Specialistii in protectia datelor au fost cei care au lucrat alaturi de organizatii in procesul de obtinere si mentinere a conformitatii GDPR. Am vrut sa stim care a fost, in opinia lor, cea mai mare provocare cu care s-au confruntat companiile in acesti doi ani.

In opinia lui Bogdan Manolea, legal expert, cea mai mare provocare a fost: “Sa inteleaga ceea ce trebuie sa faca. Efectiv, de maine. Companiile se asteapta sa primeasca un checklist clar si definitiv, impreuna cu un pret ferm, pe care sa-l plateasca o data si gata. Dar raspunsul depinde atat de mult de practicile efective de prelucrare a datelor, care sunt diferite de la companie la companie si de masurile de securitate corelative, incat eu gandesc ca ar fi neprofesional sa zici ca stii ce trebuie sa faca de la prima intalnire. Pentru ca, de fapt, nu stii si o sa-ti dai seama pe parcurs”.

La capitolul provocari, Serban Popa, consultant GDPR la Unity Solutions, mentioneaza: “Micsoarea importantei efortului de analiza si consultanta, a cartografierii proceselor interne cu toate elementele descriptive aferente.”

Raluca Puscas, avocat asociat la Filip & Company, afirma: “Intr-adevar, ne gandim in primul rand la obtinerea conformitatii cu cerintele GDPR, care presupune o serie intreaga de activitati, de la maparea datelor, analize de risc, evaluari ale impactului asupra protectiei datelor, implementarea de politici si documente, dar apoi si la mentinerea acesteia, care este un proces continuu. De multe ori, toate acestea presupun schimbarea modului de lucru in organizatie si definirea unor noi fluxuri de colaborare intre departamente, implicand si responsabilul pentru protectia datelor. Chiar si dupa ce toate politicile, procedurile si evaluarile vor fi facute si toate documentele vor fi in ordine, ramane provocarea de a incorpora cerintele de privacy in cultura organizatiei si anume, de a acorda atentie protectiei datelor clientilor, angajatilor si tuturor persoanelor ale caror date le prelucreaza.

Acest lucru presupune atat lucruri aparent simple, cum ar fi acela de a nu solicita semnarea unui consimtamant in cazul in care nu este de fapt necesar (in ideea ca poate e mai sigur asa), ori de a pastra diverse acte in baza de date (ca poate mai trebuie vreodata, desi perioada de stocare a expirat) si pana la lucrurile mai complexe care pot presupune investitii din partea companiei, cum ar fi stergerea datelor la momentele de expirare a perioadelor de detinere prevazute in registru”.

Pentru Stefan Iancu, consultant GDPR in cadrul companiei iPrivacy, “Sunt trei variabile care influenteaza major succesul programelor de conformare, si anume: desemnarea responsabilului cu protectia datelor cu respectarea cerintelor din Regulament (expertiza, independenta, evitarea conflictelor de interese, asigurarea implicarii DPO in timp util in toate aspectele privind protectia datelor, acces la cel mai inalt nivel, etc), evaluarea corecta a impactului si riscurilor asociate precum si alocarea corecta a resurselor necesare”.

Roxana Mitroi, avocat in cadrul bpv GRIGORESCU STEFANICA, semnaleaza ca: “Inclusiv angajatii companiilor ce au parcurs procesul conformitatii si implementarii prevederilor GDPR au fost nevoiti sa se puna la punct cu procedurile si legislatia in domeniu. In orice caz, fiecare organizatie este diferita si fiecare activitate a unei organizatii poate duce la prelucrarea unor tipuri diferite de date. In vederea aplicarii in mod corect a prevederilor GDPR, apreciem ca una din provocarile companiilor este monitorizarea continua si permanenta a conformitatii sale. Luand in considerare eforturile interne si externe depuse pentru a ajunge la un grad de conformare, necesitatea monitorizarii si actualizarii periodice a proceselor de prelucrare, a registrului de activitati de prelucrare, preintampinarea unor brese de securitate, dezvoltarea si utilizarea software-urilor de tipul inteligentelor artificiale, suntem de parere ca activitatea in domeniul privacy & data protection va continua atat la nivelul intern al companiilor, cat si la nivel extern, prin angajarea diferitelor tipuri de consultanti in domeniu”.

