Ovidiu Ionescu a absolvit Facultatea de Administrație Publică, din cadrul SNSPA, în anul 2013 și Facultatea de Drept, Universitatea Titu Maiorescu, în anul 2017. A urmat 7 ani de formare juridică dobândită în domeniul notarial. Începând cu 1 mai 2018 și-a început activitatea în domeniul protecției datelor cu caracter personal. Timp de șapte luni a oferit consultanță pentru companii private, iar din februarie 2019 şi-a început activitatea ca Responsabil pentru Protecția Datelor în cadrul KRUK Romania. În vara anului 2019 a obținut acreditarea ANC în cadrul Institutului Bancar Român, susținând lucrarea „Protecția datelor cu caracter personal în domeniul investigaților private”. Ovidiu îşi continuă pregătirea profesinală și anul acesta prin parcurgerea cursului PECB inc., în vederea acreditării internaționale.
În rețeaua profesională, Ovidiu spune despre el că, în calitate de jurist, cultivă verticalitatea, iar în activitatea pe care o desfășoară asigură protecția dreptului persoanei la viață privată. Valori precum dreptatea, corectitudinea și respectul față de om sunt esențiale și le va cultiva întotdeauna.
Ovidiu Ionescu e unul din lectorii Workshop-ulului dpo.Tools organizat de Portalul dpo-NET.ro - Data Protection Officers Network, în data de 12 Mai 2020 (10:00 - 12:00), în parteneriat cu SYPHER, Wolters Kluwer România, NeoPrivacy România, Kruk Romania si NetSpace - GDPR Division, abordand o tema de mare interes, "Provocarile procesului de CARTOGRAFIERE". Evenimentul isi propune sa analizeze, intr-un mod pragmatic, etapele procesului de cartografiere, dificultatile intalnite precum si solutiile care pot ajuta DPO-ul sa indeplineasca si sa gestioneze cu succes aceasta sarcina.
PARTICIPAREA ESTE GRATUITA. Webinarul are loc in limba romana pe Microsoft Teams si se va adresa comunitatii specialistilor in confidentialitate si securitatea datelor din Romania, fiind un eveniment cu acces GRATUIT. Locurile sunt limitate, numarul maxim fiind de 250 de persoane. Evenimentul va fi inregistrat si ulterior postat in spatiul public pentru a asigura accesul la informatii cator mai multe persoane si dupa acest eveniment. Inscrierile se pot face prin intermediul acestei pagini dedicate evenimentului.
Ovidiu Ionescu a acceptat să ofere un interviu în exclusivitate pentru cititorii dpo-NET.ro, reușind să ne trezească interesul tuturor pentru un subiect atât de important pentru orice companie care își propune să adopte și să implementeze principiile GDPR: "Cartografierea in contextul GDPR. Indicator al responsabilității prelucrării."
Cât de importantă este cartografierea datelor pentru un DPO? Dar pentru operator?
Cartografierea datelor este „actul”, tabel și diagramă sau sistem informatic, care oferă, atât DPO-ului, cât și operatorului, o imagine de ansamblu asupra activităților de prelucrare a datelor. Aceasta oferă trasabilitate în cadrul procesului de prelucrare a datelor, însă chiar și trasabilitatea, specifică unei hărți, este doar o parte din beneficiile aduse de procesul de cartografiere a datelor.
Cartografierea datelor îți oferă, într-un cadru centralizat, informații despre tipurile de date prelucrate, motivele prelucrării, sursa acestora, temeiurile juridice, perioadele specifice de stocare, locurile în care acestea sunt stocate și măsurile tehnice și organizatorice aplicate fiecărei activităţi de prelucrare în parte. Mai mult decât atât, în privința fluxului de date, cartografierea include destinatarii datelor, calitatea părților (ex. persoană împuternicită de operator, operator asociat, separat, instituție publică.) și măsurile care sunt luate în cazul transferurilor de date către acești destinatari.
