de repede. Prin urmare, riscă să se confrunte cu o perioadă destul de lungă în care nu își pot desfășura activitatea! Ca atare, o amendă, deși nu e de neglijat, mai ales dacă suma este foarte mare, nu înseamnă decât bani, totuși, pe când suspendarea activității pe perioade oricât de scurte ar putea însemna pierderi financiare mult mai mari.

Ați moderat Webinarul dpo.Talks de la sfarsitul lunii septembrie. Care este cea mai surprinzătoare concluzie la care ați ajuns? 

D.S.: Constat ca există o preocupare reală în rândul DPO din toate entitățile legate de numirea forțată a acestora pe postul de DPO, de multe ori în situații evidente de incompatibilitate. Numirea / desemnarea forțată și de formă, pe hârtie, a unui DPO este o realitate care poate avea și chiar are consecințe negative sub aspectul amenzilor GDPR. O soluție pentru evitarea amenzilor GDPR în acest caz, dar și pentru păstrarea unui mediu de lucru armonios într-o entitate ar fi ca operatorii să convingă și să motiveze, nu să oblige un angajat să devină DPO, să-i liniștească temerile și să-l facă să accepte cu ușurința aceste noi sarcini, mai ales dacă acest salariat vede că operatorul se implică, îi alocă resurse de toate tipurile, dacă operatorul conștientizează faptul că trebuie să cheltuie suplimentar pentru instruirea DPO-ului și pentru formarea continuă a acestuia etc. Relația între DPO și operator nu trebuie să se desfășoare de pe poziții de forță, ci pe un nivel de cooperare și colaborare responsabilă. Evitarea situațiilor de incompatibilitate se poate face aplicând un filtru relativ simplu: DPO-ul nu poate desfășura alte activități care l-ar pune în situația de a se audita/monitoriza singur, iar în Ghidul privind responsabilul pentru protecția datelor (DPO), raportat la art. 37-39 din RGDP se găsesc toate îndrumările de care un operator ar avea nevoie pentru a desemna un DPO în mod corect. Numirea unui DPO incompatibil este purtătoare de sancțiuni, iar soluția evitării amenzilor GDPR în acest caz este exact opusul acestei realități, adică numirea corectă a unui DPO evitându-se situațiile de conflict de interese și de incompatibilitate.

Are DPO-ul român resursele necesare pentru a-și desfășura activitatea ?

D.S.: Foarte mulți DPO sesizează și reclamă faptul că nu au resursele necesare pentru a-și desfășura activitatea. Asigurarea resurselor pentru această activitate este obligația operatorului, iar în Regulament sunt menționate explicit și resursele care trebuie alocate, inclusiv pentru instruirea DPO-ului, nu doar cele care vin imediat în mintea unui operator, cum ar fi birotică, papetărie și cam atât. În acest sens, art. 38, alin. 2 este cât se poate de explicit: “(2) Operatorul și persoana împuternicită de operator sprijină responsabilul cu protecția datelor în îndeplinirea sarcinilor menționate la articolul 39, asigurându-i resursele necesare pentru executarea acestor sarcini, precum și accesarea datelor cu caracter personal și a operațiunilor de prelucrare, și pentru menținerea cunoștințelor sale de specialitate.” DPO-ul, în funcție de mărimea organizației, ar putea avea nevoie și de o echipă pluridisciplinară, care să includă cel puțin un jurist și / sau un IT-ist, de un birou propriu, securizat corespunzător, de o colecție, dacă nu de o bibliotecă proprie de materiale bibliografice de specialitate etc. În cazul producerii unei breșe de securitate urmată de o amendă, argumente de tipul “Nu am știut!” sau “Nu avem fonduri suficiente să alocăm și pentru DPO pentru că suntem în criză economică!” sunt irelevante și, chiar dacă nu vor fi interpretate de autoritatea de supraveghere ca circumstanțe agravante, nici nu vor fi luate în considerare ca argumente pentru clemență dusă până la iertarea “păcătosului”. Dacă lipsa de resurse poate fi purtătoare de sancțiuni GDPR, soluția evitării acestora sau a reducerii riscului amenzilor GDPR este bugetarea corespunzătoare a activității DPO-ului. Operatorii ar trebui să includă în bugetul anual de cheltuieli și resursele necesare pentru implementarea GDPR, dar și pentru menținerea conformității, pentru că procesul de conformare GDPR a entității este continuu și este egal cu durata de viață a entității.