Roxana Mitroi mai adauga ca: „In acest sens, se remarca un interes accentuat al companiilor ce se manifesta sub forma implicarii mai multor categorii de actori in acest proiect de aliniere si compliance, iar acest lucru este sustinut inclusiv de practica multor organizatii de a desemna la nivel intern persoane specializate responsabile de aspecte de tin de protectia datelor, desemnate la nivelul intregului grup, persoane ce colaboreaza cu avocati sau consultanti externi in acest domeniu”.

Marius Dumitrescu, specialist GDPR, afirma ca: „Angajatii reprezinta unul dintre cele mai mari riscuri in ceea ce priveste securitatea unei organizatii, conform studiului State of Cybersecurity 2019 realizat de ISACA. Din punctul meu de vedere, cea mai mare provocare a companiilor in procesul de obtinere si mentinere a conformitatii GDPR este carenta unei culturi a responsabilitatii, in randul angajatilor, privind protectia datelor personale. Acesta carenta poate fi diminuata substantial in urma instituirii unor programe de instruire cu privire la importanta protectiei datelor in concordanta cu practicile generale si politicile specifice activitatii companiei. Responsabilizarea angajatilor din perspectiva protectiei datelor personale va aduce un plus de valoare companiei. Un angajat constient si informat este un angajat vigilent si care actioneaza cu responsabilitate, riscurile unei erori umane scazand, in acelasi timp in care randamentul muncii creste. Mai mult, identificarea rapida a eventualelor brese de securitate si respectarea protocolului de raspuns la incidente va minimiza pierderile companiei”.

Specialistul concluzioneaza: “Raman un visator si sper ca in urmatoarea perioada sa vedem campanii de educare a persoanelor vizate din Romania, si de ce nu, campanii de educatie in scoli”.

Cei doi ani care au trecut de la implementarea GDPR nu au reprezentat pentru noi doar provocari, ci au introdus si oportunitati de a invata lectii valoroase. Am intrebat specialisti precum Bogdan Manolea, Serban Popa, Ralucai Puscas, Stefan Iancu, Roxanei Mitroi sau Marius Dumitrescu despre aceste lectii pe care companiile, dar si specialistii in protectia datelor personale, le-au invatat in aceasta perioada si va invitam sa cititi ce ne-au raspuns.

Din perspectiva lui Bogdan Manolea, legal expert, “pentru firmele care chiar doresc sa fie compliant cu GDPR si le pasa de datele personale ale clientilor sau utilizatorilor, lectia principala este ca e un proces mult mai anevoios si mai de durata (pentru mentinerea conformitatii), mai ales daca business-ul este intr-o zona in care trebuie sa fii extrem de flexibil”.

Serban Popa, consultant GDPR la Unity Solutions, declara ca “e greu de spus pentru altii, dar, in privinta mea, am invatat si am repetat: nimeni nu este matur in acest domeniu; trebuie sa analizam punctual in functie de situatie si sa adaptam in functie de risc, de costul investitiei dar, mai ales, cu gandul primar ca protectia persoanei vizate este pe primul loc”.

In opinia Ralucai Puscas, avocat asociat la Filip & Company, “GDPR a educat consumatorii si populatia in general, astfel incat acum persoanele sunt mult mai atente la modul in care companiile le prelucreaza datele. Amenzile au jucat un rol important si exista un proces continuu de invatare pe baza spetelor care apar si a reactiei autoritatilor din spatiul UE. Ne putem astepta deci, ca aspectele legate de privacy sa fie analizate din ce in ce mai indeaproape de consumatori atunci cand instaleaza aplicatii pe telefoane mobile sau utilizeaza diverse produse digitale, conformitatea cu GDPR putand deveni chiar un diferentiator de business pentru companii”.

Specialistul mai adauga: “Alte invataminte pot fi desprinse daca ne uitam la motivele pentru care autoritatea din Romania, dar si cele la nivel european, au aplicat sanctiuni pana acum, intre acestea aparand in mod recurent neimplementarea masurilor tehnice si organizatorice adecvate, care sa asigure securitatea datelor cu caracter personal, lipsa sau nevalabilitatea temeiului legal al prelucrarii ori nerespectarea drepturilor persoanelor vizate. Acestea sunt doar exemple si poate, din perspectiva companiilor, o buna ocazie de a reverifica modul in care au fost implementate anumite cerinte, in cadrul programului de conformitate in derulare”.

