Cu o experiență de peste 13 ani în proiecte de audit (internet banking, securitate IT, proiecte IT, proiecte finanțate prin fonduri UE), consultanță (continuitatea afacerii, analiză de impact, analiza decalajelor, evaluarea  maturității  proceselor,  evaluarea  riscurilor, soluții tehnice de securitate – DLP, SIEM, endpoint etc), implementarea de  standarde  și  bune  practici  de  securitate (ISO 27001, COBIT, ISO 20000/ITIL) și instruire IT&C (CISA, CIPM), Adrian  Munteanu este profesor universitar doctor în cadrul Facultății de Economie și Administrarea Afacerilor – Univ. Alexandru Ioan Cuza din  Iași,  unde  predă  securitatea  informațiilor,  auditul sistemelor informaționale, guvernare și managementul serviciilor IT. În perioada  2017 -2018 a fost președintele  filialei din  România a  IAPP (International  Association  of  Privacy Professionals). Este  expert  ENISA  (European  Union  Agency  for  Network  and Information Security, 2014) în domeniul managementului riscurilor. De asemenea, este Certified Information Privacy Manager (CIPM) Computer Information System Auditor (CISA), Certified in Risk and Information Systems Control  (CRISC) COBIT Foundation Certificate, ITIL Foundation Certificate.

La invitatia Dpo-NET.ro - Data Protection Officers Network, acesta a acceptat să răspundă in exclusivitate la unele din cele mai arzătoare întrebări în domeniul protecției datelor din România.

Scopul GDPR-ului nu este de a da amenzi ci de a proteja persoanele. Cu toate acestea, după 3 ani de la intrarea în vigoare a Regulamentului doar 67% dintre Europeni au auzit de GDPR, în timp ce doar 36% au declarat că știu ce este acest regulament (date prezentate de Comisia Europeana în sondajul Eurobarometru). Credeți ca aceste cifre sunt rezultatul dezinteresului persoanelor în ceea ce privește de protejarea datelor lor?

AM: Putem să ne întoarcem în timp, în 2001 – cînd a apărut directiva europeană sau chiar mai devreme, la începutul Internetului. Păstrînd raportul, lucrurile au evoluat. Poate nu cu viteza dorită, dar cu certitudine gradul de conștientizare în aceste vremuri este mai mare. Nu cred că este „dezinteres„ ci mai degrabă lipsă de informare sau de explicații. Omul de astăzi caută să obțină lucrurile cît mai repede, cît mai ușor, cu un click. Și pînă nu este afectat direct, nu acordă importanță subiectului.

Pentru că nu a fost informat încă, acordă mai puțină importanță datelor oferite pe un site și mai multă reducerii sau prețului produsului/ serviciului pe care și-l dorește.

Educația însă ar trebui să înceapă din primii ani de școală: cum cauți informații pe Internet? Cum deosebești informațiile false? Cum identifici un site fals? Ce date oferi și de ce?

Care credeți ca vor fi consecințele acestei lipse de conștientizări a importantei datelor în rândul persoanelor, pe termen lung?

AM: : Sunt destul de sceptic. Consider că acum, la gradul de dezvoltare al tehnologiei – machine learning, artificial intelligence, big data, analytics – lupta cu apărarea vieții private în online este aproape pierdută. De fapt acum cred că facem „damage control„ – încercăm să protejăm ce se mai poate. Genetic nu sîntem ființe etice iar economic nu luăm decizii raționale. Vor exista în continuare suficienți oameni care își vor oferi datele în contrapartida unui bun sau serviciu.„Technics get the job, business does the money„. Trăim într-o economie bazată pe servicii în care informațiile despre consumator (comportment) sînt combustibilul cu care se alimentează motorul vînzărilor on-line. Ori de cîte ori constrîngerile/regulile contravin credințelor/dorințelor noastre sau cîștigul obținut va fi mai mare decît costul, vom fi dispuși să încălcăm regulile.

Un studiu ASCPD atragea atentia la inceputul acestui an asupra acestor statistici din unitatile medicale Romanesti: 37,44% din instituţiile sanitare cuprinse în analiză s-au confruntat cu incidente de securitate şi cu toate acestea 73,85% din total nu au implementat un plan de reacţie la incidentele de securitate. De asemenea, sondajul a scos în evidenţă că 70,26% încă folosesc adrese de email @yahoo.com şi @gmail.com în interes profesional în interiorul reţelei, expunând astfel organizaţia unor riscuri care pot fi evitate. Din sondaj a mai reieşit că 11,28% nu au implementat sisteme tehnice de protecţie antivirus, cel mai des invocând lipsa fondurilor. Cum comentati aceste rezultate ?

AM: Din interacțiunile mele, consider că situația este chiar mai gravă decît o relevă sondajul. Văd lucruruile din două perspective: una financiară și una care ține de viziune/strategie.

Pentru un spital, o investiție în licențele pentru o soluție antivirus reprezintă o sumă mare și nu este în prim planul obiectivelor. Dacă mai adăugăm protecția bazelor de date, soluții DLP etc…deja discutăm de sume consistente. Ar trebui să spună managerii spitalelor ce procent din bugetul anual al unui spital este alocat investițiilor, din acesta cît reprezintă investiții IT și din acestea cît investiții în Securitate. Vom discuta de procente mult subunitare, care tind spre zero. Prin urmareș știrile nu îmi spun nimic nou.

Cea de a doua perspectivă, are în vedere „rotița„ numită spital, ce face parte dintr-un angrenaj/sistem mai mare. Deși avem din 2013 o strategie de securitate cibernetică, abia odată cu transpunerea Directivei NIS în legislația națională se încearcă a se face ceva în direcția securității informațiilor. Sistemul informațional al unui spital nu este o insulă pe care o protejezi singular.

Având în vedere atacurile cibernetice asupra sistemului sanitar românesc din ultimele saptămâni, ce măsuri considerați că trebuie luate imediat ?