Pentru DPO, cartografierea datelor reprezintă imaginea de ansamblu relevantă a activităților de prelucrare din cadrul unei companii. Este mijlocul prin care acesta își poate îndeplini sarcinile atribuite, cum ar fi monitorizarea respectării regulamentului, oferirea unei consilieri concludente operatorului și angajaților acestuia sau soluționarea cererilor de acces venite din partea persoanelor vizate.
De asemenea, supervizarea unui proces de cartografiere a datelor de către DPO este cel mai bun mijloc prin care acesta poate să cunoască efectiv activitățile de prelucrare din cadrul companiei. Din punctul meu de vedere, acest proces stă la baza oricărui plan de implementare a Regulamentului General privind Protecția Datelor și este esențial să fie elaborat în prima fază a implementării.
Pentru operator, cartografierea datelor ajută în contextul aplicării principiului responsabilității prevăzut de articolul 5, alineatul 2 din Regulament, căci, astfel, operatorul poate dovedi fără echivoc întocmirea evidenței activităților de prelucrare. Dar aceasta este doar un beneficiu al cartografierii. Pot fi operatori care nu au obligația întocmirii unei evidențe a activităților de prelucrare, iar aceste categorii de operatorii ar putea fi tentați cu ușurință, să nu vadă acest beneficiu.
Cu toate acestea, cartografierea datelor ajută, pe de o parte, la stabilirea bazei legale pentru fiecare activitate de prelucrare în parte, iar, pe de altă parte, la elaborarea unor note de informare corespunzătoare, precum și a unor politici și registre specifice, cum ar fi managementul accesului utilizatorilor, registrul operatorilor, registrul persoanelor împuternicite, politici de reținere a datelor, politici privind documentele fizice, norme pentru utilizarea echipamentelor digitale, contribuind chiar și la elaborarea politici de securitate a informației. Cu alte cuvinte, trecând prin procesul de cartografiere a datelor, operatorul poate lua măsuri care să asigure principiul legalității, transparenței și echității, poate minimiza datele, acolo unde identifică că sunt excesive, poate limita scopul, acolo unde este irelevant sau ilegal, poate stabili termenele de reținere specifice și, mai ales, poate stabili măsurile tehnice și organizatorice corespunzătoare, asigurând integritatea și confidențialitatea.
Altfel spus, având în vederea că dovedirea aplicării și respectării regulamentului este principiul de bază, cartografierea completă este o probă care stă la baza construiri altor probe concludente ori în limbaj juridic a „unui început de probă”.
Evaluarea Impactului asupra Protecției Datelor este un alt proces care poate fi ușurat cu ajutorul unei cartografieri corespunzătoare a datelor, întrucât poate contribui foarte bine la descrierea fluxului datelor, a nivelului de confidențialitate al acestora și a riscurilor asociate prelucrării.
Care sunt principalele provocări în cadrul procesului de cartografiere?
Personal, cred că cea mai mare provocare a acestui proces este identificarea datelor. În mod simetric, beneficiul ideal rezultat din cartografierea datelor și din toate acțiunile ulterioare, este curățenia și ordinea în activitățile de prelucrare și efectiv în cadrul întregii activități a companiei. Responsabilitatea față de prelucrare este o cultură, din punctul meu de vedere, și o carte de vizită foarte prețioasă în relațiile de afaceri, atât cu partenerii cât și cu clienții.
Revenind la provocări și la identificarea datelor, într-adevăr, identificarea se poate arăta dificilă uneori, întrucât, în lipsa unui cadru normativ general, imperativ și coercitiv, până în anul 2018 nu toți operatorii au cultivat protecția datelor la un standard ridicat. Astfel, în lipsa unor reguli interne de gestionare și păstrare a datelor cu caracter personal, datele nu au fost întotdeauna prelucrate și stocate în mod controlat.
Din punctul meu de vedere, având în vedere cultura pe care Regulamentul o propune și esența acestuia, precum și principii de bază, cum ar fi respectul față de celălalt, consider demn de apreciat orice operator care este pregătit să o ia de la zero, elaborând o cartografiere completă a datelor, culegând și păstrând doar acele date care sunt absolut esențiale afacerii și curățând întreaga infrastructură fizică și digitală. În felul acesta, se pot evita riscurile generate de activitățile din trecut și se poate porni cu pași siguri către o construcție sănătoasă în materie de protecție a datelor cu caracter personal. Desigur, pe cât de necesar este, pe atât de ideal poate părea. Complexitatea, amploarea și vechimea unor afaceri, pot să facă dificil de aplicat, dintr-o dată, un astfel de proiect de „punct zero”. În cazul acestor afaceri, curățenia, cartografierea și construirea noilor mecanisme se face treptat, concomitent.