 Stefan Iancu, consultant GDPR in cadrul companiei iPrivacy, afirma ca: “Cea mai importanta lectie care trebuie invatata este aceea ca asigurarea conformarii trebuie sa aiba ca scop foarte clar protejarea persoanele fizice – nu se rezuma la formalitati, proceduri si documente, este un efort de echipa – ca responsabilitatea apartine fiecarui membru al organizatiei si ca protectia datelor trebuie sa devina cat mai curand o parte importanta a culturii organizationale a fiecarui operator. Si ca de obicei, seriozitatea cu care este tratata protectia datelor personale in organizatie este egala cu tonul, mesajul, pe care il da top managementul”.

 Din punctul de vedere al Roxanei Mitroi, avocat in cadrul bpv GRIGORESCU STEFANICA, “probabil ca una dintre cele mai importante lectii pe care jucatorii in domeniu au aflat-o a fost aceea ca fiecare caz in parte are specificul sau si trebuie tratat cu atentie sporita. Este cert faptul ca documente cu aplicabilitate generala nu pot cuprinde aspectele specifice fiecarui domeniu in parte si nu pot acorda o protectie sporita business-ului, de aceea mereu se recomanda o analiza particulara asupra activitatii fiecarei companii in parte, cartografierea fluxurilor de date si a proceselor, identificarea gap-urilor existente, ca abia apoi sa se recurga la redactarea politicilor si documentelor necesare si la implementarea efectiva a acestora. In orice caz, recomandarea noastra mereu a fost aceea de a trata in mod individual si distinct activitatile de prelucrare si de a analiza de la caz la caz gradul de conformare a fiecarei entitati implicate in proces”.

Marius Dumitrescu, specialist GDPR, constata ca, “in ultimele luni, de cand a fost recunoscuta oficial pandemia Covid -19, s-a vorbit despre GDPR mai mult decat in toata perioada de cand a intrat in vigoare Regulamentul UE 679/2016 si este trist ca a fost nevoie de acest Coronavirus ca sa-i acordam atentia pe care o merita.

Societatea in care traim s-a schimbat, fiind supusa la unul din cele mai dificile teste de stres. Frica este cea care a obligat societatea noastra sa se adapteze si sa se maturizeze fortat, facand, in primul rand, un salt mare catre digitalizare. Vorbim astazi mai mult ca niciodata despre tele-munca, tele-medicina, tele-educatie si, mai ales, despre stirile false.

Trebuie sa realizam si ca toata aceasta digitalizare, pe repede inainte, vine la pachet cu asumarea unor riscuri de care mi-as dori sa fim constienti inca de la inceput.

Nu cred ca suntem pregatiti inca sa imbratisam digitalizarea si sa ne folosim la maxim de beneficiile acesteia. In urma recomandarilor autoritatilor din Romania, mai multe companii au decis sa accepte, de pe o zi pe alta, ca angajatii sa lucreze de acasa. Din punct de vedere legal eram pregatiti, legislatia romana avea prevederi clare privind tele-munca si cele mai multe firme au semnat acum cu fiecare angajat doar un act aditional la contractul de munca, pentru a indeplini aceasta formalitate birocratica. Foarte putine firme au investit in securizarea echipamentelor si a cailor de comunicare, alegand deseori solutiile cele mai rapide si ieftine, utilizand de cele mai multe ori echipamentele proprii ale angajatilor.

Revenind la domeniul protectiei datelor, chiar daca DPO-ul este captiv intre obligatiile legale impuse de legile organice, care pot limita drepturile persoanelor si principiile si obligatiile GDPR, exista, in opinia mea, o reteta pentru a asigura un echilibru intre toate aceste reglementari:

1. Implicarea DPO-ului. El este specialistul care astazi poate sa consilieze si sa ghideze organizatia in respectarea GDPR si pastrarea acestui echilibru cu obligatiile legale si interesele comerciale.
2. Respectarea celor sapte principii fundamentale ale GDPR. Aceste principii trebuie sa devina o realitate, trebuie sa fie implementate in orice fel de procedura, ca niste filtre care trebuie aplicate inainte de a lansa orice tip de document, orice fel de procedura.
3. Informarea persoanelor vizate. Este foarte usor sa investim in aceasta informare prealabila si sa obtinem, practic, o implicare si motivarea acestor persoane, pentru ca, in fond, toate aceste proceduri restrictive sunt in interesul lor, al protectiei datelor lor cu caracter personal.
4. Instruirea persoanelor si obtinerea de garantii adecvate. Trebuie sa fim foarte atenti atunci cand datele angajatilor nostri, sau datele clientilor nostri, datele vizitatorilor nostri sunt prelucrate de catre imputernicitii nostri ca operatori si sa ne asiguram ca sunt implementate masuri tehnice si organizatorice de protectie si securitate a acestor date personale pe tot procesul de prelucrare.
5. Evaluarea nivelului de prelucrare a datelor (de exemplu, daca este excesiv) si identificarea unor metode mai putin intruzive de prelucrare a datelor personale, fara a creste birocratia. Sa nu uitam ca DPO-ul este cel care poate evalua daca discutam de un nivel excesiv de prelucrare a datelor, trebuie sa incercam sa limitam inscrisurile, astfel incat sa nu crestem birocratia doar de dragul de a ne acoperi cu documente justificative privind respectarea acestei legi. Respectarea tuturor celorlalte principii GDPR s-ar face mult mai usor daca principiul minimizarii ar fi respectat intocmai si pun accent mai ales pe acest lucru, deoarece noi, romanii, companiile romanesti, institutiile statului am ridicat birocratia aproape la nivel de traditie. Nu tot ce e mult e si bun, un singur document bine intocmit si cu responsabilitate ma protejeaza la fel de bine ca zece documente pline de date personale nefolositoare, dar colectate pe sistemul <<sa fie>>.”

Marius Dumitrescu concluzioneaza ca aceasta reteta nu se aplica exclusiv in aceasta perioada de pandemie, cele cinci recomandari fiind aplicabile oricarei organizatii care isi propune in urmatorul an sa isi adapteze cultura organizationala si sa imbratiseze principiile GDPR.

Data de 25 mai 2020 a marcat 2 ani de la implementarea regulamentului GDPR in Uniunea Europeana. Au fost doi ani plini de schimbari, atat pentru utilizatori, cat si pentru companii, dar, mai ales, pentru specialistii in protectia datelor. Cu această ocazie, colegii noștri de la SYPHER au realizat acest articol colaj in patru parti, care prezinta 2 ani de GDPR din perspectiva mai multor profesionisti in domeniul protectiei datelor.

Cei doi ani de la implementarea GDPR au fost o perioada cu numeroase provocari, atat pentru companii, dar si pentru specialisti, in procesul de obtinere si mentinere a conformitatii GDPR. Am intrebat sase specialisti care a fost cea mai mare provocare cu care s-au confruntat profesionistii care activeaza in domeniul protectiei datelor.

Bogdan Manolea, legal expert, puncteaza trei provocari majore; pe scurt: “Sa existe. Sa invete. Sa aplice.”

Specialistul detaliaza apoi: “Cea mai mare provocare pentru societate a fost sa existe, pentru ca, inainte de 2018 erau destul de putini specialisti care sa poate sa se laude ca lucreaza efectiv pe domeniul protectiei datelor. A doua mare provocare a specialistilor a fost, pe de o parte sa primeasca o instruire adecvata, in conditiile primului punct, dar si sa gaseasca materiale educative sau de informare dincolo de cursul initial. Iar a treia a fost sa vada cum pot sa aplice ceea ce stiu in zona in care lucreaza. Si sa convinga managementul ca este nevoie de unele schimbari.”

Pentru Serban Popa, consultant GDPR la Unity Solutions, cea mai mare provocare a constituit-o “Constientizarea necesitatii adaptarii si conformarii proceselor si activitatiilor la noile cerinte, alaturi de faptul ca efortul se va regasi in increderea crescuta a clientilor si a partenerilor de afaceri.”

La capitolul provocari, Raluca Puscas, avocat asociat la Filip & Company, mentioneaza ca: “Integrarea cerintelor legate de protectia datelor in activitatea zilnica a companiilor a fost si ramane o provocare in sine, in sensul de constientizare in cadrul organizatiei si in privinta crearii unei <<obisnuinte”>> de a integra regulile GDPR in toate liniile de activitate si noile produse dezvoltate de operatorul economic”.