AM: Este cam dificil să ofer un răspuns general valabil în cazul spitalelor deoarece managementul este cel care a decis în fiecare caz în parte. Majoritatea spitalelor folosesc sisteme la cheie, fie pe serverele proprii, fie pe serverele furnizorilor. Informațiile medicale ajung și în SIUI sau la alți furnizori de servicii, chiar furnizorul soluției are de obicei acces total la datele medicale. Aș fi curios să citesc informații cu privire la numărul spitalelor publice din România care au un departament IT și numărul de angajați din departament.

Teoria ne învață despre „security by design„ -  adică să ne gîndim la protecția informațiilor încă din faza de proiectare/achiziție a unui sistem. Astfel costurile vor fi cu totul altele.

GDPR se referă la același lucru, scris altfel: „asigurarea protecției datelor începând cu momentul conceperii și în mod implicit „. Pornind de la această cerință putem să estimăm ce costuri presupune „pseudonimizare„ sau „criptarea datelor„. Se face cu ajutorul algoritmilor proprietari SGBDR-ului folosit de aplicații? Se cumpără o soluție la cheie? Cine face analiza? Cine identifică rolurile, drepturile și permisiunile?

Întrebările ar trebui să continue și vom ajunge la următoarele măsuri/soluții/controale minimale: criptare/pseudonimizare; copii de siguranță și arhivare; clasificarea datelor; prevenirea pierderii datelor (DLP); managementul conturilor utilizatorilor (inclusiv conturile privilegiate); managementul incidentelor; antivirus; managementul amenințărilor... Protecția datelor trebuie asigurată în toate cele 3 situații în care acestea se pot afla: utilizate, în tranzit sau stocate. Dacă am pune pe hîrtie costurile, vom constata că sînt mari. Foarte mari pentru o organizație iar pentru un spital, cred că sînt considerate enorme.

Dar asta nu este o scuză. Pentru că o mulțime din cerințele GDPR ar fi trebuit puse în practică începînd cu anul 2001 cînd a intrat în vigoare fosta lege 677.

Știrile din presă despre incidente de securitate confirmă că nu sînt deloc puține cazurile din practica autohtonă în care conformitatea înseamnă să te acoperi de hîrtii. Aproape nimeni nu verifică dacă ceea ce este scris prin acele hîrtii chiar funcționează în realitate. Cam asta se întîmplă și acum.

Este esențial ca persoanele să identifice prelucrările ilegale de date pentru a-și putea exercita drepturile. Cât este de important sa-ți cunoști drepturile atâta timp cât nu poți identifica o prelucrare ilegală? Pe ce ar trebui să se axeze campaniile de informare a persoanelor?

AM: : Utilizatorul obișnuit nu are de unde să știe dacă o prelucrare este ilegală sau nu. Este responsabilitatea managementului organizației să prelucreze datele legal.

Pentru că sînt și auditor, eu plec de la premisa că o prelucrare este legală dacă este permisă de lege („tot ce nu este permis, este interzis„) și nu dacă nu este interzisă de lege („tot ce nu este interzis, este permis„).

O campanie de informare ar trebui să fie simplă, într-un limbaj accesbil oricui, fără „legaleză„ sau „securITeză„. Aș spune că orice informație, implicit deci și datele personale, au valoare: pentru organizații; pentru individ, pentru societate și pentru terți. Aș prezenta exemple cu „suferința„/„daunele„ semenilor ale căror date au fost prelucrate ilegal, folosind ca exemplu furtul de identitate care poate conduce la pierderi financiare.

Am citit cît am putut despre amenzile date de autoritățile din țările UE. Nu am identificat nici o știre în care să se menționeze și ce prejudicii/daune au suferit oamenii afectați.

Care credeți că ar fi cea mai scurta cale spre creșterea gradului de conștientizare și complianta GDPR: educarea persoanelor sau educarea operatorilor?

AM: Educația/școala indivizilor, plecînd de la concret la abstract și nu invers cum se practică acum. Generațiile care vin din urmă sînt generații care s-au născut și au crescut cu tehnologii despre care noi, la aceeași vîrstă, nici nu știam că există. Ni le închipuiam de prin literatura SF

Organizațiile fac afaceri. Afacerile presupun riscuri pe care managementul și le asumă. Și acum, după mai bine de 2 ani, percepția este că dacă ai informare pe site, semnătura anagajatului, un cookie manager și un fișier Excel cu „evidența activităților de prelucrare„, se poate spune că ești „conform cu GDPR„. Multe organizații percep acest regulament ca o constrîngere ce induce costuri suplimentare și inutile.

În România, până în acest moment s-au acordat trei amenzi pentru nerespectarea GDPR deși autoritatea condus aproape 1.000 de investigații, adoptând o atitudine orientată spre prevenție și dispunerea de măsuri corective. Considerați că Amenzile au un rol important în aplicarea GDPR-ului? Din experienta dvs practică, cei mai mult operatori se conformeze cu GDPR-ul din responsabilitate sau de frica amenzilor?

AM: După cum am spus și anterior, o afacere înseamnă riscuri iar noi oamenii nu sîntem proiectați să fim etici. În prezentări folosesc de multe ori Biblia pe post de exemplu, cu scuze dacă unii consieră că fac o blasfemie. Dar și acolo, in metafora cu alungarea din Rai, avem o inteligență artificială, ceva machine learning, o amenințare și lipsa eticii.

Indiferent dacă vorbim de organizație sau individ, comportamentul este același: facem sau nu facem unele lucruri din 3 motive- de frică, pentru o recompensă sau din conștientizarea lucrului rău/incorect.

Credeți că instituțiile publice ar trebui sa fie un exemplu pentru restul operatorilor? Punem această întrebare pentru că în Romania avem un tratament preferențial pentru instituțiile publice, amenda maxima pentru nerespectarea GDPR-ului fiind de 200.000 lei (aproximativ 42.000 euro), cu mult inferior față de ceea ce risca operatorii privați.