Este DPO-ul român investit cu autoritatea necesară pentru a-și putea desfășura activitatea în mod corespunzător ? 

D.S.: DPO-ul nu este învestit de operator cu autoritatea necesară pentru a-și putea desfășura activitatea în mod corespunzător și, mai rău, este chiar ignorat de conducere. Această autoritate absolut necesară DPO-ului nu înseamnă că acesta devine un fel de șef peste ceilalți colegi, pe care-i poate sancționa, ci că este ascultat atunci când trasează sarcini și responsabilități pe linie de GDPR și că beneficiază, pe de o parte, de sprijinul conducerii, pe de altă parte, obține cooperarea și colaborarea responsabilă și implicată a tuturor salariaților care prelucrează date personale. NU DPO-ul este cel care stabilește sancțiunile într-o entitate, ci conducerea acesteia, iar DPO-ul NU face parte din conducere! DPO-ul nu trebuie văzut ca un mic despot în entitate, ci ca pe un garant pentru persoanele vizate că prelucrarea datelor personale se face respectând principiile GDPR, iar operatorul trebuie să-l vadă ca pe o resursă reală pe care, dacă o folosește corespunzător, chiar îndepărtează de entitatea sa riscul contactului cu autoritatea de supraveghere și, implicit, reduce riscul amenzilor. Dacă autoritatea DPO-ului se limitează la transformarea acestuia într-un producător și arhivar de hârtii, de proceduri, politici și chestionare de audit, ușa spre amenzile GDPR este larg deschisă, iar operatorii n-ar trebui să fie nici surprinși, nici nemulțumiți că sunt sancționați. Prin urmare, soluția pentru reducerea riscului amenzilor GDPR în această situație presupune ca DPO-ul să primească autoritate din partea operatorului, iar acesta din urmă să se asigure că toți ceilalți salariați o respectă. Învestirea cu autoritate a DPO-ului nu se limitează la o simplă decizie internă și la semnarea unui proces verbal de luare la cunoștință din partea salariaților, ea trebuie să producă efecte reale.

În ce privește implicarea la timp a DPO-ului în activitățile de protecție a datelor personale vom atrage atenția operatorilor asupra faptului că lipsa încrederii în salariatul desemnat ca DPO nu este o justificare per se, ba, mai mult, în cazul producerii unei breșe de securitate poate fi un indicator clar al unor disfuncționalități grave și a unei stări de dezorganizare la nivelul entității și care nu pot fi estompate de existența unei documentații de conformitate GDPR, oricât de bine și de frumos ar fi întocmită. Cu alte cuvinte, operatorul nu are nicio scuză în fața autorității de supraveghere pentru că a numit un DPO în care nu are încredere și, pe aceasta bază, operatorul nu-și respectă obligația prevăzută de art. 38, alin. 1 din Regulament: “(1) Operatorul și persoana împuternicită de operator se asigură că responsabilul cu protecția datelor este implicat în mod corespunzător și în timp util în toate aspectele legate de protecția datelor cu caracter personal.”

Mai mult decât această implicare, operatorul trebuie să asigure independența DPO-ului, în sensul art. 38, alin. 3 din Regulament: “(3) Operatorul și persoana împuternicită de operator se asigură că responsabilul cu protecția datelor nu primește niciun fel de instrucțiuni în ceea ce privește îndeplinirea acestor sarcini. Acesta nu este demis sau sancționat de către operator sau de persoana împuternicită de operator pentru îndeplinirea sarcinilor sale. Responsabilul cu protecția datelor răspunde direct în fața celui mai înalt nivel al conducerii operatorului sau persoanei împuternicite de operator.” Independența DPO-ului este o altă piedică majoră în entitățile în care acesta este numit de formă și se poate trezi că fiecare șef ierarhic superior pe linia activităților de bază îi spune DPO-ului ce și cum să facă și pe linie de GDPR.

Toate aceste trei situații în care probabilitatea primirii unei amenzi este foarte mare, pot fi evitate, sau măcar redus riscul unei amenzi GDPR prin implicarea operatorului. De acesta depinde, aproape în exclusivitate, ca aceste sancțiuni să nu apară.

Există o preocupare reală legată de răspunderea DPO-ului? În ce măsură DPO-ul poate fi tras la răspundere și poate suporta consecințe negative în cazul implementării necorespunzătoare a GDPR-ului în entitate, mai ales în cazul amenzilor?