Raluca Puscas remarca faptul ca: “Dincolo de actiunile de implementare specifice, de multe ori specialistii in protectia datelor s-au confruntat cu provocarea de a-si defini rolul in cadrul organizatiei si de a convinge ca regulile stabilite de GDPR nu reprezinta o piedica in dezvoltarea afacerii, in implementarea de noi tehnologii sau lansarea de noi produse, ci pot fi identificate solutii adecvate, in conditiile unei prelucrari responsabile a datelor. Nu mai putin, adaptarea la mediul de afaceri in continua schimbare si raspunsul rapid in situatii de criza (cum este actuala situatie generata de COVID-19 sau, mai general, situatiile cand companiile se confrunta cu o incalcare a securitatii datelor) necesita reactii si raspunsuri prompte, inclusiv in zona de protectie a datelor, iar acest lucru necesita de asemenea o atentie continua si o buna pregatire de specialitate”, a mai adaugat specialistul.

Pentru Stefan Iancu, consultant GDPR in cadrul companiei iPrivacy, cele mai mari provocari au fost reprezentate de: “Comunicarea clara si asigurarea acceptarii de catre senior management a obiectivelor de conformare la Regulament, asigurarea alocarii resurselor necesare si a comunicarii in organizatie, la toate nivelele, pe de o parte si extinderea expertizei proprii, in aria de IT, Legal, Management al riscului, Audit, Training, pe de alta parte”.

In opinia Roxanei Mitroi, avocat in cadrul bpv GRIGORESCU STEFANICA, “Una dintre provocarile cu care cu siguranta multi specialisti ai domeniului s-au intalnit este legata de cartografierea in mod complet a datelor personale prelucrate, precum si a activitatilor de prelucrare, avand in vedere faptul ca fiecare activitate de prelucrare trebuie identificata, stabilindu-se atat elementele de legitimitate ale acesteia, cat si identificarea scopurilor prelucrarii, a temeiurilor juridice, perioadelor de retentie adecvate, a tuturor entitatilor implicate in proces”.

Roxana Mitroi mentioneaza ca „Alte provocari in domeniu au fost date chiar de aspectele sensibile pentru care au fost solicitate opiniile juristilor. Astfel, anumite zone precum marketingul, profilarea, monitorizarea comportamentului prin noile tehnologii sunt unele dintre putine cazuri cand spiritul de inovatie, dar si pragmatismul juridic au iesit la iveala. In acest context, un aspect important este identificarea echilibrului intre nevoile business-ului de a-si continua activitatea si gradul de conformare cu prevederile GDPR. Mai mult, o alta provocare aparuta in decursul acestor ani a plecat de la lipsa unor proceduri minime de protectie a datelor si de asigurare a securitatii acestora, precum si de la lipsa de pregatire a personalului intern al organizatiilor privind modul in care datele personale sunt prelucrate.  In acest sens, avocatii firmei noastre au inceput proiectele de conformitate cu prevederile GDPR prin niste sesiuni de training organizate la nivelul organizatiilor pe care le asistam, pentru ca angajatii acestora sa cunoasca prevederile si procedurile ce vor dicta modul in care trebuie sa actioneze in legatura cu activitatile de prelucrare a datelor pe care le desfasoara”.

Pentru Marius Dumitrescu, specialist GDPR, „Persoana fizica in sine a ramas cea mai mare provocare pentru intreg domeniul protectiei datelor din Romania, deoarece, prin lipsa de cultura, intreg corpul profesional se confrunta cu solicitari nejustificate si insuficient documentate privind stergeri selective sau rectificari neintemeiate a informatiilor inregistrate in documente. Cu siguranta, aceste solicitari nu vor fi solutionate in favoarea persoanei vizate, existand mai multe reglementari specifice in ceea ce priveste termenul de retentie si posibilitatile de acces restrictionat si conditionat”.

Totodata, in opinia specialistului, “Gardianul modului in care se respecta confidentialitatea si mecanismele de protectie a datelor cu caracter personal ramane in continuare Responsabilul cu protectia datelor cu caracter personal (DPO), aceasta meserie nou aparuta, care se confrunta probabil cu cele mai mari provocari profesionale datorita caracterului general al Regulamentului (UE) 2016/679 si lipsei unor repere unitare privind interpretarea si implementarea lui. Poate si denumirea postului, care induce ideea responsabilitatii concentrate pe umerii unei singure persoane, a ingreunat ascensiunea si recunoasterea profesionala, multi DPO facand educatie managementului in momentul semnarii contractelor de consultanta”.