AM: Nu am înțeles această diferențiere din legea noastră. În unele situații acea amendă va fi inferioară costurilor cu măsurile tehnice. Prin urmare de ce ar cheltui cineva mai mult decît amenda? Care și așa nu se aplică în momentul constatării neregulilor...

Aduc in discuție cartea unui laureat Nobel în Economie: Douglas North.

În studiul său instituţiile sînt definite ca fiind regula jocului. Instituţiile pot să includă familia, firma de curînd înfiinţată, pieţele de capital, sistemul de creditare bancară, sistemul juridic, clauzele contractuale, etc. În momentul în care regulile jocului oferă o motivaţie consistentă cu interesul individual, comportamentul oamenilor se va conforma în general regulilor formale (legislaţia, clauzele contractuale de exemplu). Dar dacă aceste reguli formale intră în conflict cu interesul individual, atunci oamenii vor fi motivaţi să încalce aceste reguli şi să suporte consecinţele acţiunilor realizate. Prin urmare, instituţiile determină costul tranzacţiilor şi influenţează alegerea indivizilor!

Instituțiile ar trebui să fie un exemplu pentru că este vorba de cetățenii statului nu de „clienți„

Cu toate că România înregistrează cel mai scăzut nivel de utilizare a serviciilor de internet dintre statele membre ale UE, 86 % dintre utilizatorii români de internet au conturi pe rețelele sociale, ceea ce ne face campionii Europei la acest capitol. Având în vedere scandalurile imense în care au fost implicate rețelele de socializare, fie prin breșele de securitate, fie prin utilizarea ilicită a datelor, putem considera că suntem și cei mai vulnerabili. Cum considerați ca ar trebui să se comporte un utilizator de internet, dacă ar fi constient de riscurile pe care internetul le ascunde?

AM: Nu știu cît de vulnerabili sîntem luați ca întreg. Dacă este conștient de riscuri, utilizatorul va ști și cum să se comporte. Dacă nu, va plăti, iar într-o bună zi își va da seama și cît l-a costat. Cînd numărul celor care consideră că „nu au nimic de ascuns„ se va reduce simțitor, vom putea spune că lucrurile au intrat pe drumul cel bun.

Accesul copiilor la internet este deja o normalitate. Ar trebui acest lucru sa ne îngrijoreze? Considerați că o educație privind privind accesul la internet al copiilor ar trebui sa fie o sarcina a părinților sau sistemul de învățământ ar trebui să-și asume acest rol?

AM:  Accesul la tehnologie nu trebuie să îngrijoreze pe nimeni. Evoluția este firească, avansul tehnologic este firesc. Căruța a fost înlocuită de automobil și oamenii nu mai mor călcați de cal ci în accidente auto. Cînd în 2009 ni se vorbea despre wireles ca fiind ceva comun, ni se părea greu de acceptat. Toate lucrurile au un ciclu de viață.

Cea mai bună și sigură investiție pe care o poate face un adult este în educația copiilor săi. Astfel ei vor deveni la rîndul lor niște adulți „mai buni„ iar evoluția este asigurată.

Școala este pe primul loc cînd discutăm despre „învățare„. Părinții sînt cei care ar trebui să dea coordonatele morale/etice ale copilului iar școala ar trebui să fie cea care instruiește. La o întrebare anterioară am spus despre spitale că sînt o „rotiță„ dintr-un sistem mai mare. Școala este altă „rotiță„

Facebook a lansat Study, un program de cercetare de piață bazat pe recompense. Cum vi se pare un asemenea concept: să fim plătiți pentru datele pe care le facem publice? Este acesta direcție una corecta?

AM: Piața trebuie să fie liberă. Rațiunea de fi a oricărei organizații este satisfacerea nevoilor acționarilor. Discuția este mai degrabă despre etică. Iar aici fiecare este liber să decidă după propriile principii.

Pot da alt exemplu care se aseamănă. Un lanț de magazine a lansat carduri de fidelitate. Cardul este nominal, acumulezi puncte ori de cîte ori faci cumpărături. Magazinul oferă și reduceri la anumite produse, moment în care punctele acumulate pot fi folosite. Constat însă că au trecut mai bine de două luni de cînd nu am văzut nici o reducere, a nici un produs. Și-a oferit clientul date personale contra cost? Bineînțeles. Magazinul analizează comportamentul clienților? Cu siguranță. Așa funcționăm noi.

Conform unui raport DLA Piper (GDPR data breach survey: February 2019), de la data aplicării GDPR-ului și pana în februarie 2019, Autoritatea de supraveghere din Olanda înregistrase 15,400 de notificări de breșe, în timp ce România număra la acea vreme doar 270. Care credeți că este motivul acestei discrepanțe? Suntem noi romanii un popor norocos și breșele de securitate ne evită, ori nu recunoaștem o breșă de securitate nici dacă ne împiedicăm de ea?

AM: Cred că mai degrabă ne încadrăm în a doua situație. Am impresia că și aici sînt mai multe cauze: rușinea și frica. Rușinea de a recunoaște că ai o problemă sau ai greșit ceva, respectiv frica de sancțiune. S-ar mai putea adăuga și...neștiința. Poate unii nici nu știu ca datele lor sînt pierdute, furate, vîndute.

Identificarea riscurilor este unul din cei mai importanți pași spre complianta GDPR. Dar dacă noi nu resuim sa identificam nici breșele, cum am putea identifica riscurile?

AM: Mă feresc să folosesc sintagma „conformitate GDPR„. Evaluarea riscurilor este o cerință, nu doar în GDPR, cu ajutorul căreia identifici în final controalele de care ai nevoie.

Teoria riscurilor este destul de complicată. Organizațiile își doresc „modele„ cît mai simple. Din păcate acest lucru nu se poate. Încerc să simplifică puțin lucrurile. Într-o organizație se întîmplă niște procese prin care se livrează bunuri și/sau servicii. Procesele implică oameni și aplicații/tehnologie. Aplicațiile implică echipamente/tehnologie și oameni. Procesele au nevoie de controale pentru ca lucrurile să se desfășoare într-un anumit fel.