O altă provocare este identificarea măsurilor tehnice și organizatorice corespunzătoare pentru asigurarea protecției datelor și a controlului asupra acestora. Necesitatea acestor măsuri apare odată cu cartografierea datelor.
Regulamentul, atunci când se referă la securitatea prelucrării, face referire la nivelul actual al dezvoltării, termen care, fiind tradus din „state of the art” în limba engleză, se definește ca cel mai înalt nivel de dezvoltare generală privind un dispozitiv, o tehnică sau un domeniu științific, la un moment dat. Astfel, aplicarea măsurilor tehnice atât de importante pentru integritatea și confidențialitatea datelor, poate presupune un consum economic ridicat pentru anumiți operatori, având în vedere specificul activității fiecăruia. Astfel, pot exista companii mici, care, prin prisma activității pe care o desfășoară sunt nevoite să aplice un nivel de securitate ridicat și măsuri organizaționale complexe. Primul exemplu care îmi vine minte, este o firmă de recrutare, dar la fel de bine pot exista companii mici care desfășoară activități cu date sensibile, cum ar fi cele în domeniul medical.
Acești operatori optează deseori pentru resurse modeste de implementare a măsurilor tehnice și organizatorice de protecție a datelor și optează pentru o implementare progresivă a măsurilor. Din acest punct de vedere, identificarea măsurilor de bază pentru a asigura o protecție responsabilă în faza inițială de implementare poate deveni, uneori, o provocare.
Un aspect important care cred că trebuie cultivat este apetitul pentru schimbare. Așa cum nici cartografierea nu este o activitate statică, care se face odată și gata, nici implementarea nu este o activitatea dintr-o dată, ci o activitate continuă, care trebuie monitorizată și controlată constant și revizuită periodic. La fel, activitatea DPO-ului este o activitate în continuă desfășurare.
Ce sfaturi ai pentru cartografierea datelor?
Sfatul meu principal pentru operatori este de a efectua cartografierea datelor într-o manieră cât mai exactă și mai elaborată, astfel încât să asigure controlul asupra datelor. E un mijloc care, cum spuneam anterior, nu ușurează doar munca DPO-ului, ci ajută compania în ansamblul ei și care poate, astfel, reglementa, dezvolta și proba o practică coerentă în interiorul companiei, cu partenerii de afaceri, autoritățile sau clienții.
De asemenea, este foarte important să implice toate departamentele în acest proces și, înainte de asta, să arate importanța și beneficiile asigurării protecției datelor, astfel încât să se asigure că toți colegii din subordine tratează acest subiect în mod constructiv și cu deschidere. Este foarte importantă transparența, pentru a asigura ulterior transparență, astfel că aceasta trebuie să pornească de la conducere, să meargă către colegii din subordine, să revină înapoi la conducere, ca în final să ajungă la clienți, la toți angajații, la partenerii de afaceri și la alte persoane vizate cu care compania interacționează.
Un sfat personal într-un cadru ceva mai general, este să ia în considerare faptul că activitatea de conformare, deși nu este aducătoare de profit, este menită să scadă anumite riscuri, să formeze o cultură a responsabilității față de persoanele vizate și reprezintă, cum spuneam mai sus, o carte de vizită foarte prețioasă.
Nu există un singur mijloc de cartografiere a datelor, sunt varii opțiuni prin care acest proces poate fi îndeplinit, pornind de la documente, tabele sau hărți (ori toate la un loc), până la software-uri specifice, mai tehnice sau mai prietenoase cu utilizatorul, și chiar până la soluții CRM. Ce este relevant, este ca acest mijloc să arate în mod concludent întregul ansamblu al activităților de prelucrare a datelor și să fie documentat corespunzător.