D.S.: Se cuvine să punctăm întâi faptul că această temere provine din traducerea nepotrivită a termenului DPO în limba română. În limba engleză, ca, de astfel și în celelalte limbi în care a fost tradus Regulamentul 679/2016, înseamnă Ofițer cu Protecția Datelor - Data Protection Officer și nu RESPONSABIL cu protecția datelor cu caracter personal, inducând, astfel, ideea că persoana care ocupă aceasta funcție este responsabilă de implementarea GDPR. Implementarea GDPR este obligația și implicit responsabilitatea operatorului (a angajatorului) și nu a salariatului numit pe postul de DPO.

În al doilea rând, DPO-ul răspunde legal dacă a produs prejudicii operatorului încălcând alte prevederi legale. Spre exemplu, DPO-ul nu poate fi concediat pentru îndeplinirea funcțiilor și sarcinilor sale specifice, adică nu poate fi concediat pentru că insistă pe lângă operator să-i asigure resurse, sau dă un aviz nefavorabil pentru o anumită activitate de prelucrare de date pe care o consideră riscantă dacă nu se iau măsuri de remediere a deficiențelor, dacă, însă, fură din bunurile angajatorului, provoacă distrugeri, îi perturbă activitatea, consuma alcool în timpul programului, se implică / se lasă implicat în altercații / agresiuni / violențe etc., este pasibil de sancțiuni disciplinare, administrative, penale etc.

Externalizarea serviciului de implementare GDPR este o soluție viabilă și care sunt limitele de responsabilitate ale prestatorilor de servicii în cazul amenzilor GDPR?

D.S.: La această întrebare răspunsul este categoric DA, externalizarea serviciului de protecție a datelor este o soluție foarte bună în multe contexte, dar, operatorii trebuie să ia în calcul câteva aspecte foarte importante:

Operatorii răspund oricum și sunt pasibili de amendă dacă externalizează serviciul către prestatorul nepotrivit, care nu demonstrează că are competențe și experiență adecvată în domeniu și care nu demonstrează că poate securiza datele personale încredințate spre prelucrare în mod corespunzător. Dacă operatorul externalizează serviciul de implementare GDPR către o firmă specializată în vânzarea de legume, dar care pretinde că are codul CAEN potrivit pentru a putea oferi și consultanță GDPR, amenda este ca și scrisă pentru operator. Verificarea sistemului de expertiză și de reputație al prestatorului este obligația operatorului. 

Operatorii răspund oricum și sunt pasibili de amendă dacă nu-și exercită la timp și corect instrumentul controlului asupra prestatorului pentru a se asigura, continuu, că acesta respectă condițiile contractuale în ce privește confidențialitatea și securitatea datelor personale încredințate spre prelucrare. Prestatorul de servicii externalizate ar putea fi sancționat doar dacă operatorul ar putea demonstra fără urmă de dubiu că vina este exclusiv a prestatorului. În teorie, operatorul și prestatorul ar putea răspunde solidar în fața autorității de supraveghere, în practică, însă, se va considera că partea cea mai mare de vină o deține operatorul, deoarece nu și-a exercitat în mod corespunzător instrumentul controlului pe care doar el îl deține. Poate, nu întâmplător, în limba engleză operatorul este numit controller. Ne putem afla, iarăși, în fața unei traduceri neinspirate în limba română a acestui termen, deoarece creează confuzii și poate induce ideea că operatorul prelucrează personal date cu caracter personal, deși este posibil ca cel mai înalt nivel al conducerii să nu se afle în această situație. Cel mai înalt nivel al conducerii entității, însă, are obligația de a folosi acest instrument al controlului pe care doar el îl deține, și asupra angajaților, și asupra împuterniciților săi.