Pentru a ști care sînt riscurile din IT (aplicații, echipamente și resurse umane critice) trebuie mai întîi să cunosc care sînt considerate a fi procesele/serviciile critice de către organizație. Chiar dacă discutăm despre riscuri IT, evaluarea acestora nu este doar sarcina departamentului cu același nume. Din perspectiva unui departament IT nici nu există riscuri. Cei din zona economicului au riscuri: să nu livreze bunui și servicii care, au „în spate„ tehnologie.

Impresia mea este că multe organizații au identificat riscuri doar cu privire la partea formală a cerințelor GDPR.

A trecut un an de la intrarea în vigoare a GDPR-ului. Ce s-a schimbat în decursul acestui an?

AM: Îmi este greu să pun un diagnostic general valabil. La începutul anului 2017 intereseul era destul de redus. Apoi, în 2018 a existat ceva efervescență din partea tuturor actorilor implicați. Nu pot să nu amintesc numărul imens de „consultanți GDPR„ care au apărut de nicăieri.  Este însă o evoluție firească. După cum spuneam, și aici discutăm tot despre un ciclu de viață.

Cum vedeți implementarea Directivei NIS în România? Care sunt cele mai mari provocări ? Ce măsuri au fost luate până în prezent ?

AM: Sectorul privat are cea mai mare competență în domeniul securității informatice, motiv pentru care  el trebuie să fie implicat activ în domeniul securității IT. Ori eu constat că acest lucru nu prea se întîmplă. Altfel nu îmi explic de ce, atunci cînd o lege este pusă în dezbatere publică și se primesc propuneri, nu prea se ține cont de nimic din cele ce vin dinspre industrie.

Legea 368/2018 a avut o viață cam complicată iar rezultatul mi se pare stufos, neclar ca terminologie și pe ici pe colo incomplet. Sînt acoperite aspecte care intră și sub incidența GDPR și de aici avem o anumită terminologie/cerințe. Băncile au reglementări/recomandări/ghiduri specifice (a se vedea EBA sau regulamentele BNR) dar intră și sub incidența acestei legi.

Mi-aș fi dorit să regăsesc în lege sintagme precum: „stadiul actual al tehnologiei„, „securitate implicită și din momentul proiectării„ sau „responsabilitatea managementului„,.Legea menționează „categorii„ de activități și pentru acestea vor fi elaborate „norme tehnice„. Dar sînt și „cerințe minime de securitate„.

GDPR-ul face referire la „proporționalitatea„/„adecvarea„ măsurilor de securitatea.

Legea 368 impune și ea obligativitatea operatorilor de servicii esențiale să implementeaze măsurile tehnice și organizatorice adecvate și proporționale.

Eu am o anumită înțelegere asupra „proporționalității„ și „adecvării„, dar mă întreb: oare o fi corectă, atît timp cît legea nu spune la ce se referă cele două carcateristici?

Cine credeți ca ar trebui să se implice mai mult în diseminarea importantei datelor personale? Instituțiile publice, Autoritățile naționale de supraveghere sau ONG-urile din domeniul protecției datelor?

AM: Cît de mult ar trebui să se implice cei nominalizați de dvs. îmi este cam greu să spun. Pot însă să afirm că este o responsabilitate partajată: părinți, școală, ANSPDCP, ONG-uri. Fac însă o mențiune: ONG-urile fac muncă voluntară și nu se pot substitui unor responsabilități ce revin instituțiilor publice. Acestea din urmă ar cam trebui să fie în linia întîi.

Daniela Simionovici a absolvit cursurile Universității Ștefan cel Mare din Suceava, specializarea Asistență socială și un master în consiliere și administrare resurse umane la aceeași universitate. A absolvit cursul postuniversitar de “Protecția datelor cu caracter personal” organizat de Facultatea de Drept și Științe Administrative ale aceleiași universități sucevene. Este membru ASCPD și a obținut titlul de „Cel mai bun DPO din România” împreună cu Echipa Nord Est DPO România la Târgu Mureș în iunie 2019. În calitate de Senior Partner la NeoPrivacy România, oferă consultanță în domeniul implementării Regulamentului general privind protecția datelor (GDPR) și oferă și servicii de Responsabil cu protecția datelor personale în regim externalizat (DPO). Participă constant la seminare, dezbateri și conferințe dedicate protecției datelor personale și împărtășește din experiența sa scriind articole și cărți dedicate domeniului protecției datelor din perspectiva practicianului. La sfârșitul lunii Septembrie 2020 a moderat Webinarul LIVE dpo.TALKS unde alături de Mihai Ghiță, Cofondator Sypher Solutions, a analizat provocările profesionale ale DPO-ului în contextul actual.  

Daniela a acceptat să ofere un interviu în exclusivitate pentru cititorii dpo-NET.ro, reușind să ne trezească interesul tuturor pentru un subiect atât de important pentru orice companie care își propune să adopte și să implementeze principiile GDPR: “Amenzile GDPR”. 

Dacă ar fi să facem o radiografie succintă a amenzilor GDPR la nivel european, cum ar arăta?

D.S.: Respectarea dreptului persoanelor vizate la protecția datelor este un drept fundamental, chiar dacă nu este absolut, iar acest lucru presupune că operatorii de date personale trebuie să-și îndeplinească obligațiile care le revin conform prevederilor GDPR.

Indiferent de domeniul specific de activitate al operatorilor sau al PI, indiferent dacă sunt sau nu obligați să numească un DPO sau să întocmească evidențele prevăzute de art. 30, toți operatorii de date personale sunt obligați să respecte principiile GDPR și vom face trimitere explicită la respectarea principiului responsabilității, adică la faptul că toți operatorii și PI trebuie să facă dovada că respectă și implementează corect prevederile GDPR, lucru care, dacă se întâmplă, reduce semnificativ riscul amenzilor GDPR.

Motivele pentru care s-au aplicat cele mai multe amenzi GDPR în acest an au fost stabilirea incorectă sau insuficientă a temeiului legal de prelucrare a datelor și corelarea acestuia cu scopurile prelucrării și insuficiența măsurilor tehnice și organizatorice de securitate a datelor implementate de operatori se află în topul european, dar și în cel românesc în ce privește numărul și cuantumul amenzilor GDPR aplicate de autoritățile de supraveghere și nerespectarea principiilor GDPR de prelucrare a datelor. 

Care este mesajul, legat de aceste amenzi GDPR, pe care un operator de date ar trebui să îl rețină?

D.S.: Se vorbește foarte mult despre amenzile GDPR, despre cuantumul acestora, despre caracterul disuasiv, sau nu al acestora, dar se pierde din vedere faptul că măsurile corective sunt mult mai importante și cu consecințe mai grave decât amenda, per se, în sensul în care, spre exemplu, unui operator căruia i se stabilește măsura corectivă a suspendării chiar și temporare a prelucrării datelor personale, până la corectarea deficiențelor constatate de autoritatea de supraveghere, înseamnă că, nemaiputând să prelucreze date personale, operatorul își suspendă, de fapt, activitatea până când autoritatea ridică măsura suspendării prelucrării datelor.

Am dori să atragem atenția asupra prevederilor art. 29, alin. (2) din Procedura ANSPDCP de efectuare a investigațiilor unde se precizează: „(2) Introducerea contestației [Împotriva procesului-verbal de constatare/sancționare și/sau a deciziei de aplicare a măsurilor corective – n.a.] suspendă NUMAI plata amenzii, până la pronunțarea unei hotărâri judecătorești definitive.”

Operatorii ar trebui să fie conștienți de faptul că, și dacă remediază imediat deficiențele constatate de autoritate și pentru care s-a aplicat măsura corectivă a suspendării prelucrării datelor personale, acest lucru nu înseamnă că autoritatea de supraveghere se mișcă la fel de repede. Prin urmare, riscă să se confrunte cu o perioadă destul de lungă în care nu își pot desfășura activitatea! Ca atare, o amendă, deși nu e de neglijat, mai ales dacă suma este foarte mare, nu înseamnă decât bani, totuși, pe când suspendarea activității pe perioade oricât de scurte ar putea însemna pierderi financiare mult mai mari.

Ați moderat Webinarul dpo.Talks de la sfarsitul lunii septembrie. Care este cea mai surprinzătoare concluzie la care ați ajuns? 

D.S.: Constat ca există o preocupare reală în rândul DPO din toate entitățile legate de numirea forțată a acestora pe postul de DPO, de multe ori în situații evidente de incompatibilitate. Numirea / desemnarea forțată și de formă, pe hârtie, a unui DPO este o realitate care poate avea și chiar are consecințe negative sub aspectul amenzilor GDPR. O soluție pentru evitarea amenzilor GDPR în acest caz, dar și pentru păstrarea unui mediu de lucru armonios într-o entitate ar fi ca operatorii să convingă și să motiveze, nu să oblige un angajat să devină DPO, să-i liniștească temerile și să-l facă să accepte cu ușurința aceste noi sarcini, mai ales dacă acest salariat vede că operatorul se implică, îi alocă resurse de toate tipurile, dacă operatorul conștientizează faptul că trebuie să cheltuie suplimentar pentru instruirea DPO-ului și pentru formarea continuă a acestuia etc. Relația între DPO și operator nu trebuie să se desfășoare de pe poziții de forță, ci pe un nivel de cooperare și colaborare responsabilă. Evitarea situațiilor de incompatibilitate se poate face aplicând un filtru relativ simplu: DPO-ul nu poate desfășura alte activități care l-ar pune în situația de a se audita/monitoriza singur, iar în Ghidul privind responsabilul pentru protecția datelor (DPO), raportat la art. 37-39 din RGDP se găsesc toate îndrumările de care un operator ar avea nevoie pentru a desemna un DPO în mod corect. Numirea unui DPO incompatibil este purtătoare de sancțiuni, iar soluția evitării amenzilor GDPR în acest caz este exact opusul acestei realități, adică numirea corectă a unui DPO evitându-se situațiile de conflict de interese și de incompatibilitate.

Are DPO-ul român resursele necesare pentru a-și desfășura activitatea ?

D.S.: Foarte mulți DPO sesizează și reclamă faptul că nu au resursele necesare pentru a-și desfășura activitatea. Asigurarea resurselor pentru această activitate este obligația operatorului, iar în Regulament sunt menționate explicit și resursele care trebuie alocate, inclusiv pentru instruirea DPO-ului, nu doar cele care vin imediat în mintea unui operator, cum ar fi birotică, papetărie și cam atât. În acest sens, art. 38, alin. 2 este cât se poate de explicit: “(2) Operatorul și persoana împuternicită de operator sprijină responsabilul cu protecția datelor în îndeplinirea sarcinilor menționate la articolul 39, asigurându-i resursele necesare pentru executarea acestor sarcini, precum și accesarea datelor cu caracter personal și a operațiunilor de prelucrare, și pentru menținerea cunoștințelor sale de specialitate.” DPO-ul, în funcție de mărimea organizației, ar putea avea nevoie și de o echipă pluridisciplinară, care să includă cel puțin un jurist și / sau un IT-ist, de un birou propriu, securizat corespunzător, de o colecție, dacă nu de o bibliotecă proprie de materiale bibliografice de specialitate etc. În cazul producerii unei breșe de securitate urmată de o amendă, argumente de tipul “Nu am știut!” sau “Nu avem fonduri suficiente să alocăm și pentru DPO pentru că suntem în criză economică!” sunt irelevante și, chiar dacă nu vor fi interpretate de autoritatea de supraveghere ca circumstanțe agravante, nici nu vor fi luate în considerare ca argumente pentru clemență dusă până la iertarea “păcătosului”. Dacă lipsa de resurse poate fi purtătoare de sancțiuni GDPR, soluția evitării acestora sau a reducerii riscului amenzilor GDPR este bugetarea corespunzătoare a activității DPO-ului. Operatorii ar trebui să includă în bugetul anual de cheltuieli și resursele necesare pentru implementarea GDPR, dar și pentru menținerea conformității, pentru că procesul de conformare GDPR a entității este continuu și este egal cu durata de viață a entității.