În ce privește externalizarea serviciului de DPO, deși tentant și foarte comod pentru operator, în aparență, în realitate poate avea efecte pervese. Un DPO conectat la entitate va ști mereu, cu o precizie foarte mare, ce se întâmplă în organizație, unde se află documentele, în grija cui se află și cum le securizează, va putea monitoriza în timp real respectarea măsurilor de securitate implementate de entitate etc. și, cel mai important aspect, în cazul investigațiilor efectuate de autoritatea de supraveghere la sediul operatorului, va fi mult mai expeditiv, mai sigur pe sine și mai organizat în îndeplinirea solicitărilor echipei de investigații decât un DPO extern. Modul în care se poate organiza un DPO intern față de un DPO extern poate face diferența între o amendă și un avertisment însoțite, sau nu, de măsuri corective, sau s-ar putea traduce cel puțin în reducerea valorii amenzii. Această diferență nu este dată de incompetența unui DPO extern, ci de organizarea operatorului. Un DPO extern are cu atât mai mult nevoie de cooperarea operatorului, cu cât nu poate fi prezent în entitate așa cum este un DPO intern. Ori, dacă operatorul este dispus să ofere acest sprijin, cea mai bună combinație în opinia noastră și care ar reduce considerabil riscul amenzilor GDPR ar fi DPO intern și consultant extern pentru audituri, monitorizare, DPO coaching și / sau instruire salariați.

Dacă ar fi să sintetizăm într-o singură frază răspunsul la întrebarea “Cum reducem riscul amenzilor GDPR?” care ar fi acesta?

D.S.: “Riscul amenzilor GDPR scade foarte mult prin responsabilizare, cooperare și implicare, adică, în primul rând prin elemente ce țin de natura umană și abia apoi de partea tehnică, adică de instrumente de lucru, aplicații, programe etc.”

Portalul dpo-NET.ro - Data Protection Officers Network reia organizarea evenimentelor dpo.TALKS și organizează împreună cu Sypher Solutions și NeoPrivacy România, în data de 30 Septembrie 2020, în intervalul orar 10.00-11.30, o dezbatere online pe tema "Cum reducem riscul amenzilor GDPR ?", aducând în prim plan problema respectării  principiilor și prevederilor Regulamentului UE 679/2016. 

Vom analiza împreună cu Mihai Ghita, Cofondator Sypher Solutions și Daniela Simionovici, Senior Partner NeoPrivacy Romania, măsurile luate de autorități europene de protecția datelor cu caracter personal  în aceasta perioada. Vom pune accent pe provocarile profesionale cu care se confruntă DPO-ul  în aceasta perioada, si pe importanta implementării unor soluții pentru reducerea riscurilor amenzilor GDPR. 

Mihai Ghita are peste 20 de ani de experiență în industria de asigurări și în dezvoltarea de software de vânzări online pentru brokeri și companii de asigurări și este specializat în optimizarea experienței utilizatorilor de aplicații web, managementul și arhitectura produselor software și lucrează în permanență pentru a îmbunătăți funcționalitatea și platformei Sypher Solutions. Mihai a acceptat să ofere acest interviu în exclusivitate pentru Portalul dpo-NET.ro - Data Protection Officers Network.

Pandemia COVID-19 a schimbat semnificativ activitatea tuturor profesionistilor si acum s-au remarcat cei care s-au putut adapta mai usor. Cum a fost afectat, in opinia dumneavoastra, domeniul protectiei datelor cu caracter personal?

MG: Pandemia din acest an a actionat ca un accelerator pentru deciziile de adoptare de noi tehnologii pentru ca, in doar cateva luni, a devenit clar ca digitalizarea nu mai este optionala, ci absolut necesara pentru supravietuirea companiilor.

Asta a facut ca proiecte care, in mod uzual ar fi luat chiar si ani de zile pentru analiza si planificare, sa se lanseze in regim de urgenta, fiind practic imposibil sa se ia in considerare toate efectele “secundare”.

Prioritatea a fost, cum este si normal, restabilirea rapida a functionarii companiei, iar in acest context cu siguranta s-au facut compromisuri privind protectia datelor. Compromisuri ce vor trebui insa rezolvate pe masura ce situatia se indreapta treptat spre normalitate.

Digitalizarea "pe repede-inainte" a fost de multe ori solutia pentru continuarea activitatii si astfel astazi vorbim mai mult decat oricand de telemunca sau teleeducatie. Cum se poate desfasura activitatea unui DPO in conditii de telemunca?

MG: Principalele provocari ale unui DPO sunt sa monitorizeze gradul de conformare a companiei cu cerintele GDPR si sa se asigure ca fiecare angajat isi cunoaste si isi indeplineste responsabilitatile privind protectia datelor si comunica cu echipa de conformitate atunci cand este nevoie.

“Telemunca” se impaca bine cu digitalizarea si nu ar trebui sa aiba un impact major pentru DPO daca exista deja o platforma software pentru controlul si supravegherea conformitatii, care poate fi folosita de toti angajatii cu responsabilitati in domeniu.