Este DPO-ul român investit cu autoritatea necesară pentru a-și putea desfășura activitatea în mod corespunzător ? 

D.S.: DPO-ul nu este învestit de operator cu autoritatea necesară pentru a-și putea desfășura activitatea în mod corespunzător și, mai rău, este chiar ignorat de conducere. Această autoritate absolut necesară DPO-ului nu înseamnă că acesta devine un fel de șef peste ceilalți colegi, pe care-i poate sancționa, ci că este ascultat atunci când trasează sarcini și responsabilități pe linie de GDPR și că beneficiază, pe de o parte, de sprijinul conducerii, pe de altă parte, obține cooperarea și colaborarea responsabilă și implicată a tuturor salariaților care prelucrează date personale. NU DPO-ul este cel care stabilește sancțiunile într-o entitate, ci conducerea acesteia, iar DPO-ul NU face parte din conducere! DPO-ul nu trebuie văzut ca un mic despot în entitate, ci ca pe un garant pentru persoanele vizate că prelucrarea datelor personale se face respectând principiile GDPR, iar operatorul trebuie să-l vadă ca pe o resursă reală pe care, dacă o folosește corespunzător, chiar îndepărtează de entitatea sa riscul contactului cu autoritatea de supraveghere și, implicit, reduce riscul amenzilor. Dacă autoritatea DPO-ului se limitează la transformarea acestuia într-un producător și arhivar de hârtii, de proceduri, politici și chestionare de audit, ușa spre amenzile GDPR este larg deschisă, iar operatorii n-ar trebui să fie nici surprinși, nici nemulțumiți că sunt sancționați. Prin urmare, soluția pentru reducerea riscului amenzilor GDPR în această situație presupune ca DPO-ul să primească autoritate din partea operatorului, iar acesta din urmă să se asigure că toți ceilalți salariați o respectă. Învestirea cu autoritate a DPO-ului nu se limitează la o simplă decizie internă și la semnarea unui proces verbal de luare la cunoștință din partea salariaților, ea trebuie să producă efecte reale.

În ce privește implicarea la timp a DPO-ului în activitățile de protecție a datelor personale vom atrage atenția operatorilor asupra faptului că lipsa încrederii în salariatul desemnat ca DPO nu este o justificare per se, ba, mai mult, în cazul producerii unei breșe de securitate poate fi un indicator clar al unor disfuncționalități grave și a unei stări de dezorganizare la nivelul entității și care nu pot fi estompate de existența unei documentații de conformitate GDPR, oricât de bine și de frumos ar fi întocmită. Cu alte cuvinte, operatorul nu are nicio scuză în fața autorității de supraveghere pentru că a numit un DPO în care nu are încredere și, pe aceasta bază, operatorul nu-și respectă obligația prevăzută de art. 38, alin. 1 din Regulament: “(1) Operatorul și persoana împuternicită de operator se asigură că responsabilul cu protecția datelor este implicat în mod corespunzător și în timp util în toate aspectele legate de protecția datelor cu caracter personal.”

Mai mult decât această implicare, operatorul trebuie să asigure independența DPO-ului, în sensul art. 38, alin. 3 din Regulament: “(3) Operatorul și persoana împuternicită de operator se asigură că responsabilul cu protecția datelor nu primește niciun fel de instrucțiuni în ceea ce privește îndeplinirea acestor sarcini. Acesta nu este demis sau sancționat de către operator sau de persoana împuternicită de operator pentru îndeplinirea sarcinilor sale. Responsabilul cu protecția datelor răspunde direct în fața celui mai înalt nivel al conducerii operatorului sau persoanei împuternicite de operator.” Independența DPO-ului este o altă piedică majoră în entitățile în care acesta este numit de formă și se poate trezi că fiecare șef ierarhic superior pe linia activităților de bază îi spune DPO-ului ce și cum să facă și pe linie de GDPR.

Toate aceste trei situații în care probabilitatea primirii unei amenzi este foarte mare, pot fi evitate, sau măcar redus riscul unei amenzi GDPR prin implicarea operatorului. De acesta depinde, aproape în exclusivitate, ca aceste sancțiuni să nu apară.

Există o preocupare reală legată de răspunderea DPO-ului? În ce măsură DPO-ul poate fi tras la răspundere și poate suporta consecințe negative în cazul implementării necorespunzătoare a GDPR-ului în entitate, mai ales în cazul amenzilor?

D.S.: Se cuvine să punctăm întâi faptul că această temere provine din traducerea nepotrivită a termenului DPO în limba română. În limba engleză, ca, de astfel și în celelalte limbi în care a fost tradus Regulamentul 679/2016, înseamnă Ofițer cu Protecția Datelor - Data Protection Officer și nu RESPONSABIL cu protecția datelor cu caracter personal, inducând, astfel, ideea că persoana care ocupă aceasta funcție este responsabilă de implementarea GDPR. Implementarea GDPR este obligația și implicit responsabilitatea operatorului (a angajatorului) și nu a salariatului numit pe postul de DPO.

În al doilea rând, DPO-ul răspunde legal dacă a produs prejudicii operatorului încălcând alte prevederi legale. Spre exemplu, DPO-ul nu poate fi concediat pentru îndeplinirea funcțiilor și sarcinilor sale specifice, adică nu poate fi concediat pentru că insistă pe lângă operator să-i asigure resurse, sau dă un aviz nefavorabil pentru o anumită activitate de prelucrare de date pe care o consideră riscantă dacă nu se iau măsuri de remediere a deficiențelor, dacă, însă, fură din bunurile angajatorului, provoacă distrugeri, îi perturbă activitatea, consuma alcool în timpul programului, se implică / se lasă implicat în altercații / agresiuni / violențe etc., este pasibil de sancțiuni disciplinare, administrative, penale etc.

Externalizarea serviciului de implementare GDPR este o soluție viabilă și care sunt limitele de responsabilitate ale prestatorilor de servicii în cazul amenzilor GDPR?

D.S.: La această întrebare răspunsul este categoric DA, externalizarea serviciului de protecție a datelor este o soluție foarte bună în multe contexte, dar, operatorii trebuie să ia în calcul câteva aspecte foarte importante:

Operatorii răspund oricum și sunt pasibili de amendă dacă externalizează serviciul către prestatorul nepotrivit, care nu demonstrează că are competențe și experiență adecvată în domeniu și care nu demonstrează că poate securiza datele personale încredințate spre prelucrare în mod corespunzător. Dacă operatorul externalizează serviciul de implementare GDPR către o firmă specializată în vânzarea de legume, dar care pretinde că are codul CAEN potrivit pentru a putea oferi și consultanță GDPR, amenda este ca și scrisă pentru operator. Verificarea sistemului de expertiză și de reputație al prestatorului este obligația operatorului. 

Operatorii răspund oricum și sunt pasibili de amendă dacă nu-și exercită la timp și corect instrumentul controlului asupra prestatorului pentru a se asigura, continuu, că acesta respectă condițiile contractuale în ce privește confidențialitatea și securitatea datelor personale încredințate spre prelucrare. Prestatorul de servicii externalizate ar putea fi sancționat doar dacă operatorul ar putea demonstra fără urmă de dubiu că vina este exclusiv a prestatorului. În teorie, operatorul și prestatorul ar putea răspunde solidar în fața autorității de supraveghere, în practică, însă, se va considera că partea cea mai mare de vină o deține operatorul, deoarece nu și-a exercitat în mod corespunzător instrumentul controlului pe care doar el îl deține. Poate, nu întâmplător, în limba engleză operatorul este numit controller. Ne putem afla, iarăși, în fața unei traduceri neinspirate în limba română a acestui termen, deoarece creează confuzii și poate induce ideea că operatorul prelucrează personal date cu caracter personal, deși este posibil ca cel mai înalt nivel al conducerii să nu se afle în această situație. Cel mai înalt nivel al conducerii entității, însă, are obligația de a folosi acest instrument al controlului pe care doar el îl deține, și asupra angajaților, și asupra împuterniciților săi.

În ce privește externalizarea serviciului de DPO, deși tentant și foarte comod pentru operator, în aparență, în realitate poate avea efecte pervese. Un DPO conectat la entitate va ști mereu, cu o precizie foarte mare, ce se întâmplă în organizație, unde se află documentele, în grija cui se află și cum le securizează, va putea monitoriza în timp real respectarea măsurilor de securitate implementate de entitate etc. și, cel mai important aspect, în cazul investigațiilor efectuate de autoritatea de supraveghere la sediul operatorului, va fi mult mai expeditiv, mai sigur pe sine și mai organizat în îndeplinirea solicitărilor echipei de investigații decât un DPO extern. Modul în care se poate organiza un DPO intern față de un DPO extern poate face diferența între o amendă și un avertisment însoțite, sau nu, de măsuri corective, sau s-ar putea traduce cel puțin în reducerea valorii amenzii. Această diferență nu este dată de incompetența unui DPO extern, ci de organizarea operatorului. Un DPO extern are cu atât mai mult nevoie de cooperarea operatorului, cu cât nu poate fi prezent în entitate așa cum este un DPO intern. Ori, dacă operatorul este dispus să ofere acest sprijin, cea mai bună combinație în opinia noastră și care ar reduce considerabil riscul amenzilor GDPR ar fi DPO intern și consultant extern pentru audituri, monitorizare, DPO coaching și / sau instruire salariați.

Dacă ar fi să sintetizăm într-o singură frază răspunsul la întrebarea “Cum reducem riscul amenzilor GDPR?” care ar fi acesta?

D.S.: “Riscul amenzilor GDPR scade foarte mult prin responsabilizare, cooperare și implicare, adică, în primul rând prin elemente ce țin de natura umană și abia apoi de partea tehnică, adică de instrumente de lucru, aplicații, programe etc.”

Portalul dpo-NET.ro - Data Protection Officers Network reia organizarea evenimentelor dpo.TALKS și organizează împreună cu Sypher Solutions și NeoPrivacy România, în data de 30 Septembrie 2020, în intervalul orar 10.00-11.30, o dezbatere online pe tema "Cum reducem riscul amenzilor GDPR ?", aducând în prim plan problema respectării  principiilor și prevederilor Regulamentului UE 679/2016. 

Vom analiza împreună cu Mihai Ghita, Cofondator Sypher Solutions și Daniela Simionovici, Senior Partner NeoPrivacy Romania, măsurile luate de autorități europene de protecția datelor cu caracter personal  în aceasta perioada. Vom pune accent pe provocarile profesionale cu care se confruntă DPO-ul  în aceasta perioada, si pe importanta implementării unor soluții pentru reducerea riscurilor amenzilor GDPR. 

Mihai Ghita are peste 20 de ani de experiență în industria de asigurări și în dezvoltarea de software de vânzări online pentru brokeri și companii de asigurări și este specializat în optimizarea experienței utilizatorilor de aplicații web, managementul și arhitectura produselor software și lucrează în permanență pentru a îmbunătăți funcționalitatea și platformei Sypher Solutions. Mihai a acceptat să ofere acest interviu în exclusivitate pentru Portalul dpo-NET.ro - Data Protection Officers Network.

Pandemia COVID-19 a schimbat semnificativ activitatea tuturor profesionistilor si acum s-au remarcat cei care s-au putut adapta mai usor. Cum a fost afectat, in opinia dumneavoastra, domeniul protectiei datelor cu caracter personal?