MG: La polul opus este situatia in care procesul de asigurare a conformitatii este preponderent manual sau alocat disproportionat de mult in sarcina echipei de conformitate.

Nici in acest caz problema principala nu este insa telemunca, ci mai degraba ineficienta implicita a abordarii.

Care sunt riscurile digitalizarii de pe o zi pe alta? Cum credeti ca ar fi trebuit sa fie adoptata aceasta tehnica pentru a asigura continuitatea afacerilor?

MG: Acum un an digitalizarea era o modalitate de a optimiza costurile si procesele. Astazi insa, pentru multe companii, digitalizarea este cea care asigura continuitatea afacerii.

Digitalizarea presupune gasirea de furnizori si solutii tehnice, dezvoltari, implementari, conectari, modificari de procese si proceduri.

Fiecare dintre acestea introduce riscuri noi, care trebuie identificate, evaluate si adresate, iar urgentarea procesului face posibila aparitia de brese procedurale si de securitate.

Urgenta nu inseamna insa renuntarea la precautii si analiza. Chiar si cu timp si resurse limitate se poate actiona asupra reducerii riscului prin identificarea proceselor a caror digitalizare are impact maxim pentru functionarea companiei si alocarea cu prioritate a resurselor de analiza si control al riscului catre acestea.

Capacitatea de a inova va schimba, cu siguranta, topurile economice internationale. Cum a inovat compania Sypher pentru a se adapta "noului model de bussines”?

MG: Sypher a aparut pentru ca digitalizarea procesului de gestionare a conformitatii este singura modalitate realista prin care companiile pot sa respecte cerintele GDPR.

Am pornit insa din primul moment de la principiul ca platforma Sypher trebuie sa fie nu doar un instrument de raportare si control pentru management, ci si sa usureze munca tuturor celor care au responsabilitati legate de GDPR.

Acest principiu ne-a ajutat sa ramanem mereu centrati pe identificarea si rezolvarea problemelor practice ale echipelor de conformitate si sa dezvoltam facilitati care nu se regasesc in alte platforme: harta vizuala dinamica a activitatilor, instrumentele de validare a registrului si a proiectului si, nu in ultimul rand, Asistentul virtual GDPR pentru echipele de conformitate.

Participati in data de 30 Septembrie 2020 ca si key-speaker in cadrului webinarului dpo.TALKS avand ca tema "Cum sa reducem riscul amenzilor GDPR?". Exista o reteta pe care urmeaza sa o prezentati?

MG: Oamenii sunt diferiti. De aceea nu exista o reteta universala de slabit sau pentru o viata sanatoasa. Exista insa principii care te pot ajuta sa ajungi la greutatea dorita sau sa iti mentii sanatatea.

Companiile sunt si ele diferite si cu cerinte diferite cand vine vorba de conformitate.

De aceea nu voi prezenta retete, ci voi discuta despre modul practic in care principiile GDPR te pot ajuta sa documentezi si sa demonstrezi conformitatea cu cerintele privind protectia datelor.

WEBINARUL ESTE TRANSMIS LIVE PE PLATFORMA https://conferinte-live.ro/ si pe pagina de Facebook Dpo-NET.ro - Data Protection Officers Network - https://www.facebook.com/dponet.ro

Evenimentul este inregistrat si este disponibil in spatiul public pentru a asigura accesul la informatii cator mai multe persoane si dupa acest eveniment.

AGENDA - dpo.TALKS - “Cum reducem riscul amenzilor GDPR ?” - 30.09.2020 - 10.00-11.30

• Invitat: Mihai Ghita, Cofondator Sypher Solutions
• Moderator: Daniela Simionovici, Senior Partner NeoPrivacy Romania

09.45 - 10.00 - Inregistrarea participantilor in platforma online

10.00 - 10.30 - Provocarile profesionale ale DPO-ului in contextul actual / Sinteza amenzilor GDPR aplicate la nivel european in 2020

10.30 - 11.00 - Studiu de caz: Asistentul Virtual GDPR Sypher ca solutie pentru reducerea riscurilor amenzilor GDPR si digitalizarea activitatii DPO-ului

11.00 - 11.30 - Sesiune de intrebari si raspunsuri

Inscrierea se face exclusiv prin completarea urmatorului formular.