MG: Pandemia din acest an a actionat ca un accelerator pentru deciziile de adoptare de noi tehnologii pentru ca, in doar cateva luni, a devenit clar ca digitalizarea nu mai este optionala, ci absolut necesara pentru supravietuirea companiilor.

Asta a facut ca proiecte care, in mod uzual ar fi luat chiar si ani de zile pentru analiza si planificare, sa se lanseze in regim de urgenta, fiind practic imposibil sa se ia in considerare toate efectele “secundare”.

Prioritatea a fost, cum este si normal, restabilirea rapida a functionarii companiei, iar in acest context cu siguranta s-au facut compromisuri privind protectia datelor. Compromisuri ce vor trebui insa rezolvate pe masura ce situatia se indreapta treptat spre normalitate.

Digitalizarea "pe repede-inainte" a fost de multe ori solutia pentru continuarea activitatii si astfel astazi vorbim mai mult decat oricand de telemunca sau teleeducatie. Cum se poate desfasura activitatea unui DPO in conditii de telemunca?

MG: Principalele provocari ale unui DPO sunt sa monitorizeze gradul de conformare a companiei cu cerintele GDPR si sa se asigure ca fiecare angajat isi cunoaste si isi indeplineste responsabilitatile privind protectia datelor si comunica cu echipa de conformitate atunci cand este nevoie.

“Telemunca” se impaca bine cu digitalizarea si nu ar trebui sa aiba un impact major pentru DPO daca exista deja o platforma software pentru controlul si supravegherea conformitatii, care poate fi folosita de toti angajatii cu responsabilitati in domeniu.

MG: La polul opus este situatia in care procesul de asigurare a conformitatii este preponderent manual sau alocat disproportionat de mult in sarcina echipei de conformitate.

Nici in acest caz problema principala nu este insa telemunca, ci mai degraba ineficienta implicita a abordarii.

Care sunt riscurile digitalizarii de pe o zi pe alta? Cum credeti ca ar fi trebuit sa fie adoptata aceasta tehnica pentru a asigura continuitatea afacerilor?

MG: Acum un an digitalizarea era o modalitate de a optimiza costurile si procesele. Astazi insa, pentru multe companii, digitalizarea este cea care asigura continuitatea afacerii.

Digitalizarea presupune gasirea de furnizori si solutii tehnice, dezvoltari, implementari, conectari, modificari de procese si proceduri.

Fiecare dintre acestea introduce riscuri noi, care trebuie identificate, evaluate si adresate, iar urgentarea procesului face posibila aparitia de brese procedurale si de securitate.

Urgenta nu inseamna insa renuntarea la precautii si analiza. Chiar si cu timp si resurse limitate se poate actiona asupra reducerii riscului prin identificarea proceselor a caror digitalizare are impact maxim pentru functionarea companiei si alocarea cu prioritate a resurselor de analiza si control al riscului catre acestea.

Capacitatea de a inova va schimba, cu siguranta, topurile economice internationale. Cum a inovat compania Sypher pentru a se adapta "noului model de bussines”?

MG: Sypher a aparut pentru ca digitalizarea procesului de gestionare a conformitatii este singura modalitate realista prin care companiile pot sa respecte cerintele GDPR.

Am pornit insa din primul moment de la principiul ca platforma Sypher trebuie sa fie nu doar un instrument de raportare si control pentru management, ci si sa usureze munca tuturor celor care au responsabilitati legate de GDPR.

Acest principiu ne-a ajutat sa ramanem mereu centrati pe identificarea si rezolvarea problemelor practice ale echipelor de conformitate si sa dezvoltam facilitati care nu se regasesc in alte platforme: harta vizuala dinamica a activitatilor, instrumentele de validare a registrului si a proiectului si, nu in ultimul rand, Asistentul virtual GDPR pentru echipele de conformitate.

Participati in data de 30 Septembrie 2020 ca si key-speaker in cadrului webinarului dpo.TALKS avand ca tema "Cum sa reducem riscul amenzilor GDPR?". Exista o reteta pe care urmeaza sa o prezentati?

MG: Oamenii sunt diferiti. De aceea nu exista o reteta universala de slabit sau pentru o viata sanatoasa. Exista insa principii care te pot ajuta sa ajungi la greutatea dorita sau sa iti mentii sanatatea.

Companiile sunt si ele diferite si cu cerinte diferite cand vine vorba de conformitate.

De aceea nu voi prezenta retete, ci voi discuta despre modul practic in care principiile GDPR te pot ajuta sa documentezi si sa demonstrezi conformitatea cu cerintele privind protectia datelor.

WEBINARUL ESTE TRANSMIS LIVE PE PLATFORMA https://conferinte-live.ro/ si pe pagina de Facebook Dpo-NET.ro - Data Protection Officers Network - https://www.facebook.com/dponet.ro

Evenimentul este inregistrat si este disponibil in spatiul public pentru a asigura accesul la informatii cator mai multe persoane si dupa acest eveniment.

AGENDA - dpo.TALKS - “Cum reducem riscul amenzilor GDPR ?” - 30.09.2020 - 10.00-11.30

• Invitat: Mihai Ghita, Cofondator Sypher Solutions
• Moderator: Daniela Simionovici, Senior Partner NeoPrivacy Romania

09.45 - 10.00 - Inregistrarea participantilor in platforma online

10.00 - 10.30 - Provocarile profesionale ale DPO-ului in contextul actual / Sinteza amenzilor GDPR aplicate la nivel european in 2020

10.30 - 11.00 - Studiu de caz: Asistentul Virtual GDPR Sypher ca solutie pentru reducerea riscurilor amenzilor GDPR si digitalizarea activitatii DPO-ului

11.00 - 11.30 - Sesiune de intrebari si raspunsuri

Inscrierea se face exclusiv prin completarea urmatorului formular.